Bạn có biết quản lý quy trình làm việc là gì không? Quy trình làm việc hiệu quả có thể được xác định và tự động hóa để đạt tiến độ yêu cầu.
Các quy trình thường liên quan đến công việc dự án tại doanh nghiệp. Ví dụ điều chuyển các nhiệm vụ, như xử lý thông tin và tài liệu, từ người này sang người khác, đồng thời tuân theo một bộ quy tắc thủ tục.
Sơ đồ và biểu đồ quy trình làm việc giúp trực quan hóa quy trình của bạn. Khi xây dựng một quy trình, hãy coi quy trình làm việc là lộ trình để bạn thực hiện công việc đó một cách hiệu quả.
Trước hết, chúng ta hãy xem cách tạo quy trình làm việc. Tại sao đây lại là một phần quan trọng trong việc hoàn thành quy trình kinh doanh của bạn.
Bước 1. Quan tâm tới kết quả mục tiêu
Nội dung tóm tắt
hide
Bước đầu tiên trong cách tạo quy trình làm việc là KHÔNG PHẢI là bắt đầu ngay từ đầu. Bạn đã nghe đúng! KHÔNG bắt đầu ngay từ đầu. Thay vào đó, hãy nghĩ đầu tiên về kết quả. Khi bạn bắt đầu, việc xác định rõ mục tiêu mong muốn sẽ cho phép nhóm của bạn tập trung vào mục tiêu cuối cùng và mục đích của tạo quy trình làm việc.
Xây dựng quy trình luôn cần mục tiêu rõ ràng
Bạn cần biết bạn hy vọng quy trình của mình sẽ đạt kết quả như thế nào. Khi đó, bạn có thể tạo quy trình làm việc phù hợp với mục đích đó tốt hơn.
Khi bạn đi lùi, bạn sẽ tìm ra con đường đúng để đến nơi bạn cần đến. Cả bạn và các thành viên nhóm của bạn đều nhận thấy được con đường phù hợp. Khi đó, bạn sẽ xác định được quy trình làm việc phù hợp. Để làm điều này, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Những hệ thống quy trình cần thiết để đạt được mục tiêu cuối?
- Những quy trình và hoạt động nào cần được thực hiện trong từng giai đoạn?
- Những loại quy trình công việc là cần thiết?
- Có phương pháp nào có thể giúp đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn không?
- Ai và nhóm nào sẽ lãnh đạo toàn bộ quá trình khi mọi người tuân theo lộ trình quy trình công việc đã thiết lập?
Nếu muốn, bạn có thể tạo danh sách checklist về những gì cần thiết và những gì cần ưu tiên trước. Checklist này cũng cần lưu ý ai sẽ hợp tác hoặc lập nhóm dự án (khi cần thiết). Điều này để đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được giao cho đúng người và được hoàn thành đúng hạn.
Bước 2. Xác định quy trình làm việc
Khi nói đến cách tạo quy trình làm việc, bạn sẽ cần có mục đích. Đầu tiên, mục đích quy trình làm việc của bạn cho mọi người trong nhóm biết tại sao quy trình hoặc dự án đó lại quan trọng với họ.
Cập nhật thông tin nhanh chóng mà không cần lịch họp
Ví dụ: mục đích là tung ra sản phẩm tốt nhất cho khách hàng của bạn, phải không? Ngoài ra, nó còn cho nhóm của bạn biết vai trò của họ trong quy trình làm việc. Quy trình làm việc sẽ không hoạt động trừ khi mọi thành viên đều hiểu phần việc của mình. Dưới đây là ba bước để xác định mục đích khi bạn tạo quy trình làm việc:
- Sơ đồ quy trình làm việc. Đầu tiên, tạo sơ đồ quy trình làm việc thể hiện một cách thực tế quy trình làm việc được diễn ra. Sơ đồ quy trình làm việc phải mô tả tất cả vai trò và trách nhiệm của từng người. Ngoài ra, vai trò và trách nhiệm này phải được thông báo đến mọi thành viên. Hãy nhớ: Tất cả vai trò và trách nhiệm phải thực tế và khả thi, nếu không bạn sẽ không thể chuyển sang bước thứ hai.
- Sự đồng thuận của nhóm. Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm đồng ý với quy trình làm việc được đề xuất.
+ Nếu không phải tất cả mọi người trong nhóm đều đồng ý với quy trình làm việc được đề xuất: Hãy quay lại bước đầu tiên và sửa lại.
+ Nếu mọi người đồng ý với quy trình làm việc được đề xuất: Hãy yêu cầu họ cam kết và sau đó áp dụng kế hoạch.
- Tìm kiếm công cụ để quản lý quy trình. Cuối cùng, hãy kết hợp quy trình công việc được chấp nhận với hệ thống quản lý quy trình hiệu quả. Việc kết hợp các quy trình với các công cụ quy trình cho phép mọi người đưa ra lựa chọn đúng đắn về việc sử dụng công cụ nào cho từng nhiệm vụ.
Chọn công cụ tốt nhất để tự động hóa quy trình làm việc
Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc cho phép các tổ chức triển khai tự động hóa nhằm tạo ra luồng thông tin hiệu quả giữa các nhóm chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh.
Hãy nhớ rằng các giải pháp tự động hóa quy trình làm việc tốt nhất cung cấp giao diện đồ họa với chức năng kéo và thả. Tính năng này để trực quan hóa quy trình của bạn. Lựa chọn phần mềm quy trình có trình thiết kế biểu mẫu để tạo các biểu mẫu động phân quyền chặt chẽ và một loạt các tính năng tự động hóa là khôn ngoan.
Bước 3. Kiểm tra quy trình làm việc của bạn
Sau khi bạn đã xác định quy trình làm việc của mình, đã đến lúc đưa nó vào thử nghiệm. Đây là lúc bạn sẽ thấy quy trình làm việc của mình hoạt động như thế nào tại doanh nghiệp. Lỗi và tắc nghẽn có thể xảy ra dù kế hoạch của bạn có tốt đến đâu. Bạn nên dự trù những vấn đề này ngay từ đầu. Đừng ngần ngại cải thiện quy trình làm việc của mình.
Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng có đủ thời gian thử nghiệm. Vì vậy, bạn có thể cần thử quy trình làm việc của mình trong vài tuần trước khi thay đổi. Nhóm của bạn sẽ quay lại khung thiết kế quy trình để suy nghĩ các giải pháp và triển khai các bước mới trong quy trình làm việc của mình.
Quản lý quy trình với trình kéo thả là trải nghiệm thú vị
Trình mô phỏng quy trình làm việc của Dogoo Office cho phép doanh nghiệp thử nghiệm các tình huống khác nhau. Với công cụ vẽ quy trình linh hoạt doBPM, người dùng cũng có thể thử nghiệm và phát hiện các lỗi mà bình thường không thể xác định được trong các bước thiết kế quy trình làm việc ban đầu.
Bước 4. Tối ưu hóa và phân tích quy trình làm việc
Bạn đã hài lòng với cách quy trình hoạt đông? Chưa xong, bạn sẽ cần tối ưu hóa quy trình đó bằng cách tự động hóa quy trình làm việc. Tự động hóa giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc nội bộ bằng cách loại bỏ mọi thao tác thủ công. Hơn nữa, nó cho phép bạn theo dõi trạng thái của các tác vụ quy trình công việc (đã hoàn thành, đang chờ xử lý hoặc đang tiến hành).
Ngoài ra, phần mềm tự động hóa giúp các nhóm đi đúng hướng. Trên thực tế, tự động hóa sẽ cho bạn và nhóm của bạn biết những điều sau:
-
-
- Khi trạng thái nhiệm vụ có nguy cơ quá hạn hoặc sắp đến thời hạn, các thành viên chịu trách nhiệm sẽ nhận được cảnh báo.
- Khi một nhiệm vụ được hoàn thành, các thành viên liên đới cũng sẽ được thông báo.
- Việc chuyển đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác cũng được thực hiện dễ dàng nhờ tự động hóa.
-
Sau khi tối ưu hóa, điều quan trọng là phải phân tích quy trình làm việc của bạn để xác định các xu hướng và điểm nghẽn mới. Hãy xem xét các yếu tố sau:
-
-
- Hiệu suất của quy trình làm việc của bạn
- Hiệu suất của các đội và các thành viên trong nhóm tham gia
- Quy trình dư thừa và cách loại bỏ chúng
-
Các nền tảng tự động hóa, như doBMP cho phép bạn lập lưu đồ và theo dõi hầu như mọi quy trình tổ chức thông qua các chức năng thiết kế quy trình làm việc. Các công cụ tự động hóa quy trình sẽ có thể giúp bạn điều hướng và sửa đổi các quy trình kịp thời. Điều này có được là nhờ cho phép bạn kéo và thả các tùy chọn của mình để tạo quy trình dễ dàng.
Ngoài ra, bộ công cụ Dogoo Office này cũng cung cấp các ứng dụng kinh doanh như quản lý dự án, quản lý tài liệu, lịch biểu, quản lý nhân sự, tài sản,…
Tại sao nên tạo quy trình làm việc?
Bạn biết cách tạo quy trình công việc, nhưng chính xác thì lợi ích của việc áp dụng những quy trình này là gì?
Có khá nhiều, bao gồm:
-
-
- Tăng năng suất. Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được sắp xếp hợp lý. Nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các dự án lớn hơn và chăm sóc khách hàng.
- Trách nhiệm giải trình rõ ràng. Mọi người đều có vai trò được chỉ định trong quy trình làm việc. Bằng cách tạo sơ đồ hoặc biểu đồ quy trình làm việc trực quan, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình sẽ tăng lên.
- Cải thiện khả năng cộng tác. Ngoài trách nhiệm giải trình, khả năng cộng tác nhóm có thể tăng cao nhờ công nghệ. Để lại ghi chú, gửi thông báo và xem tiến độ của các dự án trong thời gian thực. Các tính năng đi kèm này để cộng tác tốt hơn trong doanh nghiệp.
- Cải tiến quy trình kinh doanh. Quan trọng nhất! Các quy trình của bạn sẽ có sự cải thiện to lớn về quy trình làm việc. Bạn sẽ có thể thấy rõ nơi xảy ra tắc nghẽn. Từ đó, tạo ra các giải pháp tự động để nâng cao hiệu suất.
-
Thử nghiệm A/B để đánh giá quy trình đúng đắn
Tự động hóa quy trình làm việc với doBPM
Tạo một quy trình làm việc không cần phải phức tạp. Trên thực tế, bốn bước là tất cả những gì bạn cần!
Để bắt đầu áp dụng quy trình, bạn cần ý thức hơn về các bước bạn thực hiện. Bất cứ khi nào bạn đang thực hiện một việc, hãy xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào. Khi bạn làm như vậy, hãy ghi nhớ những câu hỏi sau:
-
-
- Mọi thứ có diễn ra suôn sẻ không?
- Ai chịu trách nhiệm về việc gì?
- Có bất kỳ xích mích nào trong bất kỳ lĩnh vực nào của quá trình không?
- Chuyện gì xảy ra tiếp theo?
-
Khi ghi nhớ những câu hỏi trên, bạn sẽ sớm phát triển một quy trình làm việc hiệu quả. Bộ quy trình này giúp bạn hoàn thành dự án hoặc công việc cụ thể. Lâu dài hơn, quy trình đúng còn giúp nhóm của bạn đi đúng hướng.
Cải tiến quy trình hiệu quả là mục tiêu và nhiệm vụ của mỗi doanh nghiệp
Chắc chắn luôn có quy trình phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Tất cả những gì bạn phải làm là kiểm tra A/B các lựa chọn của mình. Sau đó xem cái nào phù hợp nhất để hỗ trợ công việc của doanh nghiệp. Hãy nhớ: Mỗi thay đổi đối với doanh nghiệp của bạn là một cơ hội để cải tiến quy trình công việc, tinh chỉnh và làm cho chúng tốt hơn.
Bạn đã sẵn sàng tạo quy trình làm việc của riêng mình chưa? Hãy xem công nghệ tự động hóa quy trình làm việc của doBPM để bắt đầu. BPMN 2.0 của Dogoo Office cho phép bạn trực quan hóa quy trình công việc của mình. Bạn sẽ được thiết kế quy trình theo một cách hoàn toàn mới. Tạo, kiểm tra và triển khai quy trình làm việc mới của bạn ở một vị trí thuận tiện.
>> Xem thêm:
- Các mối quan tâm và giải pháp bảo mật hàng đầu cho việc phát triển Low-Code/No-Code
- Top phần mềm chấm công, tính lương tự động giúp giải phóng kế toán lương
Dogoo.vn
