Mọi lĩnh vực đều có các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa để cải thiện năng suất. Tự động hóa ngành bất động sản cũng không ngoại lệ. Có một số nhiệm vụ xử lý dữ liệu trong các quy trình quản lý bất động sản và tài sản như kế toán, kiểm kê, mua sắm, quản lý tài liệu, v.v.
Tất cả các quy trình này đều tốn thời gian và làm giảm năng suất của nhân viên và doanh nghiệp. Và bằng cách tự động hóa chúng, các công ty bất động sản có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Một công nghệ tự động hóa ngày càng phổ biến trong ngành là Tự động hóa quy trình bằng robot ( Robotic Process Automation – RPA).
Đối với những người không quen thuộc với công nghệ này, chúng tôi muốn chỉ ra rằng không có robot thực sự nào tham gia. Thay vào đó, RPA là một phần mềm, một phần mềm tiên tiến cho vấn đề đó, có thể đơn giản hóa rất nhiều quy trình trong ngành bất động sản và tăng năng suất đáng kể. Thông tin thêm và các ứng dụng của RPA trong bất động sản để dẫn dắt doanh nghiệp của bạn và giảm chi phí được mô tả kỹ lưỡng bên dưới.
Hãy bắt đầu với định nghĩa về RPA.
Tự động hóa quy trình bằng robot là gì?
Nội dung tóm tắt
hide
RPA – Robotic Process Automation – là khái niệm chung chỉ quá trình đào tạo một chương trình máy tính thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Những nhiệm vụ lặp đi lặp lại này có xu hướng tẻ nhạt và tốn thời gian khi được thực hiện bởi con người, dẫn đến năng suất thấp hơn của nhân viên và làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sử dụng RPA sẽ tăng năng suất. Điều này được lý giải là vì phần mềm có thể thực hiện khối lượng lớn tác vụ với tốc độ và độ chính xác cao.
RPA đặc biệt hữu ích cho các quy trình và nhiệm vụ không cần sự can thiệp của con người. Ví dụ: bạn thường xuyên nhập số thuế vào bảng tính mà bạn sử dụng để tạo báo cáo với tiêu chí tìm kiếm cụ thể, bạn có thể sử dụng RPA để tự động hóa quy trình. Điều này có nghĩa là bot sẽ điền các số thuế cho lần chạy, chạy các tiêu chí tìm kiếm và tạo báo cáo giống như bạn vẫn làm. Bạn chỉ cần hướng dẫn quy trình làm việc của phần mềm với một số bước và ứng dụng.
RPA có liên quan như thế nào đến ngành bất động sản?
Các đại lý và nhà môi giới bất động sản đã sử dụng sức mạnh tự động hóa của RPA để nhập dữ liệu, di chuyển dữ liệu, trích xuất dữ liệu, xác thực dữ liệu và cập nhật dữ liệu.
Điều này đã làm giảm sai sót và khối lượng công việc của nhân viên và toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Bất động sản không phải là ngành duy nhất được hưởng lợi từ RPA. Các lĩnh vực khác như ngân hàng, bảo hiểm, công nghiệp viễn thông, dịch vụ tài chính, chuỗi cung ứng và ngành sản xuất đã áp dụng công nghệ này.
Các doanh nghiệp bất động sản cũng nên cố gắng áp dụng RPA và tận hưởng những lợi ích của nó. Đơn giản là vì làm như vậy là hiệu quả về chi phí. RPA cũng có thể được nhúng trong cấu trúc CNTT hiện có. Vì vậy việc áp dụng sẽ khá đơn giản đối với hầu hết các doanh nghiệp.
Ứng dụng của RPA trong Bất động sản
Có một số quy trình trong ngành bất động sản mà RPA có thể tự động hóa. Dưới đây là một số ứng dụng của RPA trong lĩnh vực bất động sản:
1. Giới thiệu người thuê nhà
Giới thiệu người thuê nhà là một trong những quy trình tẻ nhạt và quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp bất động sản, đặc biệt là những doanh nghiệp quản lý nhiều tài sản. Trải nghiệm của khách hàng trong quá trình giới thiệu có thể tạo ra hoặc phá vỡ một doanh nghiệp vì hầu hết các giao dịch bất động sản đều là do giới thiệu. Một khách hàng có trải nghiệm tồi khó có thể giới thiệu một doanh nghiệp, phải không?
Từ việc thực hiện kiểm tra lý lịch đến xác minh thu nhập, danh tính, việc làm, tài liệu tham khảo và chi tiết bảo hiểm cũng như cung cấp thông tin ngắn gọn trong quá trình ký hợp đồng thuê, có rất nhiều điều cần đạt được với RPA trong quá trình giới thiệu.
Bạn cần một công cụ quản lý khách hàng tự động hiệu quả
Thông qua sức mạnh của tự động hóa, RPA có thể làm cho toàn bộ quy trình giới thiệu và quản lý đối tượng thuê trở nên dễ dàng hơn.
Hầu hết các quy trình giới thiệu có thể dễ dàng được tự động hóa, điều này sẽ giúp quá trình xử lý đối tượng thuê diễn ra nhanh hơn. Người thuê nhà cũng sẽ có trải nghiệm dịch vụ tốt, điều quan trọng để điều hành một doanh nghiệp bất động sản thành công.
2. Nhắc nhở hạn thanh toán
Thanh toán trễ. Đây là cụm từ công ty bất động sản không thích và vì lý do chính đáng. Hóa đơn chưa thanh toán có thể khiến doanh nghiệp phải chịu chi phí lớn do bị chiếm dụng vốn hoạt động, thời gian và năng lượng dành cho việc theo đuổi khách hàng quá hạn (thời gian cũng là tiền bạc), trả lãi cho các khoản vay để bù đắp thâm hụt dòng tiền, v.v. Tuy nhiên, chậm thanh toán là điều mà nhiều công ty bất động sản sẽ gặp phải thường xuyên. Và theo đuổi hóa đơn chưa thanh toán có thể dẫn đến năng suất thấp hơn.
Nói chung, xử lý hóa đơn là một công việc sử dụng nhiều giấy tờ, đòi hỏi nhiều giờ làm việc và có khả năng xảy ra sai sót cao. RPA mang đến cơ hội tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn bằng các công cụ trích xuất thông tin chính từ đơn đặt hàng để tạo hóa đơn. Hóa đơn do bot tạo và xử lý có chất lượng cao hơn do số lượng lỗi do con người gây ra trong dữ liệu và toàn bộ quy trình được giảm thiểu.
Điều này giải phóng thời gian làm việc đáng kể và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Ngoài ra, khách hàng được lập hóa đơn đúng hạn và có thể gửi lời nhắc tự động đến những người chưa thanh toán hóa đơn.
3. Quản lý danh mục đầu tư
Nhiều công ty bất động sản đầu tư rất nhiều vào tài sản tĩnh và do đó, phải giám sát các tài sản này để đảm bảo chúng sinh lãi hoặc tạo ra doanh thu. Điều này có thể liên quan đến việc bán hoặc cho thuê tài sản. Để đạt được điều này, tài sản được liệt kê trên một số trang web. Đôi khi, có thể cần phải thay đổi một số thông tin hoặc trạng thái của tài sản. Ví dụ: nếu một tài sản đã được cho thuê hoặc bán hết hoặc nếu giá chào bán đã thay đổi.
Quản lý ngân sách các danh mục đầu tư tập trung
Các doanh nghiệp bất động sản đối chiếu thông tin về tài sản từ các nguồn khác nhau để phân tích chuyên sâu và hiểu biết sâu sắc. Dữ liệu có thể được thu thập từ các ứng dụng email, bảng tính nội bộ, hệ thống CNTT quản lý đầu tư và các trang web bên ngoài. Thay vì nhân viên thu thập thông tin từ những nguồn này theo cách thủ công, bot có thể được đào tạo để làm như vậy dẫn đến ít lỗi hơn, giảm khối lượng công việc và cải thiện hiệu suất của nhân viên.
4. Tính Giá trị tài sản dòng NAV (Net Asset Value)
Một trong những cách tốt nhất để tính giá trị của Ủy thác Đầu tư Bất động sản (REIT) là tính Giá trị Tài sản Ròng (NAV). NAV được tính bằng cách trừ đi nợ tồn đọng, chi phí của các chi phí theo kế hoạch và chi phí của bất kỳ chi phí cố định nào từ tổng giá trị của một tài sản.
Tính toán NAV là tẻ nhạt và đơn điệu nhất đối với các công ty lớn có nhiều tài sản. Nhưng bằng cách sử dụng RPA, việc tính toán NAV có thể được thực hiện dễ dàng với sai số tối thiểu và nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như xác thực NAV và cung cấp thông tin chi tiết của họ về các khía cạnh khác của doanh nghiệp.
Báo cáo tự động tình hình tài sản trong doanh nghiệp
Điều này cải thiện tinh thần và năng suất của nhân viên trong ngành bất động sản.
5. Đối chiếu Ngân hàng và Tài khoản
Cân sổ là một quá trình tài chính quan trọng trong kinh doanh bất động sản. Báo cáo ngân hàng cần khớp với sổ cái, báo cáo tiền mặt và tài khoản phải chính xác. Nếu họ không kiểm đếm, thì có vấn đề ở đâu đó. Việc đối chiếu có thể được thực hiện hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp.
Quá trình nói chung là tẻ nhạt này có thể được đơn giản hóa thông qua RPA. RPA có thể trích xuất các báo cáo ngân hàng khác nhau và đặt chúng vào một thư mục duy nhất để đối chiếu với sổ cái kinh doanh. Và điều này có thể tiết kiệm thời gian quý báu cho doanh nghiệp bất động sản.
Lợi ích của RPA đối với Doanh nghiệp Bất động sản
1. Tiết kiệm đáng kể số giờ làm việc
Vài giờ trước đây nhân viên dành cho các nhiệm vụ có khối lượng lớn và lặp đi lặp lại sẽ được giải phóng khi quy trình được tự động hóa. Điều này dẫn đến khối lượng công việc ít hơn và cho phép nhân viên tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn của doanh nghiệp.
2. Tăng năng suất
Bot có thể chạy 24/7. Không có làm thêm giờ và không có chi phí gia tăng. Họ không cần nghỉ ngơi.
Quản lý nhân sự hiệu quả hơn với công cụ hỗ trợ
3. Tăng độ chính xác
Các quy trình lặp đi lặp lại và thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn rất dễ xảy ra lỗi. RPA loại bỏ các lỗi do con người gây ra liên quan đến các nhiệm vụ tẻ nhạt và lặp đi lặp lại nhờ sức mạnh của tự động hóa.
4. Quy trình minh bạch
RPA có thể tạo ra sự minh bạch cho nhiều doanh nghiệp bất động sản vì có một hồ sơ theo dõi hoạt động duy nhất. Các quy trình bất động sản trở nên minh bạch hơn bằng cách cung cấp một báo cáo chi tiết về cách thức hoạt động của RPA. Nó cũng cung cấp một lộ trình kiểm toán để bạn có thể biết những gì, khi nào và bao nhiêu công việc được thực hiện. Điều này giúp dễ dàng giải thích và theo dõi bất kỳ hoạt động nào, do đó tăng tính minh bạch trong doanh nghiệp.
Những thách thức của RPA trong Bất động sản
Bất chấp những lợi ích mà RPA mang lại cho các doanh nghiệp bất động sản, vẫn có một số thách thức đối với việc áp dụng công nghệ này. Thách thức chính đối với các nhà lãnh đạo và giám đốc điều hành có tư duy tiến bộ là chấp nhận thay đổi. Các tổ chức cần ai đó lãnh đạo việc áp dụng các đổi mới và RPA.
Ngoài ra, có một vấn đề là quy trình nào sẽ tự động hóa với RPA. Nhiều tổ chức tự động hóa sai quy trình hoặc thậm chí cố gắng tự động hóa toàn bộ quy trình.
Giải pháp phối hợp với hỗ trợ tự động BPM
Các công ty bất động sản cần lãnh đạo cấp cao cam kết chuyển đổi hoạt động kinh doanh với sức mạnh của RPA. Những kiểu nhà lãnh đạo này có xu hướng rất khao khát cải thiện năng suất và hiệu quả trong các quy trình kinh doanh.
Tuy nhiên, để tránh cạm bẫy của việc tự động hóa sai quy trình, các công ty có thể xem xét tự động hóa một hoặc hai nhiệm vụ lặp lại nhiều nhất và mở rộng quy mô từ đó. Chúng tôi không nói rằng bạn nên tự động hóa mọi thứ ngay từ đầu.
Tự động hóa hay bị loại bỏ khỏi đường đua?
Bước đầu tiên là xác định một hoặc hai nhiệm vụ tốn thời gian, lặp đi lặp lại và gây khó chịu cho nhóm của bạn. Tự động hóa các nhiệm vụ này sẽ mang lại cho bạn chiến thắng nhanh chóng và giúp nhóm của bạn dễ dàng tập trung vào các dự án quan trọng hơn. Sau khi bạn đã bắt đầu tự động hóa, bước tiếp theo là tự động hóa từ đầu đến cuối tất cả các quy trình cốt lõi của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh hàng ngày của mình, giảm chi phí và tăng năng suất kinh doanh.
Dùng thử miễn phí Dogoo Office 15 ngày
Hãy thử bắt đầu ngay với Quản lý quy trình cùng Dogoo Office. Nền tảng của chúng tôi không chỉ là nơi dành cho tự động hóa mà còn là nơi dành cho kiến thức và kinh nghiệm. Chúng tôi có một nhóm chuyên gia sẵn sàng giúp bạn bắt đầu và đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới thông qua tự động hóa thông minh. Liên hệ với chúng tôi hôm nay và bắt đầu với gói dùng thử miễn phí.
>> Xem thêm:
Dogoo.vn
