Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì? Nó có thể xử lý những loại nhiệm vụ lặp đi lặp lại nào? Đây là tài liệu cơ bản dành cho các nhà lãnh đạo CNTT và doanh nghiệp. Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết này.
Nếu “ học máy ” ML/AI nghe có vẻ mơ hồ và xa vời thì “tự động hóa quy trình bằng robot” (RPA – Robotic Process Automation) lại khá là gần gũi và quen thuộc.
Điều đầu tiên bạn cần biết: Thực sự không có bất kỳ rô-bốt nào tham gia vào quá trình tự động hóa RPA.
Thực tế, tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA) không liên quan gì đến máy móc rô bốt hữu hình nào. Thậm chí không có bất kỳ robot nào tham gia vào phần mềm tự động hóa này. Nhưng hiệu quả của RPA với doanh nghiệp là rất rõ ràng.
Chris Huff, giám đốc chiến lược của Kofax cho biết: “Tự động hóa quy trình bằng rô bốt không phải là rô bốt vật lý [hoặc] máy móc .
Tự động hóa quy trình bằng robot là gì?
Aaron Bultman, giám đốc sản phẩm của Nintex cho biết: “RPA là một dạng tự động hóa quy trình kinh doanh cho phép mọi người xác định một bộ hướng dẫn để rô-bốt hoặc ‘bot’ thực hiện . “Các bot RPA có khả năng bắt chước hầu hết các tương tác giữa con người và máy tính để thực hiện rất nhiều tác vụ không có lầm lỗi, với khối lượng và tốc độ cao.”
Khái niệm tự động hóa RPA là gì?
Nếu loại công nghệ tự động hóa đó nghe có vẻ nhàm chán – đặc biệt là so với các robot trong phime của Hollywood – thì đó là do thiết kế. RPA cũng chỉ xoay quanh việc tự động hóa một số nhiệm vụ và quy trình dựa trên máy tính. Đây thường là các công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại nhất tại chốn công sở. Ví dụ, hãy nghĩ đến các tác vụ sao chép-dán và di chuyển tệp từ vị trí này sang vị trí khác.
RPA tự động hóa các quy trình hàng ngày từng do nhân viên văn phòng đảm nhiệm. Phần lớn quy trình này thường được thực hiện theo kiểu học thuộc lòng, tốn thời gian. Đó cũng là cách RPA hứa hẹn sẽ tăng hiệu quả cho các tổ chức. RPA thực sự là một công cụ cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.
Hãy xem thêm một số định nghĩa rõ ràng khác về RPA. Đây là những định nghĩa dễ hiểu giải thích RPA cho đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác, đặc biệt là khi làm việc với những người không có kỹ thuật.
5 cách định nghĩa RPA bằng tiếng Anh đơn giản
- “Theo thuật ngữ thông thường, RPA là quy trình mà một bot phần mềm sử dụng kết hợp tự động hóa, thị giác máy tính và máy học để tự động hóa các tác vụ có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại dựa trên quy tắc và dựa trên trình kích hoạt.” –David Landreman,, CPO của Olive .
- “Tự động hóa quy trình bằng robot không gì khác ngoài việc hướng dẫn một cỗ máy thực hiện các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại. Nếu có một bước hợp lý để thực hiện một nhiệm vụ, bot sẽ có thể sao chép nó.” –Vishnu KC, trưởng nhóm phân tích phần mềm cao cấp tại ClaySys Technologies .
- “RPA là phần mềm tự động hóa các hành động dựa trên quy tắc được thực hiện trên máy tính.” –Chris Huff, giám đốc chiến lược tại Kofax.
- “RPA là một hình thức tự động hóa quy trình kinh doanh tiên tiến có thể ghi lại các tác vụ do con người thực hiện trên máy tính của họ, sau đó thực hiện các tác vụ tương tự mà không cần sự can thiệp của con người. Về cơ bản, nó là một bản sao robot ảo.” –Marcel Shaw, kỹ sư hệ thống liên bang tại Ivanti .
- “Nói một cách đơn giản, vai trò của RPA là tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại mà trước đây do con người xử lý. Phần mềm này được lập trình để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trên các ứng dụng và hệ thống. Phần mềm được dạy về quy trình làm việc với nhiều bước và ứng dụng.”–Antony Edwards, COO tại Eggplant.
RPA là phần mềm tự động hóa thực thi các hành động
Quy trình nào phù hợp với RPA?
Việc đánh giá các quy trình và quy trình công việc nội bộ của bạn có thể là ứng dụng được RPA hay không là câu chuyện khá dài. Đừng lo, bạn có một số tiêu chí cơ bản để giúp bạn và nhóm của bạn hiểu rõ hơn về RPA là gì và nó có thể hữu ích như thế nào.
Ngoài ra, các tiêu chí này có thể hữu ích khi bạn thảo luận về việc triển khai RPA với các đồng nghiệp không chuyên về kỹ thuật ở những nơi khác trong công ty.
Một trong những tiêu chí lớn đó là: Bất kỳ quy trình nào yêu cầu mọi người thực hiện một khối lượng lớn dữ liệu lặp đi lặp lại. Quy trình đó cần RPA!
Landreman, CPO tại Olive cho biết: “RPA lý tưởng cho các nhiệm vụ liên quan đến mức độ xử lý dữ liệu của con người cao. “Việc sử dụng phổ biến nhất các chương trình RPA bổ sung cho các chức năng lặp đi lặp lại hoặc các quy trình sử dụng nhiều dữ liệu, nơi các kết quả dựa trên logic được dự đoán trước.”
Các bước xác định RPA phù hợp với doanh nghiệp
Landreman, chia sẻ bốn bước kiểm tra cơ bản khi xác định mức độ phù hợp của RPA:
- Quy trình này phải dựa trên quy tắc, tiêu chí, cụ thể (Ví dụ: Điều kiện là gì? Ai xử lý?).
- Quy trình này phải được lặp lại đều đặn hoặc có trình kích hoạt được xác định trước.
- Quy trình phải có đầu vào và đầu ra xác định.
- Nhiệm vụ nên có đủ khối lượng, thông tin đánh giá.
Bắt đầu tự động hóa quy trình doanh nghiệp với RPA
RPA có thể ứng dụng trong quy trình kinh doanh nào?
Nhìn chung việc sử dụng một công cụ quá mới trong hoạt động của doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn. Nguyên nhân là các công cụ tự động hóa truyền thống khá xa lạ với đại bộ phận nhân viên văn phòng với trình độ CNTT ở mức trung bình.
Tuy nhiên, với RPA, cách giải thích có thể gần gũi và dễ dàng hơn nhiều. RPA có thể có mặt trong mọi nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp. RPA có thể được ứng dụng trong phòng Kế toán, Marketing, Kinh doanh, sản xuất.
Để bắt đầu cho nhân viên làm quen với RPA, hãy thay đổi từ từ và quyết liệt. Vì vậy, hãy quay trở lại các quy trình sử dụng nhiều dữ liệu. RPA giúp chuẩn hóa và tăng tính chính xác cho các nghiệp vụ một cách tuyệt vời. Bạn có thể dùng RPA vào các quy trình dữ liệu. Đó có thể là: nhận dữ liệu, xử lý dữ liệu, thu thập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu, tạo dữ liệu, v.v.
Hãy nghĩ về các quy trình lặp đi lặp lại trong các chức năng kinh doanh như tài chính, dịch vụ khách hàng và nhân sự.
Tiềm năng RPA trong quy trình tài chính kế toán
Bạn có thể xem xét khối lượng của loại công việc này trong một lĩnh vực như tài chính: Chỉ riêng các khoản phải thu và phải trả theo truyền thống đã đòi hỏi rất nhiều thao tác, thời gian, lặp đi lặp lại của những nhân viên tài chính – kế toán lành nghề. Đây là lý do tại sao bạn thấy những dự đoán hiệu quả cao về RPA trong các chức năng kinh doanh cụ thể: Ví dụ, Gartner đã dự đoán rằng 73% kiểm soát viên của công ty triển khai một số hình thức RPA trong bộ phận tài chính của họ vào năm 2020, con số này tăng từ 19% vào năm 2018.
Ví dụ cụ thể ứng dụng RPA
Các đơn vị kinh doanh truyền thống khác, như dịch vụ khách hàng và nhân sự, đưa ra các ví dụ của riêng họ về các quy trình lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc và sử dụng nhiều dữ liệu. Các ngành cụ thể như bảo hiểm và dịch vụ tài chính cũng phù hợp với dự luật.
Ví dụ như với nghiệp vụ: Xử lý hàng trả lại. Theo truyền thống, việc xử lý hàng trả lại được thực hiện thủ công và là một nỗ lực tốn kém. Với RPA, các công ty có thể quản lý lợi nhuận mà không làm tăng chi phí hoặc gây ra sự chậm trễ. Phần mềm RPA hiện có thể xử lý việc trả lại hàng, bao gồm một loạt các bước lặp đi lặp lại: gửi tin nhắn xác nhận đã nhận hàng trả lại, cập nhật hệ thống hàng tồn kho, thực hiện điều chỉnh thanh toán cho khách hàng, đảm bảo rằng hệ thống thanh toán nội bộ được cập nhật nhanh và chính xác nhất.
Nhìn lại cách xử lý đơn hàng thủ công. Đây là loại quy trình khá nhàm chán và phiền toán mà không nhân viên nào muốn tham gia. Tuy nhiên, đây là nghiệp vụ ảnh hưởng rất mạnh đến trải nghiệm khách hàng. Do đó, doanh nghiệp không thể lơ là. Đó là lúc bạn cần RPA tồn tại để cải thiện.
Lợi ích của RPA
RPA không phải sinh ra để cạnh tranh với người lao động. Khả năng tự động hóa [với RPA] cho phép nhân viên chuyển trọng tâm của họ sang công việc chu đáo và có ý nghĩa hơn đồng thời loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu có thể làm hỏng thời gian xử lý, tuân thủ và trải nghiệm tổng thể của khách hàng.
Ngoài quy trình kinh doanh như những quy trình chúng ta vừa kiểm tra về tài chính, dịch vụ khách hàng và nhân sự, RPA còn có những lợi ích nào khác? Eveline Oehrlich, Trưởng phòng phân tích nghiên cứu tại Viện DevOps , khuyên rằng tổ chức của bạn có thể làm được nhiều điều với lợi ích mà RPA mang lại.
RPA không ảnh hưởng người lao động, RPA giúp tăng năng suất lao động
Oerlich lưu ý : “Tiềm năng về năng suất của RPA là quá hứa hẹn để có thể bỏ qua . “Công nghệ sẽ tiếp tục được cải thiện, nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là rô-bốt đang lấy đi việc làm. Lý tưởng nhất là những rô-bốt này sẽ cho phép CIO giải phóng nhân viên. Những nhân viên này sẽ làm những công việc có ý nghĩa hơn.”
Ngoài ra, nếu bạn còn hoài nghi về sự tiện lợi của RPA, nhiều nhà cung cấp cung cấp bản dùng thử miễn phí để bạn có thể trải nghiệm RPA trong thực tế trước khi ký hợp đồng dịch vụ chính thức.
AI và RPA có gì khác nhau?
RPA không học khi nó hoạt động, chẳng hạn như một mạng lưới thần kinh sâu (deep learning). “Nếu có gì đó thay đổi trong tác vụ tự động – chẳng hạn như một trường trong biểu mẫu – bot RPA thường sẽ không thể tự tìm ra điều đó,”. Thay vào đó, con người sẽ phải tự cập nhật lại thông tin để RPA có thể tiếp tục xử lý quy trình một cách chuẩn chỉ.
Trong tương lai, các công nghệ AI có thể bắt chước phán đoán hành vi của con người. AI sẽ bổ sung cho các công nghệ RPA dự đoán các hành động của con người dựa trên quy tắc. Hai công nghệ phối hợp chặt chẽ với nhau, giống như những người lao động tri thức ‘cổ trắng’ truyền thống và những người lao động làm dịch vụ ‘cổ cồn xanh’ cộng tác với nhau như một động cơ thúc đẩy năng suất cho một tổ chức.
Tuy nhiên, đây vẫn là câu chuyện của tương lai. Hãy bắt đầu với RPA để nhân viên của bạn quen với phong cách làm việc mới. Sau đó, có thể chúng ta sẽ trông cậy được những cải tiến đáng giá nhờ AI.
>> Xem thêm:
- 05 xu hướng quản lý quy trình kinh doanh (BPM)
- Phần mềm tự động hóa quy trình BPM dưới góc nhìn của nhà phát triển
Dogoo.vn
