Có thể gia tăng giá trị cho một tổ chức theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ tập trung vào cách Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) và Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) có thể gia tăng giá trị cho một tổ chức.
Bạn sẽ tìm hiểu thông tin hữu ích về từng người trong số họ để bạn có thể cải thiện công việc kinh doanh của mình vào cuối ngày. Hãy bắt đầu với những điều cơ bản, bằng cách trả lời BPM và QMS là gì, sau đó chúng ta có thể khám phá các phương pháp hay nhất và cách chúng phối hợp với nhau để cuối cùng gia tăng giá trị đáng kể cho doanh nghiệp của bạn.
Nền tảng quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh đề cập đến một hành động hoặc một loạt các hành động với mục tiêu đạt được các mục tiêu của một tổ chức, có thể là bất kỳ điều gì liên quan đến tổ chức. Tuy nhiên, mục tiêu cuối cùng của bất kỳ tổ chức nào là tăng doanh thu và quản lý quy trình kinh doanh chắc chắn có thể tạo điều kiện đạt được điều đó.
BPM là một phương pháp tổ chức tập trung vào việc ghi lại và cải tiến các quy trình kinh doanh nhằm giúp mọi người trong tổ chức làm việc hiệu quả hơn. Điều này có được thông qua lập sơ đồ quy trình (lưu đồ), ghi lại và mô tả các quy trình từ đầu đến cuối hiện tại của một tổ chức. Tài liệu về các quy trình trong lưu đồ, cho phép các nhà quản lý xác định nơi không hiệu quả và tắc nghẽn.
Một quy trình được định nghĩa rõ ràng hỗ trợ tổ chức đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng và dữ liệu. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đánh giá, thực hiện các thay đổi cần thiết đối với từng quy trình để tránh lãng phí, giảm chi phí và cuối cùng là nâng cao hiệu quả.
Tự động hóa BPM đến từ Quản lý quy trình làm việc (bạn cần tìm cách chọn công cụ Tự động hóa quy trình làm việc) kết nối những người thực hiện các quy trình với một hệ thống kỹ thuật số có các công cụ để thực hiện hiệu quả hơn.
BPM là cốt lõi của tự động hóa trong doanh nghiệp
Vai trò của BPM trong doanh nghiệp
BPM sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để tăng cường quy trình kinh doanh và cải thiện quy trình công việc bằng cách:
- Mô hình hóa cách một quy trình hoạt động trong các trường hợp khác nhau;
- Thực hiện điều chỉnh;
- Giám sát quy trình mới;
- Và quá trình cải tiến liên tục năng lực của nó để tạo ra các mục tiêu và kết quả kinh doanh mong muốn.
Các giai đoạn của Vòng đời BPM là gì?
Có năm giai đoạn của vòng đời BPM mà bạn nên biết nếu muốn quản lý quy trình kinh doanh hiệu quả:
- Thiết kế: Kiểm tra quy trình hiện tại để xác định những gì cần cải thiện hơn. Tiếp theo, quy trình kinh doanh lý tưởng được thực thi với sự trợ giúp của các kỹ thuật kinh doanh như: tiêu chuẩn hóa và tự động hóa các nhiệm vụ, tạo biểu mẫu tự động.
- Mô hình: Kiểm tra xem quy trình kinh doanh mới có hoạt động tốt trong các tình huống khác nhau không. Nếu không, hãy xem xét thiết kế lại quy trình kinh doanh.
- Thực hiện: Thực hiện các cải tiến quy trình với sự trợ giúp của công cụ quản lý và tự động hóa quy trình như doBPM.
- Giám sát: Theo dõi hiệu quả để xem chúng hoạt động như thế nào.
- Tối ưu hóa: Duy trì các cải tiến đối với quy trình kinh doanh bất cứ khi nào bạn cần.
Mặc dù về mặt lý thuyết, vòng đời của BPM có vẻ đơn giản, nhưng mỗi giai đoạn có thể mất hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng để chuẩn bị và triển khai cẩn thận.
Vòng đời BPM mà bạn cần nhớ
Hoạt động kinh doanh thường xuyên liên quan đến một số hệ thống và bộ phận. Ví dụ: quy trình nhân sự để tiếp nhận một nhân viên mới có thể không chỉ liên quan đến nhân sự mà còn cả bộ phận CNTT để cấp thiết bị máy tính và thông tin xác thực bảo mật, tài chính để thiết lập thủ tục giấy tờ thuế, chương trình đào tạo về giáo dục cần thiết và hội nhập tốt hơn, v.v. ra.
BPM làm tăng giá trị doanh nghiệp như thế nào?
Bạn có thể nghĩ đến việc áp dụng phương pháp quản lý quy trình kinh doanh vì hai lý do: nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện chất lượng công việc.
Một công cụ quản lý quy trình kinh doanh (như doBPM) được triển khai đúng cách có thể gia tăng giá trị cho tổ chức của bạn theo nhiều cách; nó có thể giảm lãng phí, giảm sai sót của con người, tiết kiệm thời gian, tăng cường sự linh hoạt của môi trường làm việc và phù hợp với quá trình chuyển đổi số. Tất cả vì mục tiêu cuối cùng là cung cấp cho khách hàng hàng hóa và dịch vụ tốt hơn cũng như tăng doanh thu.
BPMN 2.0 có nhiều cải tiến giúp vẽ quy trình doanh nghiệp hiệu quả
BPM có thể gia tăng giá trị cho tổ chức của bạn vì nó là một công cụ quản lý mạnh mẽ. Nguy cơ do lỗi của con người có thể giảm đáng kể do BPM sử dụng tiêu chuẩn hóa và tự động hóa. Hơn nữa, các phân tích liên tục trong phương pháp này giúp cải thiện sự hiểu biết của người quản lý về mức độ hiệu quả của các quy trình hoặc những gì cần được thiết kế lại. Và cuối cùng, các công cụ tự động hóa giúp tăng năng suất đồng thời cho phép người lao động tập trung vào các hoạt động không thể tự động hóa được.
Hệ thống quản lý chất lượng là gì?
07 nguyên tắc quản lý chất lượng
- Tập trung vào khách hàng: Đáp ứng và vượt quá nhu cầu và yêu cầu của khách hàng
- Lãnh đạo: Sứ mệnh và tầm nhìn được truyền đạt rõ ràng
- Sự gắn kết của mọi người: Những người có năng lực và động lực trong toàn tổ chức
- Phương pháp tiếp cận theo quy trình: Tất cả các hoạt động là các quy trình phải được lập lưu đồ, ghi lại và tự động hóa để loại bỏ thời gian ngừng hoạt động/lãng phí và giảm chi phí.
- Cải tiến: Liên tục tối ưu hóa các quy trình kinh doanh
- Ra quyết định dựa trên bằng chứng: Tất cả các quyết định nên được đưa ra khi phân tích và đánh giá dữ liệu
- Quản lý mối quan hệ: Xác định và quản lý tất cả các bên quan tâm, vd. Đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, v.v.
QMS có thể làm tăng giá trị doanh nghiệp như thế nào?
BPM và QMS sẽ giúp doanh nghiệp như nào?
- Mô hình kinh doanh của tổ chức có thể dễ dàng diễn giải
- Chiến lược kinh doanh của tổ chức của bạn trở nên dễ hiểu hơn;
- Các nhà quản lý có thể triển khai mô hình RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed – Trách nhiệm, Tin cậy, Được Tư vấn, Được Thông tin )
- Nhân viên có quyền truy cập vào thông tin cập nhật và theo thời gian thực, dễ dàng điều hướng cho tất cả các nhóm;
- Nhiều quy trình tự động hóa hơn có thể thay thế công việc của con người, điều này không chỉ có nghĩa là ít lỗi hơn mà còn các nhóm làm việc có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ không thể tự động hóa được;
- Có thể trực quan hóa tất cả các hoạt động kinh doanh trên tất cả các chức năng;
- Các công cụ để cải tiến liên tục sẽ có sẵn và tất cả những người làm việc bên ngoài văn phòng đều có quyền truy cập vào chúng;
- Các nhóm thậm chí có thể trở nên hiệu quả hơn và ít hoặc không lãng phí thời gian;
- Khách hàng sẽ hài lòng hơn và sẽ có ít khiếu nại hơn.
Cách chọn Nền tảng BPM và QMS phù hợp
- Giao diện người dùng và UX thân thiện để thu hút người dùng
- Trách nhiệm giải trình rõ ràng
- Có đáng để đầu tư hay không?
- Tích hợp phân tích báo cáo hay không?
- Khả năng mô hình quy trình kinh doanh và tự động hóa để vẽ lưu đồ và tối ưu hóa quy trình
Lựa chọn Tự động hóa với doBPM
- Cộng tác trong doanh nghiệp: doBPM thuộc nền tảng Dogoo Office cũng có thể giúp tổ chức của bạn với các tính năng cộng tác vì nó có thể giữ tất cả các thành viên trên cùng một nền tảng và cập nhật dữ liệu mới nhất. Vì vậy, mọi nhân viên sẽ biết về mục tiêu, chiến lược, tầm nhìn và sứ mệnh kinh doanh của bạn.
- Giao tiếp và gắn kết: doBPM tích hợp trên nền tảng Dogoo Office cũng là người hỗ trợ giao tiếp có thể giúp dễ dàng liên lạc trong tổ chức của bạn. Vì vậy, việc quản lý con người và quản lý dự án sẽ dễ dàng hơn và các nhóm sẽ vui vẻ hơn khi họ có thể chia sẻ và lên ý tưởng về các chủ đề khác nhau. Bạn có thể tương tác với nhóm qua khung thảo luận, chat nội bộ,…
- Quản lý quy trình: với tư cách là một công cụ BPM, doBPM cũng có thể cho phép lập lưu đồ, lập tài liệu và tự động hóa tất cả các quy trình kinh doanh của bạn trong các bộ phận khác nhau.
- Thiết kế lại: doBPM cho phép bạn cung cấp các cải tiến cho những quy trình công việc yêu cầu thiết kế lại trong khi có toàn quyền kiểm soát các phiên bản quy trình công việc.
- Ra quyết định dựa trên bằng chứng: doBPM có các tính năng phân tích có thể phân tích các số liệu có thể đo lường năng suất, quy trình và kết quả.
- Quản lý quan hệ khách hàng: doBPM cũng có thể giúp tổ chức của bạn bằng cách quản lý các liên hệ của bạn (nhà cung cấp, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp) và các đầu mối để xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài thành công, đồng thời tạo và quản lý các liên hệ cũng như tài khoản thông qua các mô-đun quản lý trường hợp.
- Tích hợp: doBPM được tích hợp với bất kỳ phân hệ nào (ví dụ: Work, HRM, Đề xuất, Kế toán, CRM, v.v.) hỗ trợ hoạt động của một tổ chức.
- Có App điện thoại quản lý từ xa
Và quan trọng, bạn có thể đăng ký trải nghiệm thử miễn phí tại đây!
Phần kết luận
- Số hóa doanh nghiệp: Tại sao nền tảng BPM là cơ bản
- Tối ưu hoá chi phí nhân sự và nâng cao năng suất lao động
Dogoo.vn
