Dùng thử FreeThị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay khiến các doanh nghiệp thực sự căng thẳng. Đừng bỏ qua cơ hội vượt lên trên với công nghệ vượt trội và quy trình làm việc hiệu quả (BPM).
Tại sao bạn cần quy trình kinh doanh?
Nền kinh tế toàn cầu ngày nay nói chung là khá khó khăn đối với tất cả các doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đúng hơn đối với các công ty quy mô vừa và nhỏ để phát triển. Các công ty nhỏ hơn không chỉ gặp phải sự cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp, tập đoàn đã có tên tuổi. Điều này khiến các chủ doanh nghiệp cảm thấy buộc phải tìm cách tăng năng suất đồng thời cắt giảm chi phí để duy trì hoạt động.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc điều hành công việc kinh doanh của mình thì bạn không đơn độc. Nhưng thay vì lo lắng về tương lai của công ty, tại sao bạn không thực hiện các biện pháp chủ động hơn để cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty? Bắt đầu bằng cách chú ý hơn đến quy trình kinh doanh của bạn và tìm cách quản lý chúng.
Nhưng bạn có thể thắc mắc quy trình kinh doanh là gì? Và tại sao chúng lại quan trọng?
Công cụ BPM giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh
Quy trình kinh doanh
Nói một cách đơn giản, quy trình kinh doanh giống như bản kế hoạch chi tiết để qua đó tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Bất kể quy mô và quy mô hoạt động của bạn như thế nào, bạn đều cần một quy trình kinh doanh để hoạt động.
Một quy trình kinh doanh bao gồm các nhiệm vụ được liên kết với nhau để hoàn thành mục tiêu của tổ chức hoặc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.
Có thể bạn chưa nhận thức được điều này nhưng hầu hết mọi việc bạn làm trong hoạt động hàng ngày đều là một quy trình kinh doanh. Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý tài chính, kế toán, lập kế hoạch chiến lược và quản trị công ty của bạn đều là các quy trình kinh doanh.
Hiện nay, quy trình kinh doanh được chia thành ba loại khác nhau:
-
- Quy trình vận hành là các hoạt động kinh doanh thiết yếu nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ và do đó mang lại giá trị trực tiếp cho khách hàng.
- Quy trình hỗ trợ là các quy trình tiếp theo hỗ trợ các quy trình vận hành và không mang lại giá trị cho khách hàng.
- Quy trình quản lý: là các quy trình liên quan đến việc đo lường, giám sát và kiểm soát các thủ tục và hệ thống kinh doanh.
Tạo quy trình kinh doanh
Để tạo ra một quy trình kinh doanh, hầu hết các tổ chức đều tuân theo cùng một chu trình.
-
-
- Xác định các mục tiêu
- Lập kế hoạch, vẽ lưu đồ/sơ đồ và thuyết minh quy trình
- Chỉ định nhiệm vụ
- Kiểm tra
- Thực hiện
- Theo dõi kết quả
- Nhân rộng triển khai quy trình
-
Lý tưởng nhất là quy trình kinh doanh của bạn phải đáp ứng các yêu cầu sau: Đầu tiên, nó phải hữu hạn, nghĩa là nó có điểm bắt đầu và điểm kết thúc được xác định rõ ràng.
BPM giúp giám sát đánh giá quy trình kinh doanh hiệu quả
Thứ hai, nó phải được lặp lại. Quy trình kinh doanh của bạn sẽ mang lại kết quả tương tự ngay cả khi nó được chạy đi chạy lại. Thứ ba, mọi bước trong quy trình đều phải tạo ra giá trị; nếu không, bước đó không nên tồn tại.
Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nó phải linh hoạt; cho phép và tiếp thu những thay đổi để cải tiến khi cần thiết.
Để đo lường sự thành công của quy trình kinh doanh, bạn phải theo dõi cẩn thận quy trình từ đầu đến cuối, bao gồm cả việc hoàn thành từng giai đoạn/điểm chuẩn trong quy trình. Quy trình kinh doanh phải hoàn thành mục đích giúp tổ chức đạt được mục tiêu trong thời gian dự kiến bằng cách sử dụng các nguồn lực hiện có. Nếu không, bạn phải nghiên cứu và vẽ lại sơ đồ quy trình.
Quản lý quy trình kinh doanh
Quản lý quy trình kinh doanh hay BPM là chiến lược mà các tổ chức sử dụng để giám sát các quy trình đã triển khai và xác nhận rằng chúng đang hoạt động trơn tru. Ngày nay, hầu hết các công ty sử dụng phần mềm BPM để giám sát và quản lý cả quy trình tự động và không tự động, đồng thời đánh giá những lĩnh vực nào cần cải thiện.
Quản lý quy trình kinh doanh của bạn đúng cách là điều cần thiết cho sự thành công của họ. Luôn nhớ rằng ý tưởng chính đằng sau việc tạo quy trình kinh doanh là đơn giản hóa và hợp lý hóa các hoạt động. Bất cứ điều gì không góp phần vào hiệu quả đều phải được loại bỏ.
Một quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng sẽ giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh rõ ràng hơn. Bằng cách xác định các nhiệm vụ quan trọng đối với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn của bạn, bạn có thể sắp xếp hợp lý mọi người và các chức năng để họ hoạt động hướng tới mục tiêu mong muốn của bạn.
Bằng cách tiêu chuẩn hóa các quy trình và chỉ định nhiệm vụ một cách hiệu quả, bạn có thể ngăn chặn sự hỗn loạn có thể xảy ra khi ứng dụng phần mềm trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp mình. Các tiêu chuẩn chi tiết này cũng nâng cao trách nhiệm giải trình và đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức.
Tóm lại
Hãy nhớ rằng quy trình kinh doanh chỉ hiệu quả khi nó được quản lý. Liên tục theo dõi và nâng cao quy trình kinh doanh của bạn là cách tốt nhất để đảm bảo rằng chúng đang hoạt động theo hướng mục tiêu của bạn.
>> Xem thêm:
- Tự động hóa quy trình làm việc với Blockchain: Ứng dụng trong ngành thực phẩm
- Tự động hóa doanh nghiệp có thể thúc đẩy tăng trưởng như thế nào?
Dogoo.vn