Việc thanh toán hóa đơn đúng hạn, mọi lúc là rất quan trọng để duy trì các mối quan hệ kinh doanh có giá trị này ở trạng thái tốt. Kiểm soát số hóa quy trình phê duyệt hóa đơn sẽ hỗ trợ kinh doanh
Đây là giá trị của quy trình phê duyệt hóa đơn. Các quy trình này cấu trúc và tổ chức cách xác thực và thanh toán hóa đơn rõ ràng. Điều này giúp cho khoản thanh toán nhất quán và đáng tin cậy. Quy trình phê duyệt tự động có thể giúp hợp lý hóa các quy trình lập hóa đơn của bạn và tiết kiệm thời gian cũng như tiền bạc cho tổ chức của bạn.
Tất cả những gì bạn cần để tạo quy trình phê duyệt hóa đơn là hiểu rõ các quy trình này là gì và cách chúng vận hành. Bạn cũng cần biết nên sử dụng công cụ quy trình làm việc nào để đảm bảo rằng quy trình làm việc của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể.
Số hóa quy trình xuất hóa đơn chính xác, bảo mật
Sau đây là những điều bạn cần biết để tạo quy trình phê duyệt hóa đơn thành công.
Hiểu quy trình phê duyệt hóa đơn
Nội dung tóm tắt
hide
Quy trình phê duyệt hóa đơn là các quy trình mà doanh nghiệp có thể tuân theo để hợp lý hóa quy trình xử lý hóa đơn và phê duyệt hóa đơn để thanh toán nhanh chóng. Chúng hỗ trợ kiểm tra xác định hóa đơn có chính xác và hợp lệ hay không.
Các quy trình công việc này bắt đầu khi nhà cung cấp gửi hóa đơn để thanh toán. Hóa đơn được xem xét để đảm bảo rằng các dịch vụ, thông tin và số tiền được lập trên hóa đơn là hợp lệ trước khi được thanh toán. Sau khi mọi thứ được xác thực và hóa đơn được phê duyệt, tiến trình thanh toán có thể được xử lý.
Các bước để tạo quy trình phê duyệt hóa đơn
Quy trình phê duyệt hóa đơn sẽ tự nhiên khác nhau giữa các loại hình doanh nghiệp. Nhưng các bước cơ bản cần thiết để thiết lập chúng là tương tự nhau.
1. Thiết lập cơ sở dữ liệu để nhận hóa đơn
Quy trình phê duyệt hóa đơn của bạn sẽ bắt đầu bằng cách chuyển tất cả hóa đơn sang hàng đợi để xác thực. Điều này sẽ đơn giản hóa quá trình theo dõi và xử lý chúng một cách có tổ chức.
Bạn có thể tạo một địa chỉ email được chỉ định để chỉ nhận hóa đơn. Hoặc bạn có thể tạo biểu mẫu gửi hóa đơn tùy chỉnh sẽ tự động thêm mọi hóa đơn đã gửi vào hàng đợi.
Truyền và nhận dữ liệu và phê duyệt tự động
2. Chỉ định Điều kiện Phê duyệt
Nhóm của bạn sẽ cần xác định xem mỗi hóa đơn bạn nhận được có hợp lệ hay không trước khi được xử lý. Các điều kiện cho quy trình này sẽ khác nhau tùy thuộc vào ngành của bạn cũng như các sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Một số câu hỏi phổ biến mà bạn có thể sử dụng để xem lại hóa đơn bao gồm:
- Nhà cung cấp đã giao sản phẩm hoặc dịch vụ được lập hóa đơn chưa?
- Có bất kỳ mâu thuẫn nào trong hóa đơn cần phải được giải quyết trước không?
- Có bất kỳ vấn đề nào phát sinh liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ được lập hóa đơn để biện minh cho việc giảm giá hoặc đặt hàng lại không?
- Hóa đơn có đầy đủ và chính xác không và có chứa tất cả dữ liệu cần thiết để xử lý không? (Ví dụ thông tin hợp đồng, bàn giao…)
- Số tiền được chỉ định trên hóa đơn có phù hợp với giá được đàm phán giữa bạn và nhà cung cấp của bạn không?
3. Tạo một hệ thống phân cấp để phê duyệt
Hầu hết các doanh nghiệp đều có những người hoặc nhóm chuyên trách chịu trách nhiệm xác thực hóa đơn. Tuy nhiên, sự thiếu hiệu quả vẫn có thể xảy ra nếu bạn không có hệ thống phân cấp phê duyệt rõ ràng. Nếu bạn có một doanh nghiệp lớn hơn, bạn có thể chỉ định trưởng bộ phận hoặc người quản lý đưa ra quyết định về hóa đơn cụ thể cho bộ phận của họ.
Thay vào đó, các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể có kế toán viên hoặc các thành viên nhóm cụ thể khác được chỉ định để xác thực hóa đơn của họ. Đảm bảo rằng bạn có ý tưởng rõ ràng về người chịu trách nhiệm phê duyệt hóa đơn và họ được giao nhiệm vụ xử lý hóa đơn nào.
4. Chỉ định các tuyến công việc
Quy trình phê duyệt hóa đơn thường tuân theo cấu trúc ‘nếu-thì’, cho phép bạn xác nhận rằng thông tin cơ bản là theo thứ tự và tăng dần mức độ phức tạp của quy trình xác thực của bạn. Ví dụ: nếu hóa đơn chỉ định tài khoản ngân hàng để xóa thanh toán, bạn có thể chuyển nó sang mục tiếp theo trong danh sách của mình. Nếu hóa đơn không cung cấp thông tin này thì bạn cần liên hệ với người gửi để yêu cầu thêm thông tin.
Bạn cũng có thể sử dụng quy trình này để thiết lập hệ thống phân cấp phê duyệt cho quy trình làm việc của mình. Ví dụ: nếu hóa đơn được gửi bởi nhà phát triển web, hãy gửi hóa đơn đó đến bộ phận CNTT của bạn để xác thực. Nhiều nhà phát triển sử dụng các mẫu hóa đơn cung cấp bảng phân tích đầy đủ về công việc đã hoàn thành. Nhưng nếu bảng phân tích này chứa đầy thuật ngữ kỹ thuật thì nó cần được xác nhận bởi người có thể hiểu và xác minh rằng chi phí là chính xác.
Khi quy trình công việc của bạn được thiết lập, bạn sẽ có khả năng giảm thiểu bất kỳ sự không chắc chắn nào liên quan đến các giao thức xử lý hóa đơn của mình. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn dễ dàng phê duyệt hóa đơn nhanh hơn.
doBPM giúp tạo quy trình phê duyệt hóa đơn của bạn
Quy trình hóa đơn được xây dựng bằng công nghệ low-code | cách tiếp cận cộng sự
Theo thống kê kế toán từ G2, 80% công ty đã trải nghiệm những lợi ích của tự động hóa hóa đơn mong muốn tăng đầu tư của họ trong ba năm tới.
Quy trình công việc tự động tận dụng tối đa cơ cấu tổ chức để cung cấp thiết kế quy trình trực quan và giám sát hành động. Nền tảng doBPM – Tự động hóa quy trình có thể được sử dụng để tùy chỉnh và tự động hóa quy trình công việc nhằm tiết kiệm thời gian cho bạn, giảm tỷ lệ lỗi của con người liên quan đến xử lý và phê duyệt hóa đơn, đồng thời đơn giản hóa các quy trình liên quan đến việc giải quyết hóa đơn bạn nhận được từ các nhà cung cấp của bạn.
Ứng dụng kéo thả vẽ quy trình tự động thú vị của Dogoo
Sử dụng Trình thiết kế quy trình làm việc của Dogoo để điều hướng và sửa đổi các quy trình hiện có, tạo quy trình công việc mới phù hợp với doanh nghiệp của bạn bằng cách sử dụng các công cụ kéo và thả BPMN 2.0 thân thiện với người dùng. Tuyệt vời hơn! Bạn có thể kiểm tra và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn dễ dàng nhờ đội ngũ hỗ trợ, tư vấn nhiệt tình của Dogoo.
>> Xem thêm:
- 05 lý do tuyệt vời để bắt đầu sử dụng quy trình làm việc ngay hôm nay!
- Số hóa doanh nghiệp: Tại sao nền tảng BPM là cơ bản
Dogoo.vn
