Ngày nay, quản lý dự án là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Người quản lý dự án phải có khả năng nghiên cứu, lập kế hoạch, tổ chức, duy trì và quản lý thời gian, ngân sách và các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu của dự án và các mốc quan trọng của dự án để hoàn thành.
Tự động hóa cho người quản lý dự án
Nội dung tóm tắt
hide
Các nhà quản lý dự án hiện có sẵn nhiều công cụ có thể giúp họ quản lý các nhiệm vụ mà họ thậm chí không có vài năm trước đây.
Các nhà quản lý dự án ngày nay có thể tiếp cận nhiều công nghệ khác nhau trên máy tính hoặc thông qua các ứng dụng trên điện thoại thông minh, bao gồm cả những công nghệ sử dụng trí tuệ nhân tạo. Những công nghệ này giúp người quản lý dự án thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà không phải dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn cho chúng. Kết quả là một cách có hệ thống để giữ cho các dự án được tổ chức và đi đúng hướng.
Ví dụ, email và thông tin liên lạc thông thường có thể hoàn toàn tự động. Các cuộc họp dự án có thể được lên lịch với các thông báo được gửi cho người tham gia thường xuyên bằng công cụ theo dõi email. Các công cụ quản lý dự án khác có thể giúp người quản lý theo dõi quãng đường đã đi và chi phí chung bằng cách quét và giữ tổng số biên lai và đơn đặt hàng đang hoạt động.
Tự động hóa cũng có thể theo dõi các sản phẩm bàn giao, chẳng hạn như trạng thái mua sắm sản phẩm, đồng thời giúp khách hàng, thành viên nhóm và các bên liên quan theo kịp dự án. Hơn nữa, họ có thể thông báo cho họ về các rào cản và các vấn đề khác cần giải quyết.
Các bước tự động hóa cho quản lý dự án
Sau đây là năm bước cần thiết trong quản lý dự án:
1. Xác định dự án
Cột mốc đầu tiên của quản lý dự án là nhận ra rằng một dự án đáng để thực hiện và xác định mục tiêu tổng thể của dự án. Khi đề xuất một dự án, các bên liên quan và người quản lý dự án nên có ý tưởng rõ ràng về:
- Các mục tiêu và những gì dự án sẽ đạt được
- Xác định kỳ vọng của khách hàng, quản lý và các bên liên quan
- Xác định phạm vi dự án
Xác định phạm vi dự án rõ ràng là điều cần thiết
Phần lớn giai đoạn này sẽ là tương tác giữa người quản lý dự án, các bên liên quan và các thành viên ban đầu của nhóm dự án. Điều này có thể bao gồm các cuộc họp trực tiếp và email hoặc một nền tảng trao đổi thông tin tập trung.
Công cụ hỗ trợ:
- Lập lịch trình họp, sự kiện: doCalendar
- Nền tảng trao đổi thông tin dự án tập trung: doWork
2. Lập kế hoạch dự án
Phần tiếp theo của quản lý dự án là tinh chỉnh thêm phạm vi dự án và cách nó sẽ được hoàn thành theo các nhiệm vụ cần thiết, các giai đoạn dự án hoặc các mốc quan trọng của dự án và các hoạt động cần thiết để đáp ứng các mục tiêu này. Đây là thời gian mà các nhà quản lý dự án sẽ:
- Đặt các cân nhắc về ngân sách về mục tiêu, nguồn lực và chi phí để phân phối đúng thời hạn, ngân sách và thông số kỹ thuật đã thỏa thuận
- Xác định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án
- Ước tính chi phí để mua thiết bị, vật liệu, cũng như thuê và đào tạo nhân viên để thực hiện dự án và đưa nó đến một kết luận thành công
- Phác thảo các cân nhắc như giấy phép, hợp đồng, cơ sở hạ tầng cần thiết, rủi ro và các vấn đề tiềm ẩn có thể làm chậm trễ dự án của bạn và ước tính thời gian cần thiết để giải quyết chúng
Có một số giải pháp phần mềm để gửi tài liệu dự án và các thông tin liên lạc cần thiết khác tới các thành viên thích hợp trong nhóm.
Công cụ hỗ trợ:
- Quản lý dự án: Công việc, Ngân sách, Tiến độ, Nhân sự, Tài liệu với doWork
Cân nhắc cả kế hoạch dự phòng cho dự án
3. Mua sắm tài nguyên
Khi các nhà quản lý dự án đã phê duyệt ngân sách và phân bổ vốn, họ đặt kế hoạch vào một môi trường trực quan như doWork. Sau đó, họ chỉ cho nhóm dự án những nhiệm vụ họ cần thực hiện, ai và khi nào đến hạn.
Khi phần này của dự án được tự động hóa, nó có thể đẩy nhanh quá trình phê duyệt. Tự động hóa cũng có thể cung cấp cho mọi người tham gia một bức tranh rõ ràng về vai trò của họ trong một dự án và các quy trình cần thiết để hoàn thành chúng một cách hợp lý và có tổ chức.
Công cụ hỗ trợ:
Quản lý mọi yếu tố liên quan dự án
4. Triển khai & Thực hiện Dự án
Sau khi khởi chạy, người quản lý dự án phải theo dõi các nhiệm vụ, ngân sách và chi phí. Người quản lý dự án thông báo cho các thành viên trong nhóm, các bên liên quan về những gì đang xảy ra trong vòng đời của dự án. Việc tự động hóa các quy trình này giúp quản lý dự án quản lý thực hiện chức năng thông tin dễ dàng hơn.
Ví dụ: bạn có thể tạo các mẫu biểu mẫu cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên nhất. Công cụ tính toán có thể tính toán chi phí và theo dõi tiến trình trong dự án. Bảng Kanban và biểu đồ Gantt có thể được tạo tự động để lên lịch các yếu tố dự án cũng như các mốc quan trọng của dự án.
Người quản lý dự án cũng có thể tạo danh sách nhiệm vụ cho các thành viên để thực hiện và cập nhật tiến độ. Ngoài ra, người quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ, trạng thái. Đánh giá các yếu tố dự án cụ thể có thể ảnh hưởng đến ngân sách và lịch trình. Hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo kịp thời cho các thành viên
Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án chủ yếu theo dõi tiến độ và các khía cạnh đảm bảo chất lượng (QA) khác của dự án. Nếu cần có bất kỳ thay đổi nào, những khía cạnh này có thể được gửi đi để thông báo cho các bên liên quan, nhóm, người quản lý và giám đốc điều hành về tiến độ của dự án.
Công cụ hỗ trợ:
- Giao việc, nhắc việc, quản lý tiến độ: doWork
- Nền tảng thông tin chung: doWork
5. Kết thúc một dự án
Một dự án đi đến kết luận thành công khi nó đáp ứng các tiêu chí đặt ra trong các giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Hơn nữa, nó phải đáp ứng các kiểm soát chất lượng do người quản lý dự án và các bên liên quan đặt ra.
Cột mốc cuối cùng của dự án, quy trình kết thúc là một tập hợp các nhiệm vụ được thực hiện để hoàn thành tất cả các hoạt động gắn liền với một dự án. Tại thời điểm này, người quản lý dự án sẽ xác định xem dự án có thành công hay không. Một phần của quá trình này bao gồm:
- Tiến hành đánh giá sau dự án, bao gồm những thành công, thất bại và bài học kinh nghiệm
- Phát hành tất cả các tài liệu dự án có liên quan cho các bên liên quan, nhóm và khách hàng
- Kết thúc mọi giao dịch mua sắm
Đóng và lưu thông tin dự án sẽ rất hữu ích cho các dự án tương lai
Nếu không cần thay đổi thêm lệnh hoặc phụ lục, thì bước cuối cùng có thể được thực hiện. Bước cuối cùng này đề cập đến việc nhận được sự chấp nhận của khách hàng hoặc các bên liên quan để giải phóng người quản lý và nhóm dự án.
Các quy trình này có thể được tự động hóa và cung cấp để người quản lý dự án tạo báo cáo cuối cùng. Sau đó, người quản lý dự án có thể gửi các báo cáo này cho mọi người có liên quan đến dự án. Thông tin này cũng có thể được phân tích và làm tài liệu tham khảo cho bất kỳ dự án bổ sung nào.
Công cụ hỗ trợ:
- Báo cáo tiến độ, trạng thái: doWork
>> Xem thêm:
- Cách tăng cường hiệu quả quản lý dự án với tự động hóa
- Cách cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và phòng ban với Tự động hóa
Dogoo.vn
