47% nhân viên làm việc từ xa cho biết rằng việc quản lý sự tập trung khi WFH là thách thức lớn nhất của họ. Những thách thức khác ở vị trí cao trong danh sách bao gồm cộng tác với đồng nghiệp, động lực, phát triển nghề nghiệp và tình trạng kiệt sức.
Cho dù doanh nghiệp của bạn đã đưa ra quyết định làm việc từ xa hay tình hình toàn cầu hiện tại buộc phải di chuyển, thì sẽ luôn có những trở ngại. Với công việc từ xa, bạn đang chuyển từ thiết lập tập trung mà bạn có thể kiểm soát và dễ dàng theo dõi sang một thiết lập linh hoạt hơn mà phần lớn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Việc giữ liên lạc với lực lượng lao động của bạn và theo dõi cách họ làm trong cuộc sống công việc hàng ngày cũng khó khăn hơn.
Một trong những cuộc trò chuyện lớn nhất diễn ra xung quanh công nghệ và làm việc từ xa là tự động hóa. Trọng tâm chính là cách các quy trình tự động hóa trong một doanh nghiệp có thể loại bỏ các điểm vướng mắc mà hình thức làm việc từ xa đã phát hiện ra.
Các nhà quản lý và chủ sở hữu doanh nghiệp đang xem xét cách họ có thể cải thiện trải nghiệm cho nhân viên của mình và đảm bảo rằng các mục tiêu của công ty vẫn được đáp ứng.
Duy trì Quy trình của Dự án
Trong môi trường văn phòng thông thường, thật dễ dàng để kéo các thành viên trong nhóm về một dự án cụ thể vào một cuộc họp cập nhật nhanh. Nhân viên cũng có thể đi bộ đến bàn của nhau và trò chuyện về tiến độ của một công việc cụ thể. Điều này vẫn có thể thực hiện được nhờ phần mềm trò chuyện và giải pháp hội nghị truyền hình. Tuy nhiên, các cuộc trò chuyện dễ bị bỏ qua hoặc hiểu sai và các cuộc họp trực tuyến không phải lúc nào cũng dễ tổ chức.
Chủ động giao việc và nhận việc trên phần mềm dự án
Với giải pháp tự động hóa phù hợp với doanh nghiệp, mọi người có thể ngay lập tức xem những gì đang diễn ra và ai chịu trách nhiệm về phần việc trong đó. Điều này giúp duy trì hình thức chịu trách nhiệm ngay cả khi bạn không gặp mặt trực tiếp. Nó cũng tạo điều kiện hợp tác, đặc biệt là khi phần mềm cho phép nhiều người làm việc đồng thời trong một dự án.
Giảm bớt áp lực lên bộ phận CNTT của bạn
Việc chuyển sang làm việc từ xa sẽ không dễ dàng đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những người không mong đợi điều đó xảy ra. Nhóm CNTT của bạn có thể đã làm việc ngoài giờ để giúp mọi người thiết lập máy móc chính xác tại nhà. Và họ phải đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập chính xác vào công việc họ làm. Bảo mật trực tuyến cũng đã trở thành mối quan tâm lớn đối với các doanh nghiệp vì giờ đây mọi người cần truy cập thông tin công ty từ nhà, thay vì từ máy chủ văn phòng nội bộ.
Tự động hóa các quy trình như giám sát bảo mật và thậm chí trả lời các truy vấn hỗ trợ cơ bản có thể giải phóng rất nhiều thời gian cho các chuyên gia CNTT của bạn. Họ có thể tập trung vào việc duy trì hoạt động của hệ thống, trong khi các giải pháp rô-bốt và trí tuệ nhân tạo hỗ trợ sẽ hỗ trợ trong nền các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại.
Truy cập từ xa khả dụng
Một trong những vấn đề chính mà các doanh nghiệp gặp phải khi đột ngột chuyển sang thiết lập từ xa là nhận ra mức độ phụ thuộc của họ vào hệ thống của họ trong văn phòng. Các hệ thống cũ hơn được cài đặt nhiều năm trước khi làm việc từ xa thậm chí còn là một tùy chọn có thể không thể thiếu đối với cách thức hoạt động của các công ty cũ hơn. Tuy nhiên, chúng có thể không đồng bộ được với các phương pháp làm việc trực tuyến.
Truy cập dữ liệu tập trung từ xa với công cụ điện toán đám mây
Để đại tu các hệ thống này sẽ là một nhiệm vụ lớn và có thể sẽ đòi hỏi một lượng lớn thời gian, nhân lực và tiền bạc. Bạn cũng có thể phải gián đoạn quy trình công việc và tạm dừng sản xuất hoặc đầu ra trong một khoảng thời gian trong khi bạn cố gắng cải thiện các hệ thống cũ.
Giải pháp thay thế là Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA) hoặc AI có thể thu hẹp khoảng cách giữa hệ thống cũ và thiết lập mới, từ xa của bạn. Các giải pháp này có thể thu thập thông tin cần thiết khi được yêu cầu và chia sẻ thông tin đó với những nhân viên yêu cầu.
Rô-bốt thông minh có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian vì chúng có thể quét hệ thống nhanh hơn rất nhiều so với con người để tìm thông tin cần thiết.
Xóa các tác vụ quản trị không cần thiết
Nhiệm vụ hành chính là nguyên nhân của hầu hết các nhân viên. Ngoại trừ những người được tuyển dụng đặc biệt để thực hiện các nhiệm vụ này. Những việc như điền vào bảng chấm công và tạo hóa đơn tốn nhiều thời gian và thường dẫn đến việc hoàn thành công việc vào phút cuối hoặc cản trở công việc thực tế. Đặt các hệ thống tự động hóa các loại nhiệm vụ này sẽ cho phép nhân viên của bạn tập trung vào công việc mà bạn thực sự đã thuê họ làm.
Việc tự động hóa các tác vụ này cũng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn vì một hệ thống được thiết lập đúng cách sẽ loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người. Bạn sẽ có thể thấy rằng ít lỗi xảy ra hơn và bạn có thể kiểm tra những thứ như bảng chấm công trong thời gian thực để xem các quy trình đang chạy như thế nào. Nó cho phép bạn giám sát tốt hơn những người làm việc từ xa và giúp nhân viên của bạn bớt lo lắng về những điều phiền nhiễu tầm thường.
Cải thiện Khả năng Giám sát Và Ghi lại Quy trình của bạn
Nhiều giải pháp tự động hóa quy trình về bản chất cho phép bạn tự động lưu giữ bản ghi về nhiệm vụ, quy trình, luồng công việc và lịch sử công việc được thực hiện trên một hệ thống. Khi quản lý lực lượng lao động từ xa, thông tin giám sát này có thể giống như vàng. Người quản lý có thể theo dõi mọi người dưới quyền mà không cần phải liên tục yêu cầu cập nhật. Bạn cũng có thể xem lại nếu có sự cố để xem nó có thể xảy ra ở đâu.
Tự động hóa giúp nhân sự làm việc từ xa hiệu quả
Điều này có thể giống như “giám sát 24/7” nhưng nó có thể giúp bạn bớt đau lòng hoặc đau đầu sau này. Các quy trình đã hoàn thành được lưu trữ để bạn có thể tham khảo lại thông tin hoặc quyết định được đưa ra sau này.
Người quản lý tạo quy trình công việc có thể theo dõi lịch sử phiên bản và có thể khôi phục về các phiên bản trước đó trong trường hợp có lỗi nghiêm trọng hoặc nếu quy trình công việc đi theo một hướng khác. Việc các yếu tố này được ghi lại tự động sẽ cung cấp cho bạn một vùng đệm để đảm bảo rằng công việc sẽ không bị mất và các quy trình có thể tiếp tục tiến lên.
Tổng kết
Tự động hóa tại nơi làm việc từ xa chắc chắn mang lại những lợi ích lớn. Từ các công cụ cộng tác đến các công cụ tự động hóa quy trình đảm nhận các nhiệm vụ nhỏ và hợp lý hóa các quy trình, lợi thế là rất rõ ràng.
Nó không lấy đi yếu tố con người, nó chỉ đơn giản là tăng cường nó. Bạn không thay thế lực lượng lao động của mình bằng máy móc—bạn chỉ đơn giản là làm cho trải nghiệm làm việc trở nên hiệu quả và năng suất hơn.
>> Xem thêm:
- Làm việc trên đám mây và Cộng tác nhóm cho người mới bắt đầu
- Các kỹ thuật giải quyết vấn đề tại nơi làm việc
Dogoo.vn
