Đối với doanh nghiệp quy mô lớn thì các quy trình thủ công không còn đáp ứng được hoạt động kinh doanh nữa. Thay vào đó, doanh nghiệp cần phải số hoá các quy trình bằng phần mềm. Vậy, làm thế nào để lựa chọn được phần mềm số hoá quy trình phù hợp và hiệu quả?
Số hoá quy trình là gì?
Số hoá quy trình là hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình làm việc, quản lý để vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn. Khi số hoá quy trình, các tài liệu hay thông tin sẽ được chuyển từ lưu trữ thủ công sang kỹ thuật số để các nhân viên, nhà quản trị làm việc với năng suất cao hơn. Ví dụ: các thông tin về dự án được số hoá và lưu trữ trên phần mềm. Nhân viên thực hiện dự án sẽ dễ dàng nắm bắt được thông tin về dự án và cập nhật nhiệm vụ của mình trong thời gian sớm nhất.Từ đó quy trình thực hiện dự án cũng được số hoá và dự án sẽ hoạt động hiệu quả hơn.
Trong thời kì công nghệ phát triển như hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn đều sử dụng phần mềm để số hoá các quy trình. Đặc biệt, với các doanh nghiệp quy mô rộng lớn thì việc số hoá sẽ lưu trữ mọi thông tin, dữ liệu và giúp xây dựng quy trình làm việc tối giản các bước sao cho hiệu quả nhất.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm số hoá quy trình
Phần mềm số hoá quy trình mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Phần mềm mang lại lợi ích dài hạn và có thể tác động đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích của phần mềm mà bạn nên biết.
Năng suất công việc được nâng cao
Khi sử dụng phần mềm, một số hoạt động lặp đi lặp lại trong quy trình làm việc sẽ được tự động hoá. Vì thế, quy trình làm việc diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn. Từ đó nâng cao năng suất làm việc cho doanh nghiệp. Khi áp dụng số hoá quy trình thì các nhân viên cũng cập nhật được nhiệm vụ của mình trong thời gian sớm nhất và có thêm thời gian để làm các công việc khác nữa.
Giảm thiểu chi phí hoạt động
Mục tiêu hoạt động, kinh doanh của các doanh nghiệp là thu về lợi nhuận cao. Và việc ứng dụng số hoá quy trình có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho 1 số hoạt động, từ đó gia tăng lợi nhuận. Theo 1 thống kê, số hoá có thể tiết kiệm đến 90% chi phí hoạt động cho 1 công việc nào đó. Vậy, vì sao số hoá tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp?
Khi ứng dụng phần mềm thì 1 số hoạt động sẽ được tự động hoá. Khi đó, doanh nghiệp không cần tốn quá nhiều chi phí để thuê nhiều nhân lực như trước nữa. Và số hoá quy trình nâng cao năng suất làm việc của các nhân viên trong doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy tăng doanh số.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm số hoá quy trình
Các quy trình được thực hiện nhất quán
Khi doanh nghiệp ứng dụng số hoá thì mọi quy trình đều được thực hiện 1 cách nhất quán. Ví dụ, số hoá quy trình chăm sóc khách hàng khiến cho mọi khách hàng đều được nhận dịch vụ đồng đều. Từ đó gia tăng trải nghiệm tốt cho khách hàng và khiến họ quay lại với doanh nghiệp vào những lần sau hoặc giới thiệu công ty tới nhiều người khác.
Nhà quản trị đưa ra quyết định dễ dàng hơn
Dựa vào những thông tin trên phần mềm, nhà quản trị có cơ sở để đưa ra quyết định đúng đắn cho các quy trình trong doanh nghiệp. Nhà quản trị sẽ thấy được dữ liệu của các quy trình và biết quy trình nào đang thực hiện tốt, quy trình nào không tốt. Từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn.
Tăng trưởng quy mô lớn, doanh nghiệp cần quản lý quy trình
Tiêu chí chọn lựa phần mềm số hoá quy trình trong doanh nghiệp
Để lựa chọn được phần mềm số hoá phù hợp, bạn cần dựa vào 1 số tiêu chí sau:
- Phần mềm có đầy đủ tính năng để tự động hoá các quy trình kinh doanh. Đồng thời, phần mềm cung cấp giải phải để xây dựng và số hoá các quy trình sao cho hiệu quả nhất.
- Phần mềm cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng để toàn bộ nhân viên và nhà quản trị có thể dùng được.
- Bạn nên sử dụng phần mềm của đơn vị cung cấp uy tín, đồng thời có chính sách hỗ trợ nếu muốn phát triển phần mềm lớn hơn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
- Có rất nhiều công nghệ được ứng dụng vào ứng dụng số hoá quy trình. Hãy đảm bảo phần mềm được ứng dụng công nghệ tiên tiến với khả năng bảo mật tốt và được trang bị thêm công nghệ theo yêu cầu.
- Bạn nên so sánh các đơn vị cung cấp phần mềm cùng phân khúc, sau đó tìm ra đơn vị có mức giá tốt nhất.
Phần mềm số hoá quy trình rất quan trọng và cần thiết trong doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp và đáp ứng những tiêu chí đã đề ra.
>Xem thêm
Dogoo.vn
