Bạn là một startup, một công ty có quy mô siêu nhỏ. Liệu doanh nghiệp mới của bạn có cần xây dựng quy trình? Câu trả lời là có và bạn cũng đang thực hiện nó hàng ngày đấy!
Quy trình làm việc là gì
Thực tế là có thể hàng ngày bạn vẫn làm việc theo quy trình, chỉ là bạn chưa gọi tên nó và xác định rõ ràng hợp lý.
Quy trình hiểu đơn giản là một chuỗi hoạt động, cách thức bạn thực hiện một công việc, dự án,..Dòng công việc tự động hóa các phần cụ thể hoặc toàn bộ quy trình làm việc để tăng năng suất và loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại không cần thiết.
Đúng vậy, muốn đạt được kết quả thì bạn đều phải có cách thức. Cách thức đúng sẽ mang lại hiệu quả tốt. Cách thức sai sẽ mang lại hiệu quả kém. Việc dành chút thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng quy trình làm việc hợp lý sẽ giúp cho công việc của bạn quy củ hơn, năng suất hơn đấy!
Trả lời cho câu hỏi Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ có cần quy trình? Có, bạn sẽ cần xây dựng quy trình làm việc (workflow) thật hợp lý dù có thể rất đơn giản.
Có thể bạn chưa nghĩ đến các lợi ích tuyệt vời mà quy trình làm việc rõ ràng mang lại.
Quy trình làm việc là rất cần thiết
Lợi ích của xây dựng quy trình làm việc
1. Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp
Sẽ thật tuyệt vời nếu công việc của bạn được chạy theo một luồng quy trình rõ ràng ngay từ đầu. Bạn sẽ không gặp phải tình trạng công việc quá hạn, chậm tiến độ. Mọi bước trong quy trình đều do một người hoặc bộ phận đảm nhiệm. Do đó, bạn cũng dễ dàng truy trách nhiệm hơn. Điều này giúp cho nhân viên trong công ty có trách nhiệm hơn.
Sẽ tuyệt vời hơn nữa nếu bạn có thể vận hành và giám sát quy trình một cách tự động. Điều này xảy ra khi doanh nghiệp của bạn có một phần mềm quản lý quy trình. Bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian, tiền của khi mọi việc được vận hành thông suốt. Do đó, đừng ngần ngại tìm kiếm và trải nghiệm một nền tảng quản lý quy trình miễn phí.
2. Có thêm thời gian để đổi mới
Với việc công việc vận hành trơn tru, bạn sẽ có thêm thời gian tập trung nhiều hơn vào đổi mới và các nhiệm vụ có thể tác động trực tiếp đến sự phát triển kinh doanh của bạn; chẳng hạn như lên ý tưởng cho các dịch vụ mới, nói chuyện với khách hàng và nhận phản hồi cũng như đưa ra các ý tưởng sáng tạo.
Bạn sẽ được giải phóng khỏi những ràng buộc đáng tiếc (như là tìm và truy trách nhiệm khi công việc gặp trở ngại). Thời gian và đầu óc sẽ thảnh thơi hơn cho những ý tưởng, dự định mới. Biết đâu đây sẽ là tiền đề vươn xa hơn cho doanh nghiệp non trẻ của bạn.
3. Làm việc hiệu quả hơn
Không có gì lạ khi các doanh nghiệp nhỏ tạo điều kiện cho các nhân viên làm việc từ xa. Điều này đặc biệt đúng trong điều kiện dịch Covid 19 vừa qua. Làm việc online là một cụm từ quá quen thuộc. Tuy nhiên, việc quản lý nhóm từ xa có thể trở nên tẻ nhạt và khó chịu nếu bạn không điều chỉnh quy trình làm việc của mình để tạo điều kiện cho việc thiếu liên hệ trực tiếp.
Các quy trình làm việc rõ ràng, tự động cho phép bạn triển khai công việc hiệu quả hơn mà không cần giám sát nhiều. Bạn thậm chí có thể cho nhân viên làm việc từ xa mà không cần giám sát. Tự người lao động nắm được trách nhiệm của mình và cố gắng hoàn thiện nó. Bạn cũng dễ dàng đánh giá được hiệu quả sử dụng lao động hơn.
4. Tăng năng suất của nhân viên
Là một doanh nghiệp nhỏ, bạn không có tiền để lãng phí chỉ vì năng suất kém. Tự động và quy trình hóa cho phép bạn giữ trạng thái quy trình làm việc minh bạch để nhân viên của bạn có thể chủ động trong công việc. Không có thanh minh, chối tội, đổ lỗi. Quy trình tốt giúp bạn nhanh chóng phát hiện và loại bỏ tắc nghẽn công việc.
Nhân viên sẽ nhận thức rõ hơn về vai trò, trách nhiệm của mình. Từ đó cũng sẽ tập trung hơn vào công việc. Tay nghề chuyên môn và thái độ làm việc sẽ được cải thiện đáng kể. Người lao động cũng sẽ hiểu hơn về nghề nghiệp của mình. Điều này có tác động rất lớn đến công tác nhân sự.
Cách xây dựng quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ
Việc tạo lập quy trình làm việc nghe có vẻ to tát nhưng không hề khó khăn như bạn tưởng. Để bắt đầu, hãy tham khảo hướng dẫn sau đây nhé.
Bước 1. Ghi chú về các quy trình công việc hiện tại:
Xác định các quy trình công việc hiện đang được sử dụng trong toàn doanh nghiệp và thảo luận với các bộ phận về các vấn đề họ gặp phải hiện tại. Ngoài ra, hãy lưu ý cách quy trình công việc thường được quản lý, cho dù với biểu mẫu giấy, biểu mẫu kỹ thuật số hay chuỗi email.
Bước 2. Xác định tài nguyên, đối tượng liên quan trong quy trình của bạn:
Ghi lại mọi người tham gia vào quy trình, đặc biệt là (những) người chịu trách nhiệm phê duyệt và đánh giá, vì đây là nơi khiến cho quy trình có xu hướng bị tắc nghẽn.
Bước 3. Xác định các kết quả đạt được mong muốn:
Ghi lại các kết quả đạt được của quy trình của bạn, chẳng hạn như doanh số, tiến độ, hoặc tài sản. Làm như vậy sẽ cho phép bạn tối ưu hóa quy trình hiệu quả hơn.
Tự động hóa quản lý quy trình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Bước 4. Liệt kê các bước và nhiệm vụ của quy trình:
Ghi lại tất cả các nhiệm vụ liên quan đến quy trình làm việc của bạn và xem xét mối quan hệ giữa chúng. Có bất kỳ nhiệm vụ song song nào có thể được hoàn thành đồng thời hoặc các nhiệm vụ có điều kiện phải được hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo không?
Bước 5. Xác định Trách nhiệm:
Liệt kê những người hiện đang tham gia vào quy trình làm việc và trách nhiệm của họ. Chú ý xem các nhiệm vụ cụ thể có cần phê duyệt hay không. Nếu có, hãy lưu ý ai phải phê duyệt nhiệm vụ đó. Ghi lại thông tin của tất cả các bên liên quan và quá trình tham gia của họ.
Bước 6. Tạo sơ đồ quy trình làm việc:
Để dễ hiểu hơn về quy trình, hãy bắt đầu vạch ra quy trình làm việc của bạn bằng cách sử dụng thông tin bạn có được trong các bước trước. Sơ đồ sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình của bạn, dễ hiểu và dễ làm theo. Quá trình này được gọi là lập sơ đồ quy trình công việc.
Bước 7. Kiểm tra quy trình làm việc của bạn:
Triển khai quy trình làm việc mới mà bạn đã tạo và ghi lại bằng cách thử nghiệm quy trình đó với tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan tham gia vào quy trình. Khuyến khích mọi người cung cấp phản hồi và ghi lại mọi vấn đề hoặc tắc nghẽn xảy ra để giúp bạn tìm ra điều gì hiệu quả và không hiệu quả.
Hiện nay có một số phần mềm có thể giúp giám sát tự động quy trình. Do đó, bạn có thể cân nhắc sử dụng chúng nếu cảm thấy việc kiểm tra quy trình gặp khó khăn.
Bước 8. Đào tạo nhóm của bạn:
Khi bạn đã kiểm tra quy trình làm việc của mình và thực hiện bất kỳ cải tiến cần thiết nào, hãy triển khai chương trình đào tạo hướng dẫn nhóm của bạn thông qua sơ đồ trực quan và các nhiệm vụ cần thiết của từng thành viên và các bên liên quan.
Bước 9. Triển khai quy trình làm việc:
Bắt đầu bằng cách triển khai quy trình làm việc mới trên một nhóm nhỏ để bắt đầu, sau đó tận dụng quy trình làm việc trên toàn bộ tổ chức của bạn, nếu có.
Trên đây là hướng dẫn cụ thể về Xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ. Ở các công ty quy mô lớn, việc xây dựng quy trình là bắt buộc và được thực hiện bài bản. Do đó, để đuổi kịp quy mô của các ông lớn, các doanh nghiệp mới đừng chần chừ lựa chọn xây dựng ngay một quy trình làm việc cụ thể nhé!
>> Xem thêm:
- 11 cách điều phối quy trình nâng tầm tự động hóa
- 05 dấu hiệu bạn cần Tự động hóa quy trình làm việc ngay!
Dogoo.vn
