Tài sản trong doanh nghiệp bao gồm nhiều thành phần như: trang thiết bị, máy móc, văn phòng phẩm,… Trong đó, văn phòng phẩm được sử dụng rất nhiều và thường xuyên. Để quản lý tài sản văn phòng phẩm hiệu quả thì không thể nào bỏ qua bước thống kê báo cáo.
Tại sao cần thống kê, báo cáo và quản lý tài sản văn phòng phẩm?
Văn phòng phẩm trong doanh nghiệp có số lượng khá nhiều và cũng đa dạng chủng loại. Ví dụ như: giấy in, bút, tệp tài liệu, máy tính trong văn phòng, bàn ghế,… Nếu doanh nghiệp không thống kê, báo cáo việc sử dụng văn phòng phẩm thì có thể gây nên những tổn thất nghiêm trọng.
Trước khi sử dụng văn phòng phẩm, doanh nghiệp đã lập danh sách các dụng cụ, thiết bị và kế hoạch sử dụng sao cho hợp lý. Thống kê, báo cáo sử dụng văn phòng phẩm giúp doanh nghiệp biết những trang thiết bị có được sử dụng đúng mục đích hay không. Đồng thời cũng đảm bảo các phòng ban dùng văn phòng phẩm trong giới hạn đã đặt ra. Từ đó tránh lãng phí và tiết kiệm chi phí cho công ty.
Thống kê, báo cáo sử dụng văn phòng phẩm sẽ giúp nhà quản trị biết những vật dụng nào được dùng với tần suất nhiều và thường xuyên. Từ thống kê, nhà quản trị sẽ xem xét mua văn phòng phẩm sử dụng nhiều với số lượng lớn để được giảm giá.
Nếu văn phòng phẩm hết mà không kịp bổ sung thì một số công việc sẽ bị gián đoạn và chậm tiến độ. Vì thế, quản lý thống kê báo cáo văn phòng phẩm là điều rất cần thiết. Doanh nghiệp có thể bổ sung kịp thời văn phòng phẩm để hoàn thành công việc trơn tru và đúng thời hạn.
Một số cách thống kê, báo cáo, quản lý tài sản văn phòng phẩm
Sử dụng công cụ Excel
Excel là công cụ thống kê, báo cáo văn phòng phẩm cho phép doanh nghiệp sử dụng miễn phí. Excel có nhiều ưu điểm để quản lý tài sản hiệu quả nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm. Ưu điểm lớn nhất khi ứng dụng Excel để thống kê, báo cáo là tiết kiệm chi phí và cách sử dụng đơn giản. Bên cạnh đó, công cụ cũng cho phép tạo danh sách các văn phòng phẩm theo từng file, theo dõi quá trình sử dụng và chỉnh sửa trong file quản lý.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì công cụ thống kê báo cáo văn phòng phẩm Excel cũng có nhiều nhược điểm. Excel không có khả năng bảo mật cao, cần nhiều thời gian để tạo các file báo cáo và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin.
Ứng dụng phần mềm hỗ trợ thống kê, báo cáo văn phòng phẩm
Để khắc phục hết những nhược điểm của Excel, người ta đã ứng dụng phần mềm quản lý tài sản như doAsset để hỗ trợ thống kê, báo cáo sử dụng văn phòng phẩm. Phần mềm có khả năng bảo mật và sao lưu dữ liệu khá tốt. Đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý các văn phòng phẩm đơn giản và hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tìm kiếm hay sửa đổi thông tin của văn phòng phẩm thì chỉ cần nhập vào ô tìm kiếm và đợi kết quả hiện ra chỉ trong vài giây.
Khi sử dụng phần mềm, dù doanh nghiệp của bạn có quy mô rộng và nhiều văn phòng phẩm tới đâu thì vẫn được hỗ trợ quản lý hiệu quả và chính xác. Phần mềm hỗ trợ xuất các thống kê, báo cáo chỉ trong vài phút để doanh nghiệp đưa ra quyết định quản trị văn phòng phẩm nhanh chóng, kịp thời. Bên cạnh đó, phần mềm cũng được tích hợp trên cả máy tính và thiết bị di động để doanh nghiệp quản lý tài sản văn phòng phẩm mọi lúc, mọi nơi.
Vậy, nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản hay excel?
Như đã trình bày ở trên, Excel và phần mềm quản lý tài sản đều có những ưu điểm riêng và hỗ trợ thống kê, báo cáo sử dụng văn phòng phẩm. Nếu doanh nghiệp quy mô nhỏ và không có quá nhiều văn phòng phẩm thì có thể sử dụng công cụ Excel để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy mô lớn thì quản lý văn phòng phẩm bằng Excel là rất khó. Khi đó, doanh nghiệp nên đầu tư xây dựng phần mềm quản lý tài sản.
Có thể thấy, thống kê báo cáo sử dụng văn phòng phẩm là hoạt động rất quan trọng trong quy trình quản lý tài sản. Nếu muốn trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý tài sản, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại office.dogoo.vn nhé!
>Xem thêm
Dogoo.vn
