Khi công nghệ phát triển, các tổ chức trong mọi ngành đều phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại trên thị trường và duy trì khả năng cạnh tranh, các tổ chức này phải nắm bắt kỷ nguyên số và xác định cách tối ưu hóa các quy trình kinh doanh nội bộ nhằm giảm chi phí và tăng doanh thu. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh có thể được triển khai với sự trợ giúp của phần mềm quản lý quy trình kinh doanh.
Quản lý quy trình kinh doanh là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh là một quá trình phức tạp để phân tích các quy trình kinh doanh và tự động hóa chúng với sự trợ giúp của phần mềm tự động hóa quy trình làm việc. Đây là một quá trình thử nghiệm, thay đổi và áp dụng để đưa ra quy trình làm việc tối ưu nhất.
Có rất nhiều phương pháp, kỹ thuật và công cụ hỗ trợ thiết kế, ban hành, quản lý và phân tích các quy trình kinh doanh hoạt động như được mô tả trong “Quản lý quy trình kinh doanh: Khảo sát toàn diện”. Nhìn chung, quy trình bao gồm các bước sau:
- Phân tích
- Lập mô hình
- Thực hiện
- Giám sát
- Bảo trì
- Tối ưu hóa
Các bước Quản lý quy trình kinh doanh
Cần phải hiểu ý nghĩa và giá trị của từng bước trên để tiến lên phía trước. Hãy cân nhắc đến những đặc thù của ngành cũng như những đặc điểm riêng của doanh nghiệp khi nghiên cứu các chiến thuật tự động hóa quy trình tốt nhất và tạo bản thảo đầu tiên của kế hoạch tự động hóa. Làm việc với các mẫu quy trình công việc, ví dụ về quy trình công việc và một cố vấn quản lý quy trình kinh doanh chuyên nghiệp có thể cứu cánh trong giai đoạn lập kế hoạch.
Lợi ích của Quản lý quy trình kinh doanh là gì?
Khi chuyển sang cải tiến quy trình, bạn không chỉ có thể mong đợi cấu trúc và luồng hoạt động kinh doanh tốt hơn mà còn nhiều lợi ích khác như mô tả dưới đây:
Nhân sự
Bắt đầu từ yếu tố con người, nguồn lực có giá trị nhất của một doanh nghiệp, phần mềm BPM đã được chứng minh không chỉ giúp nhân viên cảm thấy hài lòng hơn mà còn tăng năng suất.
Tự động hóa quy trình công việc loại bỏ các bước thừa và xác định việc phân công một loạt các nhiệm vụ theo cách mà bất kỳ ai liên quan đều có thể truy cập trực tiếp vào thông tin và không lãng phí thời gian vào việc phê duyệt và yêu cầu làm rõ. Tự động hóa cũng cho phép xử lý song song các nhiệm vụ không phụ thuộc lẫn nhau, giúp giảm tổng thời gian thực hiện quy trình.
Đo lường chất lượng
Chất lượng quy trình có thể được đo lường bằng các tiêu chuẩn được tuân theo trong quá trình thực hiện và chất lượng của các sản phẩm. Đôi khi chúng ta nhận thấy rằng các quy trình lặp lại giống hệt nhau hoặc tương tự nhau có thể có kết quả hoàn toàn khác nhau. Đây là hậu quả tất yếu khi bạn không chuẩn hóa quy trình.
Quản lý quy trình BPM mang lại dữ liệu kinh doanh hiệu quả
Tự động hóa quy trình làm việc đảm bảo rằng các quy trình lặp lại tương tự hoặc giống hệt nhau sẽ luôn được thực hiện theo cùng một cách, thông qua các hướng dẫn cụ thể cùng với việc phân công nhiệm vụ trong từng bước của quy trình làm việc.
Giám sát và Báo cáo là chìa khóa để tối ưu hóa quy trình hiệu quả. Trong trường hợp bạn chưa áp dụng công cụ quản lý quy trình kinh doanh, bạn sẽ nhận thấy sự cải thiện nhanh chóng về số liệu hiệu suất khi bạn bắt đầu chạy quy trình làm việc.
Tuy nhiên, ngay cả sau khi tự động hóa quy trình làm việc, việc giám sát hiệu suất sẽ cung cấp cho bạn thông tin có giá trị về các điểm cần cải thiện. Bằng cách sử dụng dữ liệu này để tối ưu hóa quy trình làm việc hơn nữa, bạn sẽ có thể đạt được kết quả mong đợi.
Danh sách lợi ích chuyển đổi số vẫn tiếp tục cập nhật…
Ngoài ra, Có thể kể đến sự nhanh nhẹn, tính minh bạch giữa các bộ phận kinh doanh khác nhau, hiệu quả về chi phí và sự hài lòng của khách hàng.
Nhìn vào bức tranh toàn cảnh về chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số, bạn sẽ nhận thấy nhiều lợi ích hơn nữa trên đường đi có thể phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh của bạn.
Cách triển khai chuyển đổi số với BPM
Chuyển đổi số thường có nghĩa là có phần mềm thông minh áp dụng cho tất cả các phòng ban kinh doanh và tạo ra cơ sở hạ tầng mới để tự động hóa việc phân công nhiệm vụ, thực hiện quy trình, cộng tác doanh nghiệp và mọi hoạt động kinh doanh liên kết nội bộ hoặc bên ngoài với doanh nghiệp này.
Đối với các công ty lớn đã vận hành quy trình theo cách truyền thống trong nhiều năm, việc chuyển toàn bộ doanh nghiệp sang nền tảng quản lý doanh nghiệp phức tạp hơn bạn nghĩ. Đây cũng là lý do tại sao quyết định chuyển đổi lại khó đưa ra như vậy.
Quy trình triển khai BPM là một con đường với đích đến là quả ngọt
Tuy nhiên, những lợi ích thu được rất xứng đáng. Vai trò của phần mềm quản lý quy trình kinh doanh rất quan trọng đối với quá trình chuyển đổi số.
Việc áp dụng phần mềm BPM quan trọng và rủi ro hơn so với việc áp dụng bất kỳ loại phần mềm nào khác. Bất kỳ phần mềm nào khác, như CRM hoặc công cụ Quản lý tác vụ. Bởi các phần mềm đó có thể dễ dàng được tích hợp một bộ phận kinh doanh để cải thiện hiệu suất và tạo điều kiện cho một số hoạt động tiêu chuẩn mà không cần thay đổi cấu trúc bộ phận hoặc luồng công việc giữa các đồng nghiệp. Trái lại, việc áp dụng phần mềm quản lý quy trình BPM đòi hỏi phải thay đổi triệt để và đánh giá lại cách thức thực hiện công việc và cách thức thực hiện công việc.
