Với sự phổ biến ngày càng tăng của phần mềm quản lý dự án, không có gì ngạc nhiên khi ngày càng có nhiều công ty áp dụng nó. Phần mềm sẽ giúp tăng thêm trách nhiệm giải trình của mỗi nhân viên và tổ chức dự án khoa học hơn.
Quản lý dự án không chỉ là tổ chức. Nó sắp xếp công việc theo cách nó thúc đẩy việc thực hiện trơn tru. Nếu bạn và nhóm dự án của bạn đang cảm thấy bế tắc, đây chính là đáp án cho bạn. Bạn vẫn đang băn khoăn không biết ưu điểm của phần mềm quản lý dự án là gì? Hãy để Dogoo đã liệt kê ra một vài ly do cho bạn.
Xem thêm:
- Phần mềm quản lý dự án cũng cần quản lý thu chi
- Quy trình làm việc: Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ có cần?
1. Quản lý dự án một cách tập trung
Bạn đã từng quản lý tiến độ bằng đồ thị trong Excel nhưng thu chi vẫn phải quay lại hỏi kế toán. Hay quản lý thu chi nhưng vẫn không biết tài nguyên dự án đã dùng hết bao nhiêu. Một trong nhiều ưu điểm của công cụ quản lý dự án là nó quản lý thứ liên quan đến dự án một cách tập trung. Khi bạn có mọi thứ trong một nền tảng, việc quản lý dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Công nghệ cũng giúp theo dõi sự hợp tác của dự án và thúc đẩy theo dõi theo thời gian thực. Không chỉ vậy, nó còn làm cho quá trình giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm dễ dàng hơn.
Với các tài liệu, tài nguyên lưu trữ tập trung, bạn cũng có thể dễ dàng tìm thấy thứ mình mong muốn mà không mất thời gian lục lọi mọi nơi, hỏi từng người.
Nhờ có cái nhìn đầy đủ và tổng quan về dự án, bạn sẽ không gặp phải những tình huống bị động. Người quản lý sẽ chủ động hơn trong việc quản lý thay đổi, ứng phó với mọi tình huông. Việc ra quyết định cũng chính xác hơn.
Tối ưu lợi nhuận nhờ sử dụng phần mềm
2. Giúp thiết lập mục tiêu rõ ràng
Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể dễ dàng thiết lập các mục tiêu rõ ràng. Đây là một trong những bước quan trọng nhất để thiết lập mục tiêu và mục tiêu cho một dự án. Nếu bạn không có ý tưởng về mục tiêu cuối cùng, rất có thể bạn sẽ không có lộ trình để đạt được mục tiêu.
Với một phần mềm quản lý như vậy, việc đặt mục tiêu và đạt được các mốc đó trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp mang lại sự minh bạch cho các dự án và thúc đẩy tăng trưởng tốt hơn.
Phần mềm hiệu quả giúp bạn giao việc và thậm chí đặt mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Điều này đảm bảo rằng không chỉ các dự án được hoàn thành đúng hạn mà còn trong phạm vi ngân sách.
3. Theo dõi tiến độ
Một trong những lợi thế phổ biến và đáng tin cậy nhất của giải pháp quản lý dự án là nó cho phép bạn theo dõi tiến độ. Điều quan trọng là phải theo dõi tiến trình của dự án qua từng giai đoạn.
Điều này giúp xác định các rủi ro và thậm chí ngăn chặn mọi nguy cơ khủng hoảng tiềm ẩn.Khi bạn phải đồng thời theo dõi nhiều dự án, sẽ rất hữu ích khi có phần mềm hỗ trợ. Không cần phải nói rằng việc lưu trữ dữ liệu tập trung sẽ giúp theo dõi vấn đề dễ dàng hơn.
Hãy thử tưởng tượng nếu mọi vấn đề tiến độ đều được công khai, nhân viên sẽ tự giác và có trách nhiệm hơn. Bạn cũng không cần đòi hỏi nhân viên ngồi viết báo cáo hàng ngày. Mọi thứ đều được phần mềm thống kê. Bạn có thể can thiệp nhắc nhở bất cứ khi nào thấy không ổn.
Điều này cũng giúp hạn chế xung đột giữa các nhân viên, phòng ban chốn công sở. Nhờ đó môi trường làm việc tại doanh nghiệp của bạn cũng lành mạnh và vui vẻ hơn.
4. Xác định rủi ro
Mỗi dự án đơn lẻ đi kèm với phần rủi ro hợp lý của nó. Có một điều chắc chắn rằng bạn sẽ gặp phải vấn đề này hay vấn đề kia. Ưu điểm của quản lý dự án là nó hỗ trợ trong việc xác định rủi ro sớm hơn .
Khi bạn có thể xác định rủi ro ở giai đoạn sớm hơn, việc giải quyết nó một cách hiệu quả sẽ trở nên dễ dàng hơn. Thậm chí, phần mềm còn giúp bạn phòng trừ nhiều rủi ro khi mọi thứ được minh bạch, rõ ràng và chính xác theo thời gian thực.
5. Đánh giá thực tế tiến độ, ngân sách
Với quản lý dự án dựa trên web thời gian thực, bạn sẽ có đánh giá thực tế của mình.
Bạn có thể gặp vấn đề chậm tiến độ? Ngân sách thâm hụt? Khách hàng từ chối?…hay khó khăn ùn tắc ở một giai đoạn dự án nào đó. Với một nền tảng phù hợp, bạn sẽ dễ dàng đối mặt với những thách thức hơn rất nhiều.
Phần mềm trên nền tảng web cung cấp thông tin chi tiết thực sự theo thời gian thực, là chìa khóa để quản lý đúng tiến độ.
Nó cũng cho phép bạn hiểu rõ hơn về quy trình làm việc của các thành viên trong nhóm.
Nếu một dự án cần ưu tiên, bạn có thể thông báo với mọi người một cách dễ dàng. Bạn không cần phải đi thông báo cho từng người trong dự án hay công ty.
Một tin nhắn tập trung duy nhất sẽ đủ để thông báo cho mọi người. Một nhãn dán ưu tiên cũng khiến mọi người để mắt đến nó.
6. Đẩy mạnh gắn kết, hợp tác nhóm
Phần mềm quản lý dự án thúc đẩy sự hợp tác nhóm tốt hơn. Đúng vậy. Khi bạn có một nền tảng tập trung để liên lạc, việc theo dõi tiến độ sẽ trở nên dễ dàng. Chia sẻ tài liệu cũng trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
Nhìn chung, khi giao tiếp được đồng bộ, nó sẽ giúp quá trình cộng tác chung của cả nhóm diễn ra suôn sẻ. Bạn có thể chia sẻ thông tin chi tiết trong thời gian thực với các thành viên trong nhóm.
Nó giúp trong quy trình làm việc hợp tác và thực hiện kịp thời các dự án theo một guồng quay mà bạn mong muốn
Điều này được thực hiện nhờ cách tiếp cận tập trung vào thông tin liên hệ. Bạn có thể nhắn tin hoặc thậm chí thông báo cho tất cả các thành viên cùng một lúc, bất cứ điều gì hoạt động tốt nhất. Cách làm này cũng thú vị tương tự như một mạng xã hội công việc.
7. Giảm thời gian báo cáo, cuộc họp không cần thiết
Một trong những hình thức lãng phí thời gian phổ biến nhất là trong các cuộc họp nhóm, viết báo cáo. Đôi khi chúng có hiệu quả nhưng trong hầu hết các trường hợp, chúng thật sự lãng phí.
Nếu bạn đang ở đây tự hỏi làm thế nào có thể thay đổi điều đó, thì công cụ phần mềm quản lý dự án sẽ giải quyết vấn đề đó.
Với khả năng giao tiếp tốt hơn, bạn có thể dễ dàng cắt giảm các cuộc họp.
Báo cáo là không thể thiếu với mỗi dự án
Điều này cho phép các thành viên trong nhóm tập trung tốt hơn vào công việc và dự án. Với ít phiền nhiễu hơn, điều chắc chắn là mọi người sẽ hoàn thành thời hạn đúng hạn.
Về phía nhà quản lý…
Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể yên tâm rằng bạn có quyền truy cập 24/7. Bất kể bạn đang ở nhà hay trong văn phòng, bạn có thể truy cập quản lý dự án bất cứ lúc nào.
Nếu có vấn đề gì đột xuất xảy ra, bạn vẫn sẽ hoàn thành công việc từ xa một cách dễ dàng. Với quyền truy cập suốt ngày đêm, bạn cũng có thể yên tâm rằng bạn có thể truy cập vào tất cả các tệp vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày.
Điều này làm giảm nguy cơ “quên tập tin quan trọng” trong các vấn đề công việc.
8. Cải thiện năng suất lao động
Phần mềm là một công cụ quản lý hữu hiệu nếu bạn cảm thấy năng suất của nhóm làm việc đang có vấn đề. Phần mềm là công cụ giám sát và đốc thúc nhân viên hiệu quả trong mọi tình huống. Chắc chắn không một nhân viên nào muốn bị vạch mặt là đang chậm tiến độ, kém hiệu quả. Nhân viên của bạn sẽ nỗ lực hơn.
Giao tiếp tốt hơn và xử lý dự án tổng thể cũng đảm bảo năng suất tốt hơn. Một dự án được bố trí khoa học, hợp lý giúp đạt được kết quả tốt nhất.
Với các nhiệm vụ và thời hạn được tính toán, theo dõi công khai trên phần mềm, việc đạt được các mốc quan trọng trở nên dễ dàng hơn.
9. Tổ chức tốt hơn
Một trong những lý do phổ biến nhất khiến các dự án thất bại là do thiếu tổ chức. Phần mềm quản lý dự án cung cấp một giao diện thúc đẩy tổ chức dễ dàng hơn.
Nó giúp bạn quản lý và thậm chí thực hiện các dự án theo cách tốt hơn nhiều mà không có một chút nghi ngờ nào.
Không chỉ vậy, khi bạn có tất cả những hiểu biết sâu sắc, việc thiết lập các ưu tiên sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nó cũng giúp tạo ra một lộ trình rõ ràng khi bắt đầu dự án.
Tận dụng công cụ quản lý dự án, công việc doWork
Và cuối cùng, nếu bạn vẫn đang lăn tăn về những lợi ích mà phần mềm quản lý dự án mang lại. Đừng chần chừ dùng thử phần mềm quản lý dự án doWork từ Dogoo. Hoàn toàn miễn phí và hiệu quả. Đăng ký ngay tại: https://office.dogoo.vn/dang-ky/
Dogoo.vn
