Hơn 85% chủ doanh nghiệp trên thế giới muốn số hóa doanh nghiệp. Trong đó, hơn 65% hiểu rằng không số hóa quy trình vận hành sẽ làm mất lợi thế cạnh tranh. Từ đó, gây ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty.
Tại sao bạn nên số hóa doanh nghiệp của mình?
Số hóa quy trình cho doanh nghiệp là môt khoản đầu tư đáng giá. Có nhiều lý do cho bạn. Chuyển đổi kỹ thuật số (số hóa) sẽ mang lại lợi ích ở mọi khía cạnh. Cụ thể như sau:
-
Giảm chi phí hoạt động
Số hóa doanh nghiệp của bạn sẽ cho phép dữ liệu của bạn được chia sẻ trên đám mây. Chi phí vận hành sẽ được cắt giảm đáng kể. Công ty bạn không còn cần đến phần cứng hoặc tốn không gian vật lý để lưu trữ dữ liệu của mình. Bạn cũng không cần nhiều nhân viên kỹ thuật bảo trì tại công ty.
-
Có thêm dữ liệu thống kê về doanh nghiệp
Dữ liệu mà bạn có nhờ số hóa doanh nghiệp sẽ là một trong những lợi ích lớn nhất. Nhờ những thông tin chi tiết này, bạn có thể hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của mình. Các thông tin được thống kê đầy đủ sẽ giúp hoạch định chính sách tốt hơn. Nhờ đó bạn nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng tốt hơn.
-
Dịch vụ khách hàng tốt hơn
Nhờ thông tin chi tiết về dữ liệu mới mà bạn thống kê được, bạn sẽ tập trung vào hành vi của khách hàng. Các chủ doanh nghiệp sẽ hiểu rõ nhất về khách hàng và có thể tiếp cận họ tốt nhất.
-
Sử dụng hiệu quả tài nguyên, thời gian
Tất cả dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ tập trung. Điều này tạo điều kiện cho mọi người trong tổ chức của bạn dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi.
-
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Nếu công ty của bạn bắt đầu số hóa ngay từ đầu, thì bạn sẽ xây dựng được một nền văn hóa kỹ thuật số giúp bạn dẫn đầu trong cuộc cạnh tranh với đối thủ. Đổi mới là chìa khóa để đảm bảo doanh nghiệp của bạn phát triển và được biết đến.
Số hóa doanh nghiệp toàn diện là cần thiết
Cách số hóa doanh nghiệp của bạn
Số hóa luôn là một quá trình thú vị. Quyết định số hóa doanh nghiệp cũng mở ra vô số cơ hội cho công ty của bạn. Mặc dù quá trình số hóa doanh nghiệp có vẻ hơi khó; nhưng bạn có thể thực hiện theo các bước sau để giúp hiểu doanh nghiệp của mình.
1. Lập kế hoạch số hóa
Điều cốt lõi đầu tiên để số hóa doanh nghiệp của bạn là bạn phải lập kế hoạch. Chủ doanh nghiệp cần cân nhắc số hóa sẽ tác động đến doanh nghiệp của bạn như nào? Và các quy trình thực hiện có thể dự trù trước được. Điều này là cần thiết để quá trình số hóa không ảnh hưởng đến khách hàng, đối tác. Ngày càng nhiều công ty đang gấp rút số hóa, thị trường đang trở nên cạnh tranh hơn bao giờ hết.
Bắt đầu số hóa các quy trình kinh doanh của bạn bằng cách xem xét cách các bộ phận liên kết và tương tác với nhau. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn tập trung nhiều vào tài liệu; bạn sẽ tạo, lưu trữ, chỉnh sửa, chuyển giao và hoàn thiện các tài liệu đó như thế nào?
Những công cụ số hóa doanh nghiệp nào có thể đáp ứng? Nhìn chung, nhóm của bạn nên đặt mục tiêu thiết lập một quy trình làm việc thông minh, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và năng suất của nhân viên.
2. Phần mềm số hóa có app di động
Một thành phần quan trọng trong cách số hóa doanh nghiệp của bạn là hỗ trợ di động. Hầu hết người nhân viên trong công ty đều có điện thoại. Điều này nhấn mạnh sự cần thiết của phần mềm phiên bản di động. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên, đối tác của bạn truy cập bất cứ đâu.
Nếu bạn đang lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó có cả 2 phiên bản ứng dụng cho Android và iOS. Cũng cần phải xác minh rằng ứng dụng phần mềm trên điện thoại di động có giao diện dễ sử dụng, mang lại trải nghiệm liền mạch cho tất cả các bên.
Một số nhà cung cấp dịch vụ số hóa (như Dogoo Office) sẽ cung cấp bản dùng thử miễn phí để bạn có cơ hội trải nghiệm và đánh giá. Hãy tham khảo và tận dụng những bản dùng thử như này để xem phần mềm có phù hợp với công ty của bạn không.
Truy cập dữ liệu tập trung từ mọi thiết bị
3. Tận dụng công nghệ dựa trên đám mây
Phần mềm số hóa doanh nghiệp thường mang công nghệ dựa trên đám mây. Các công nghệ được tích hợp này bao gồm: Trình Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và Quản lý nhân sự theo thời gian thực (HRM). Các công cụ này được đặt ở một nơi để quản lý nhanh các thông tin chọn lọc, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng, thông tin nhân sự, v.v.
Doanh nghiệp có thể xem xét các công nghệ dựa trên đám mây dành cho các dịch vụ của mình. Ví dụ: nếu bạn là một tổ chức trong lĩnh vực y tế, tài chính hoặc bảo hiểm, bạn có thể yêu cầu một dịch vụ an toàn và bảo mật cao. Với một Văn phòng công chứng với nhiều loại giấy tờ, hợp đồng, bạn có thể tìm một nền tảng lưu trữ file tập trung, cho phép chỉnh sửa online có phân quyền,…
Công nghệ điện toán đám mây giúp bảo mật dữ liệu rất tốt. Phương pháp này an toàn hơn so với việc sử dụng phần cứng hoặc phần mềm đắt tiền. Giúp tránh nguy cơ đánh cắp thông tin nhạy cảm ở dạng vật lý.
4. Thiết lập quan hệ đối tác với nhà cung cấp
Việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể khiến nhiều chủ doanh nghiệp e ngại. Nguyên nhân có thể là vì phát sinh thêm chi phí. Tuy nhiên, việc số hóa các quy trình kinh doanh — đặc biệt là những quy trình sử dụng nhiều thông tin — có thể mang về lợi nhuận đáng kể. Trên thực tế, công ty của bạn có thể giảm 90% chi phí và tiết kiệm thời gian, nhân lực.
Chẳng hạn như đối với quy trình quyết định phê duyệt thu/chi, chấm công, tính lương. Nếu như trước đây công việc trì trệ vì sếp đi vắng không thể phê duyệt, hay kế toán phải mất cả tuần để chốt công, tính lương; thì nay mọi thứ có thể thay đổi. Sếp có thể phê duyệt từ xa. Kế toán có thể tổng hợp đơn từ
Trường hợp doanh nghiệp có những nhu cầu riêng, bạn cần ngồi lại với bên giải pháp phần mềm để đặt hàng một số tính năng chưa có sẵn. Điều này giống như đi may áo cho doanh nghiệp. Chiếc áo đó sẽ vừa vặn với công ty của bạn hơn.
Xây dựng nhóm dự án số hóa hiệu quả
5. Tạo nhóm thúc đẩy số hóa doanh nghiệp
Việc số hóa các quy trình doanh nghiệp nên bao gồm nhân viên từ nhiều phòng ban khác nhau. Bạn sẽ cần biên soạn và thành lập một nhóm dự án để số hóa các quy trình kinh doanh của mình. Hãy chọn những thành viên nổi bật từ các bộ phận với kỹ năng giao tiếp tốt.
6. Giảm thiểu các rào cản
Đối với nhiều công ty, việc hoàn thành số hóa doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải tránh và ngăn chặn các tắc nghẽn tiềm ẩn. Chủ doanh nghiệp cần lưu ý rằng số hóa quy trình doanh nghiệp không thể kéo dài qua nhiều năm. Nếu phương án công nghệ hiện tại của bạn không thể đáp ứng thời hạn nghiêm ngặt đề ra, hãy cân nhắc tìm bên thứ ba thay thế.
Trong một số trường hợp, bạn sẽ chọn tích hợp hệ thống CNTT sẵn có tại Công ty. Đây thường là các công ty, tập đoàn lớn, có phòng IT riêng.
Giải pháp khác để đẩy nhanh quy trình này là lựa chọn các công ty phần mềm có sẵn giải pháp. Phương án này có chi phí thấp. Và quan trọng, cách này cho phép Công ty bạn tách biệt dữ liệu trong hệ thống của bạn. Bạn sẽ có thể xây dựng giao diện phần mềm mới của riêng mình. Phương án này còn cho phép nhân viên, khách hàng tiếp tục được truy cập hệ thống cũ trong thời gian nâng cấp sang nền tảng mới. Nhờ đó, giảm thiểu thời gian gián đoạn do nâng cấp phần mềm.
7. Xem xét phản hồi của khách hàng
Đối với tất cả các công ty, điều quan trọng là đánh giá phản hồi từ khách hàng. Doanh nghiệp của bạn phải đánh giá phản ứng từ người dùng ở mọi thời điểm phát triển, từ alpha đến beta. Ý kiến của họ sẽ giúp công ty của bạn phát hiện lỗi, cải tiến cần thiết là gì.
Trước khi triển khai các quy trình kinh doanh được số hóa của bạn, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số tài nguyên kỹ thuật và tài liệu tham khảo cho nhân viên và khách hàng. Bạn cũng cần có người thường trực giải quyết các vấn đề khắc phục sự cố phổ biến và gửi yêu cầu hỗ trợ trực tiếp đến người dùng nhanh chóng.
Các công ty cung cấp giải pháp phần mềm cũng có thể sẽ cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Điều này sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc cho Công ty của bạn.
Dogoo Office cũng là giải pháp đáp ứng được nhu cầu trợ giúp kỹ thuật tuyệt vời. Với đội ngủ hỗ trợ nhiệt tình, Dogoo Office chắc chắn sẽ đến tay người dùng hiệu quả nhất. Đăng ký trải nghiệm ngay tại: https://office.dogoo.vn/dang-ky/
Xem thêm:
- Quản lý tài liệu trực tuyến mang lại lợi ích gì cho Công ty của bạn?
- Cách quản lý dự án bằng Excel hoàn toàn miễn phí từ A đến Z
Dogoo.vn
