Bạn đang gặp khó khăn với lịch trình làm việc tại công ty. Phương pháp quản lý thời gian 12 tuần có thể là thứ bạn cần. Hệ thống quản lý thời gian này tập trung vào việc thiết lập mục tiêu trong 12 tuần chạy nước rút để cứ sau ba tháng hoặc lâu hơn, bạn sẽ đạt được bước tiến lớn trong các dự án.
Nội dung tóm tắt
hide
Phương pháp 12 tuần là gì?
Phương pháp 12 tuần (The 12 week year) là một hệ thống quản lý thời gian được tạo ra bởi Brian P. Moran, tác giả của cuốn sách cùng tên. Moran mô tả ý chính của 12 tuần trong năm chỉ bằng một câu: “Đừng nghĩ về một năm nữa; thay vào đó hãy tập trung vào các khung thời gian ngắn hơn.”
Trong khi hầu hết các tổ chức đặt mục tiêu dài hạn dựa trên năm dương lịch, hệ thống của Moran áp dụng một cách tiếp cận khác, trong đó “một năm” sẽ chỉ dài 12 tuần. Suy nghĩ về các mục tiêu trong những khoảng thời gian ngắn hạn hơn (tức là 12 tuần một lần) buộc bạn phải hành động khẩn trương và tập trung vào những gì quan trọng nhất, do đó tránh được những cạm bẫy đi kèm với suy nghĩ hàng năm trời.
Lập kế hoạch “Một năm” ngắn hơn với 12 tuần
“Chúng ta thường lầm tưởng rằng còn rất nhiều thời gian trong năm và chúng ta hành động theo suy nghĩ đó. Chúng ta thiếu cảm giác cấp bách, không nhận ra rằng mỗi tuần đều quan trọng, mỗi ngày đều quan trọng, mỗi khoảnh khắc đều quan trọng. Cuối cùng, việc thực thi hiệu quả diễn ra hàng ngày và hàng tuần,” Moran viết.
Phương pháp 12 tuần hoạt động như thế nào?
Một số bước quan trọng cần thực hiện khi bạn tận dụng hệ thống quản lý thời gian này:
Xác định lý do tại sao của bạn cần phương pháp này
Khi bạn ngồi xuống để suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được trong 12 tuần tới, trước tiên bạn sẽ muốn hiểu rõ lý do tại sao điều đó lại thúc đẩy những nỗ lực đó. Hãy tự hỏi: Tại sao những dự án/mục tiêu này lại quan trọng? Chúng sẽ giúp nhóm của tôi như thế nào?
Từ đó, hãy viết hai câu khác nhau: Một câu phải có khát vọng và nên nói lên cách bạn muốn cuộc sống của mình nhìn từ góc độ bức tranh lớn. Phần còn lại nên ngắn hạn, nói lên những mục tiêu chính mà bạn muốn đạt được trong vòng 1-3 năm tới. Điều này sẽ đóng vai trò là nền tảng của bạn khi bạn tiến về phía trước và cung cấp bối cảnh có ý nghĩa về những gì bạn đang hướng tới.
Thiết lập mục tiêu cho mỗi 12 tuần
12 tuần tương đương với 3 tháng, vì vậy về cơ bản bạn đang tự hỏi: Tôi cần hoàn thành điều gì trong khoảng thời gian 03 tháng này? Hãy nhớ đặt mục tiêu SMART để bạn không tự chuốc lấy thất bại.
“Cho dù đó là 12 tuần hay một quý, điều kỳ diệu là trong những lần chạy nước rút ngắn hạn này giúp bạn tập trung và giúp bạn không trì hoãn hoặc quên mọi thứ.” -Genki Hagata, Nhà phát triển web tại HugeInc
Xây dựng kế hoạch hành động
Để bắt đầu tiến tới mục tiêu 12 tuần của mình, bạn sẽ cần một loạt các bước có thể thực hiện được để giúp bạn đi đến đích. Chỉ định ngày đến hạn thực tế cho từng nhiệm vụ và xem xét các rào cản tiềm năng trước thời hạn để bạn có thể dự đoán chúng và chủ động lập kế hoạch cho những điều đó.
“Tôi nhận thấy rằng việc sử dụng các quý làm khoảng thời gian chính của mình là sự cân bằng hoàn hảo giữa các thái cực của việc lập kế hoạch hàng ngày/hàng tuần và đánh giá hàng năm.” –Roxine Kee, nhà tiếp thị tự do
Bám sát mục tiêu với phương pháp quản lý thời gian mới
Thường xuyên review
Một thành phần quan trọng đối với phương pháp 12 tuần là thường xuyên xem lại tiến độ để bạn có thể đánh giá chính xác mọi thứ đang diễn ra như thế nào. Sắp xếp một khoảng thời gian (không quá 30 phút) vào lịch hàng tuần của bạn để nhìn lại những gì đã hoàn thành và những gì còn phải làm.
“Tôi thích khía cạnh ‘tạm dừng sản xuất’ và ngồi trên trực thăng để xem xét liệu chúng ta có đang đi đúng hướng hay không. Chúng tôi sử dụng phương pháp tương tự với khách hàng của mình và nó hoạt động rất tốt.” -Andrew Lolk, Người sáng lập Savvy Revenue
Sắp xếp thời gian cho công việc sâu.
Nói đến việc sắp xếp thời gian – bạn cũng sẽ muốn lên lịch theo các khoảng thời gian mà trong khoảng thời gian đó bạn có thể tập trung vào tiến trình chiến lược hướng tới mục tiêu của mình. Điều này có thể có nghĩa là nói “không” với các cuộc gọi điện thoại và/hoặc đóng cửa văn phòng của bạn để hoàn thành công việc, nhưng nó sẽ giúp đảm bảo bạn loại bỏ phiền nhiễu và thực tế có thể có thời gian cho các nhiệm vụ cần hoàn thành.
“Phương pháp12 tuần là hệ thống duy nhất mà tôi đã gắn bó trong nhiều năm, vì vậy tôi luôn quay lại và tham khảo cuốn sách. Không phải lúc nào tôi cũng tuân thủ 100%, nhưng đó là hệ thống cơ bản mà tôi sử dụng cho mọi thứ!” –Marie Poulin, nhà thiết kế hệ thống kinh doanh
Các yếu tố chính trong Phương pháp 12 tuần
Moran viết rằng có tám yếu tố rất quan trọng đối với sự thành công của hệ thống quản lý thời gian này dành cho bạn:
- Tầm nhìn: Một tầm nhìn hấp dẫn tạo ra một bức tranh rõ ràng về tương lai.
- Lập kế hoạch: Một kế hoạch hiệu quả làm rõ và tập trung vào các sáng kiến và hành động ưu tiên hàng đầu cần thiết để đạt được tầm nhìn.
- Kiểm soát quy trình: Một tập hợp các công cụ và sự kiện giúp sắp xếp các hành động hàng ngày của bạn với các hành động quan trọng trong kế hoạch của bạn.
- Đo lường: Các chỉ số dẫn đầu và cảnh báo cung cấp phản hồi toàn diện cần thiết cho việc ra quyết định sáng suốt.
- Sử dụng thời gian: Sử dụng thời gian của bạn với mục đích rõ ràng là điều bắt buộc.
- Trách nhiệm giải trình: Trách nhiệm là rất cần thiết trong môi trường công sở. Đó là nét tính cách, lập trường sống, sự sẵn sàng làm chủ hành động và kết quả, bất kể hoàn cảnh nào.
- Cam kết: Giữ lời hứa với người khác sẽ xây dựng các mối quan hệ bền vững và giữ lời hứa với chính mình sẽ xây dựng tính cách, lòng tự trọng và thành công.
- Thành công hơn nữ: Kết quả không phải là đạt được sự thành công, mà chỉ đơn giản là xác nhận điều đó.
Nếu bất kỳ điều nào trong số này dường như không phù hợp với phong cách làm việc, loại công việc hoặc quan điểm chung của bạn, thì đây có thể không phải là chiến lược phù hợp với bạn.
Những sai lầm cần lưu ý với phương pháp12 tuần
Đặt mục tiêu không thực tế
Nếu bạn không đặt ra những mục tiêu mà bạn có thể đạt được một cách thực tế trong vòng 12 tuần, thì bạn đang tự chuốc lấy thất bại. Đảm bảo rằng các mục tiêu mà bạn đang hướng tới là những mục tiêu bạn có thể hoàn thành mà không phải gắng sức quá mức và gây ra căng thẳng không cần thiết.
Quá nhiều quá sớm
Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu với phương pháp 12 tuần, tốt hơn là bắt đầu chậm và sau đó tăng dần nhịp độ khi thời gian trôi qua. Đối với lần chạy deadline đầu tiên của bạn, có thể đặt các mục tiêu nhỏ hơn, đơn giản hơn để bạn có thể đạt được động lực duy trì và giải quyết các khúc mắc trước khi thử mô hình này với tốc độ tích cực hơn.
Không theo dõi tiến độ
Nếu bạn không theo dõi tiến độ khi làm việc bằng mô hình quản lý thời gian này, thì bạn sẽ không có cách nào thực sự để đánh giá thành công của mình hoặc để biết những điểm cần thay đổi. Thiết lập công cụ quản lý theo dõi thời hạn và cập nhật thông tin.
Không ai chịu trách nhiệm
Phương pháp 12 tuần hoạt động tốt nhất khi bạn có một người phụ trách. Hãy chắc chắn rằng bạn có một người phụ trách có thể giúp bạn kiểm tra các mục tiêu, tiến độ và thời hạn của bạn. Đây là một cách đơn giản để xây dựng một thước đo trách nhiệm bên ngoài sẽ giúp tăng tỷ lệ thành công của bạn.
Bạn có thể đọc và tìm hiểu tất cả những gì bạn muốn về hệ thống quản lý thời gian này, nhưng bạn sẽ không biết chắc liệu nó có hiệu quả với mình hay không cho đến khi bạn dùng thử. Xem liệu những “năm” ngắn hơn có phải là mô hình tinh thần mà bạn cần để hoàn thành nhiều hơn và đạt được năng suất tối đa hay không nhé!
Xem thêm:
- Phần mềm quản lý dự án giảm thời gian báo cáo như thế nào?
- Làm thế nào để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian dự án của bạn
Dogoo.vn
