Phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp giám sát được kết quả sử dụng nguồn tài sản đó có hợp lý hay không. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều đơn vị chưa thực sự chú trọng nhiều vào phần mềm quản lý. Cùng Dogoo.vn tìm hiểu ứng dụng quản lý tài sản là gì cũng như những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp nhé!
Thế nào là phần mềm quản lý tài sản
Phần mềm quản lý tài sản là một chương trình được tạo ra nhằm mục đích giúp doanh nghiệp quản lý tài sản. Bao gồm: cơ sở vật chất, trang thiết bị trong doanh nghiệp, các loại máy móc,… Khi sử dụng công cụ để quản lý, doanh nghiệp sẽ biết được các tài sản cố định có mang lại hiệu suất hoạt động cao hay không. Từ đó có quyết định nâng cấp hoặc thay mới tài sản sao cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Hiện nay, ứng dụng quản lý tài sản được chia thành nhiều loại như: phần mềm quản lý tài sản nhà nước, ứng dụng quản lý tài sản công, quản lý tài sản bằng microsoft office, quản lý tài sản trường học. Trong đó, các doanh nghiệp thường sử dụng ứng dụng quản lý tài sản công được phát hành bởi các công ty công nghệ.
Phần mềm quản lý tài sản giúp ích gì cho doanh nghiệp?
Chương trình quản lý tài sản mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bởi sự thuận tiện và có nhiều tính năng.
Quản lý, giám sát tài sản một cách khoa học hơn
Trước đây khi chưa có phần mềm, các doanh nghiệp phải quản lý tài sản thông qua giấy tờ sổ sách. Vì thế, đôi khi quản lý bằng cách truyền thống khá rắc rối và tốn nhiều công sức để lưu trữ các sổ sách này. Tuy nhiên, công cụ ra đời đã giúp cho tài sản được quản lý một cách khoa học hơn. Bạn chỉ cần tải tất cả các thông tin liên quan tới tài sản cố định tập trung trên một hệ thống phần mềm. Ngoài ra, bạn cũng có thể sắp xếp các tài sản vào từng nhóm khác nhau một cách có khoa học.
Quản lý mọi lúc mọi nơi
Tài sản được quản lý trên một máy tính hoặc giấy tờ thường sẽ được đặt tập trung tại công ty. Nếu muốn xem thông tin về tài sản, bạn sẽ phải tới trực tiếp công ty. Nhưng khi lưu trữ bằng phần mềm thì chỉ cần truy cập vào ứng dụng là bạn đã quản lý và giám sát tài sản dù ở bất cứ nơi đâu.
Độ bảo mật cao
Các phần mềm quản lý đều có tính năng phân quyền truy cập. Tức là, những ai được cấp quyền mới được phép truy cập và xem các thông tin liên quan tới tài sản. Điều này khiến cho việc bảo vệ thông tin tài sản tốt hơn. Ngoài ra, hầu như các phần mềm đều có công nghệ bảo mật đa tầng để tránh làm lộ thông tin của khách hàng.
Dễ dàng tìm kiếm thông tin về tài sản
Khi quản lý tài sản bằng ứng dụng, bạn đã không còn phải lật từng trang sổ sách để tìm kiếm thông tin nữa rồi. Bởi phần mềm có khả năng hiển thị ra những dữ liệu về tài sản đó chỉ trong vài giây. Bạn chỉ cần nhập tên tài sản vào ô tìm kiếm rồi chờ đợi.
Tiết kiệm chi phí
Ứng dụng công cụ vào quản lý tài sản là cách để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả. Vì sử dụng phần mềm có thể giảm thiểu chi phí nhân sự quản lý. Trong khi đó, quản lý theo cách truyền thống thì doanh nghiệp phải cần tới rất nhiều nhân sự để giám sát hết tất cả tài sản.
Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm quản lý tài sản phù hợp?
Nhu cầu quản lý tài sản của doanh nghiệp khá lớn nên cũng có rất nhiều đơn vị cung cấp công cụ. Vậy nên, doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kĩ để chọn lựa được phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Dưới đây là những tiêu chí sẽ giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý:
- Doanh nghiệp hãy lựa chọn ứng dụng cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý tài sản. Phần mềm đó phải đảm bảo cập nhật nhanh và chính xác mọi thông tin liên quan tới tài sản.
- Phần mềm cần có khả năng bảo mật cao và sao lưu định kì để không làm mất thông tin về tài sản.
- Chi phí cũng là điều mà doanh nghiệp cần quan tâm nếu muốn có được phần mềm phù hợp. Đầu tiên, doanh nghiệp nên xác định ngân sách sẽ chi ra cho phần mềm quản lý là bao nhiêu. Sau đó tìm kiếm các đơn vị cung cấp ứng dụng đáp ứng được cả tiêu chí chi phí và tính năng mà doanh nghiệp muốn.
- Trong quá trình hoạt động, phần mềm có thể gặp phải những trục trặc mà doanh nghiệp không tự giải quyết được. Vì vậy, hãy tìm kiếm nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ, chăm sóc khách hàng tốt.
Có thể thấy, phần mềm quản lý tài sản giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp. Vì thế, mỗi công ty đều nên đầu tư nhiều hơn vào phần mềm để quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.
>Xem thêm
Dogoo.vn
