Quy trình làm việc xuất hiện trong tất cả các khía cạnh của kinh doanh. Hãy nghĩ về bất kỳ dự án nào bao gồm một danh sách các nhiệm vụ. Việc tạo quy trình làm việc chuẩn hóa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Một số quy trình mẫu bạn thường gặp
Nội dung tóm tắt
hide
Mọi thứ đều thực sự cần có quy trình – cách thức để thực hiện. Chẳng hạn với Quy trình Tiếp nhận nhân viên mới,bạn sẽ cần cân nhắc:
Bước (1) cung cấp sổ tay;
Bước (2) mời tham gia các buổi đào tạo;
Bước (3) kiểm tra hiểu biết;
Bước(4) giám sát tiến độ
Quy trình làm việc cho phòng Marketing
Viết một bài đăng trên blog:
Bước (1) động não các chủ đề;
Bước (2) tạo dàn bài;
Bước (3) viết bản nháp đầu tiên;
Bước (4) sửa bản thảo;
Bước (5) đánh giá ngang hàng;
Bước (6) xuất bản;
Bước (7) chia sẻ qua các kênh tiếp thị khác nhau
Tạo một trang landing page mới:
Bước (1) thu thập thông số kỹ thuật của dự án;
Bước (2) nội dung trang phác thảo;
Bước (3) viết nháp;
Bước (4) xem xét với các bên liên quan;
Bước (5) hoàn thiện và xuất bản
Quy trình làm việc tối ưu mang lại hiệu quả cao
Các ví dụ về quy trình làm việc tại doanh nghiệp thực sự là vô tận.
Ngoài ra, mọi quy trình công việc đều phải trả lời bốn câu hỏi sau — ba chữ W và một chữ H:
- What – Những gì cần phải được thực hiện?
- Who – Ai cần phải làm điều đó?
- When – Khi nào nó cần phải được thực hiện?
- How – Làm thế nào nó cần phải được thực hiện?
Cuối cùng, quy trình công việc có thể tự thể hiện ở nhiều định dạng: Danh sách (List), Mốc thời gian, bảng Kanban, biểu đồ Gannt, v.v.
Do có rất nhiều tùy chọn nên phần mềm quản lý quy trình làm việc là điều cần thiết để đảm bảo mọi thứ bạn cần để dễ dàng quản lý quy trình làm việc của nhóm được đặt ở một vị trí trung tâm.
Bây giờ bạn đã hiểu quy trình làm việc là gì, chúng ta sẽ khám phá cách phần mềm quản lý quy trình làm việc có thể làm cho các nhóm làm việc hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Như đã nêu trước đây, quy trình làm việc là một chuỗi các nhiệm vụ hoặc hành động cần thiết để hoàn thành công việc.
Tuy nhiên, không phải tất cả các quy trình công việc đều được tạo ra như nhau. Dòng công việc chỉ đơn giản là các nhiệm vụ hoặc hành động cần thiết. Làm thế nào để các nhà quản lý đảm bảo các dự án chạy trơn tru và hiệu quả?
Khởi tạo trên phần mềm quản lý công việc
Phần mềm quản lý quy trình làm việc hay còn gọi là “phần mềm quy trình làm việc” cung cấp một cách tiếp cận tập trung, trực quan để quản lý các quy trình kinh doanh, hay còn gọi là quy trình làm việc.
Mặc dù có nhiều giải pháp trên thị trường, nhưng chúng tôi rất hâm mộ những gì Dogoo Office cung cấp (tất nhiên). Dưới đây là một số yếu tố cần thiết của một phần mềm quy trình làm việc mạnh mẽ.
Số hóa quy trình là nhu cầu cấp thiết tại mỗi doanh nghiệp
1. Tự động hóa quy trình làm việc:
Nhiều quy trình, nếu không muốn nói là tất cả, có thể được tự động hóa. Phần mềm quản lý quy trình làm việc đưa tự động hóa lên cấp độ cao hơn. Các thành viên trong nhóm không cần phải lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nhàm chán. Tự động hóa làm tăng hiệu quả của dự án, đảm bảo nhân viên có thể tiết kiệm năng lượng để tập trung vào những thứ quan trọng.
2. Cộng tác làm việc:
Phần mềm quản lý quy trình làm việc cho phép các nhóm cộng tác và giao tiếp, lý tưởng nhất là trong thời gian thực. Cho dù thông qua việc tích hợp chức năng giao tiếp, bình luận hay gắn thẻ đồng nghiệp trong một dự án, việc cảnh báo cho các thành viên trong nhóm sẽ giúp công việc trở thành trung tâm. Mọi người sẽ tập trung làm việc và không bị xao nhãng.
3. Dựa trên nền tảng đám mây và di động:
Với nhiều nhóm trải rộng hơn về mặt địa lý trên khắp thế giới và nhiều người làm việc từ xa hơn, chưa bao giờ có thời điểm tốt hơn cho giải pháp di động, dựa trên đám mây. Phần mềm quản lý quy trình làm việc sẽ trao quyền cho mọi thành viên trong nhóm để thấy rõ vị trí của mọi thứ tại bất kỳ thời điểm nào.
Quản lý dự án hiệu quả. Khả năng truy cập quy trình công việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị là điều cần thiết. Mọi công việc sẽ được thực hiện trơn tru và truy cập mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi nhân viên đi vắng.
4. Các tùy chọn xem khác nhau:
Đôi khi bạn muốn trực quan hóa quy trình công việc của mình trong một danh sách. Những lần khác, biểu đồ Gannt, bảng Kanban có ý nghĩa trực quan hơn.
Phần mềm quản lý quy trình làm việc cho phép người dùng xem bất kỳ chế độ xem nào phù hợp nhất với phong cách của họ — bất cứ khi nào. Nếu bạn đang sử dụng monday.com, bạn sẽ có thể thay đổi chế độ xem của mình một cách nhanh chóng.
Trên đây chỉ là một vài ví dụ về những gì tạo nên một phần mềm quản lý quy trình công việc mạnh mẽ. Tin tốt? Nếu bạn đang sử dụng Hệ điều hành công việc (hay còn gọi là Hệ điều hành công việc), tất cả các yếu tố cần thiết đã được tích hợp sẵn trong nền tảng.
doBpmn là gì và nó hỗ trợ quy trình làm việc như thế nào?
Dogoo Office đặt tất cả các quy trình công việc ở một vị trí trung tâm. Đây là cách thực hiện.
Là một hệ điều hành công việc, nền tảng phần mềm Dogoo Office dựa trên đám mây nơi các nhóm xây dựng các ứng dụng quy trình công việc tùy chỉnh. Nó cho phép các nhóm lập kế hoạch, chạy và theo dõi các quy trình, dự án và công việc hàng ngày.
Phần mềm quản lý công việc Dogoo Office là “không gian làm việc kỹ thuật số” của bất kỳ tổ chức hợp lý nào, một ngôi nhà tập trung cho mọi công việc. Như chúng tôi đã viết ở đây, phần mềm giúp “thu thập thông tin, giúp các nhóm giao tiếp về đối tượng công việc cụ thể và đặt tất cả các quy trình công việc tại một nơi”.
Đặc biệt với phân hệ Tự động hóa quy trình của Dogoo Office, bạn sẽ có các tính năng:
- Tất cả các quy trình công việc có thể được đặt ở một nơi tập trung — cơ sở chính của không gian làm việc kỹ thuật số, nếu bạn muốn.
- Lưu ý nhanh về quản lý quy trình kinh doanh (BPM) so với quy trình làm việc
- Như đã định nghĩa trước đây, dòng công việc là một loạt các tác vụ hoặc hành động cần thiết để hoàn thành công việc.
- Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là “một nguyên tắc sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để khám phá, mô hình hóa, phân tích, đo lường, cải thiện và tối ưu hóa quy trình kinh doanh”.
Xem thêm:
Dogoo.vn
