Phần mềm quản lý dự án là công cụ hữu hiệu giúp báo cáo công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Vậy, phần mềm này là gì và giúp giảm thời gian báo cáo như thế nào?
Thế nào là phần mềm quản lý dự án?
Một dự án được cấu thành bởi rất nhiều yếu tố, ví dụ như: công việc, thời gian, ngân sách, tài liệu,… Vì thế, để quản lý tất cả các yếu tố này thì cần tới rất nhiều nguồn lực. Hơn thế nữa, quản lý theo cách truyền thống có thể bỏ sót một vài thông tin quan trọng.
Để giải quyết vấn đề này, người ta sử dụng phần mềm quản lý dự án. Đây là công cụ cung cấp các giải pháp giúp nhà quản trị quản lý và giám sát mọi hoạt động trong dự án của mình. Nó bao gồm cả bước lập kế hoạch dự án, phân bổ ngân sách và thời gian, quản lý các công việc và nhân sự, báo cáo kết quả hoạt động dự án,…
Có thể thấy, nếu như trước đây một dự án phải cần tới nhiều người để quản lý tất cả các hoạt động. Thì hiện nay, chỉ cần một người dưới sự hỗ trợ của phần mềm cũng đã quản lý được tất cả hoạt động và mang lại sự chính xác cao.
Phần mềm quản lý dự án giúp giảm thời gian báo cáo như thế nào?
Một trong những thế mạnh của phần mềm là giảm thời gian báo cáo đáng kể. Vậy, vì sao phần mềm lại làm được điều này?
Phần mềm có khả năng cập nhật tất cả các hoạt động trong dự án lên trên hệ thống. Vì thế giúp người quản lý dễ dàng giám sát và nắm bắt được tiến độ thực hiện dự án. Khi báo cáo, bạn chỉ cần mở phần mềm lên là nó sẽ hiển thị hết các con số, dữ liệu liên quan tới công việc, nhân sự, ngân sách,… của dự án. Vì thế tiết kiệm khá nhiều thời gian để chuẩn bị và tiến hành báo cáo. Trong khi đó, hình thức báo cáo truyền thống cần phải dành ra nhiều thời gian để chuẩn bị các dữ liệu và đôi khi còn bỏ sót một vài thông tin quan trọng cần báo cáo.
Phần mềm hỗ trợ nhân viên lập báo cáo hàng tuần, hàng quý, hàng năm một cách nhanh chóng hơn. Và nó cũng quản lý toàn bộ báo cáo của các phòng ban trong doanh nghiệp. Vì thế cũng tiết kiệm thời gian nếu nhà quản lý muốn tìm kiếm một báo cáo của nhân viên nào đó.
Cách để chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý dự án. Vì thế, để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất, bạn hãy dựa vào một số tiêu chí sau.
Cung cấp các tính năng cần thiết
Phần mềm quản lý cần cung cấp đầy đủ những tính năng để đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Ví dụ như: quản lý tài liệu, quản lý các nhân sự, quản lý ngân sách, báo cáo kết quả thực hiện dự án chi tiết. Phần mềm cũng cần có nâng cấp, bổ sung để người dùng cập nhật những thay đổi mới trong dự án. Tính năng lập kế hoạch, báo cáo tiến độ công việc hay phân quyền sử dụng cũng rất cần thiết.
Phần mềm hoạt động trên nhiều thiết bị
Phần mềm nên hỗ trợ quản lý mọi lúc, mọi nơi. Điều quan trọng là phần mềm phải hoạt động được trên cả điện thoại và máy tính. Có như vậy thì người quản lý mới theo dõi được dự án một cách tốt nhất dù đang ở bất kì nơi đâu và sử dụng bất kì thiết bị di động nào.
Chi phí phù hợp
Mỗi đơn vị sẽ cung cấp phần mềm quản lý dự án với mức giá khác nhau. Các phần mềm sẽ có nhiều gói với tính năng riêng với các mức giá đa dạng. Vì thế, doanh nghiệp nên xem xét ngân sách của mình để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất.
Có thể thấy, phần mềm quản lý dự án giúp giảm thời gian báo cáo khá hiệu quả. Nếu muốn trải nghiệm phần mềm này, bạn có thể thử sử dụng miễn phí tại https://office.dogoo.vn. Phần mềm sẽ hỗ trợ bạn mọi hoạt động từ giao việc, quản lý ngân sách, quản lý nhân sự và cả báo cáo kết quả thực hiện công việc.
>Xem thêm:
Dogoo.vn
