Hiện nay, các doanh nghiệp trong và ngoài nước đang đẩy mạnh số hóa và ứng dụng phần mềm trong việc quản lý. Đối với hoạt động chấm công thường ngày, hầu hết doanh nghiệp đều thay thế sức người bằng phần mềm quản lý chấm công. Vậy, phần mềm này là gì và có ưu, nhược điểm như thế nào?
Phần mềm quản lý chấm công là gì?
Phần mềm chấm công được hiểu là 1 hệ thống cho phép ghi nhận, giám sát và quản lý tình trạng ra, vào công ty của các nhân viên. Ứng dụng sẽ ghi lại giờ vào làm, giờ tan ca của mỗi người và còn theo dõi được họ có đi làm trễ hay không. Sau đó, hệ thống phần mềm sẽ quản lý công của các nhân viên trên máy tính, thiết bị di động để cuối tháng tính lương. Trước đây, khi chưa có phần mềm thì doanh nghiệp thường dùng công cụ excel hoặc thẻ từ để nhân viên chấm công. Tuy nhiên, cách quản lý công này khá dễ gây nhầm lẫn và cần nhiều sức người hơn. Vì thế, doanh nghiệp đã thay đổi cách quản lý và sử dụng phần mềm.
Có nhiều loại phần mềm chấm công cho doanh nghiệp lựa chọn. Trong đó, 3 loại phần mềm được dùng nhiều nhất là:
- Phần mềm kết nối máy chấm công vân tay: hệ thống ứng dụng chấm công sẽ kết nối với máy chấm công bằng vân tay để thu thập và quản lý dữ liệu. Nhân viên ra/vào công ty đều phải chấm công bằng dấu vân tay của mình.
- Phần mềm kết nối với Camera AI sẽ ghi nhận giờ ra/vào công ty của nhân viên. Từ đó ghi lại các dữ liệu để tổng hợp cuối tháng.
- Có 1 dạng phần mềm chấm công nữa cũng khá phổ biến. Nhân viên sẽ chấm công qua nhận diện khuôn mặt bằng máy tính hoặc điện thoại. Dữ liệu sẽ được ghi nhận ngay lên hệ thống nếu khuôn mặt đã được nhận diện.
Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý chấm công
Ưu điểm
Phần mềm chấm công mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, người quản trị và các nhân viên. Khi có phần mềm, doanh nghiệp sẽ ghi nhận được thời gian ra/vào công ty của nhân viên 1 cách chính xác nhất. Vì thế tạo sự công bằng cho mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời cũng hạn chế sai sót khi tính lương vào cuối tháng. Ngoài ra, dựa vào những dữ liệu thu thập được từ quá trình chấm công thì tiền lương cũng được tính tự động. Từ đó nhân viên kế toán không phải tốn quá nhiều thời gian tính lương.
Một ưu điểm nữa là phần mềm quản lý chấm công cũng hỗ trợ xuất ra các báo cáo hàng tháng. Vì thế, nhà quản trị nắm được tình trạng đi làm của nhân viên trong mỗi phòng ban để xác định họ có nghiêm túc với công việc hay không. Từ đó đưa ra được những đánh giá cụ thể để khen thưởng hay xử phạt. Nếu 1 nhân viên đi muộn quá nhiều lần, phần mềm chấm công cũng tự giác gửi thông báo về cho nhân viên đó để họ cải thiện và trở nên tốt hơn.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm như trên thì phần mềm chấm công cũng tồn tại một số nhược điểm. Để lắp đặt và vận hành được phần mềm này thì doanh nghiệp phải tốn một khoản tiền không nhỏ. Vì thế, phần mềm phù hợp hơn với những doanh nghiệp lớn. Còn đối với doanh nghiệp nhỏ đôi khi triển khai áp dụng phần mềm là điều khá khó khăn. Ngoài ra, phần mềm bắt buộc phải có internet mới truy cập được nên đôi khi gây bất tiện cho người sử dụng.
Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý chấm công phù hợp
Phần mềm chấm công phù hợp có thể giải quyết tới 70% công việc chấm công tính lương để thay thế cho sức người. Tuy nhiên, phần mềm không phù hợp sẽ gây tốn kém mà hiệu quả không cao. Vậy, làm thế nào để lựa chọn được phần mềm phù hợp?
- Lựa chọn phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Khi đó nhân viên, nhà quản trị sẽ sử dụng phần mềm hiệu quả hơn và không cần tìm hiểu nhiều.
- Phần mềm nên có khả năng tích hợp cùng các công cụ quản lý khác để tạo nên bộ công cụ quản trị doanh nghiệp.
- Phần mềm nên có đầy đủ các tính năng chấm công, tính lương theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Hãy mua phần mềm tại đơn vị uy tín, có chính sách hỗ trợ tốt.
Phần mềm quản lý chấm công rất quan trọng và cần thiết với doanh nghiệp trong thời kỳ số hoá như hiện nay. Nếu muốn trải nghiệm miễn phí phần mềm, hãy xem ngay tại dogoo.vn nhé!
>Xem thêm
Dogoo.vn
