Trong thời đại công nghệ số, phần mềm bán hàng offline đang trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, một câu hỏi lớn được đặt ra: Phần mềm bán hàng offline có thực sự bảo mật dữ liệu như bạn nghĩ? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về mức độ bảo mật của các phần mềm này, những rủi ro tiềm ẩn và cách đảm bảo an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp của bạn.
1. Phần mềm bán hàng offline là gì?
Phần mềm bán hàng offline là các ứng dụng được cài đặt trực tiếp trên máy tính hoặc thiết bị tại cửa hàng, không phụ thuộc vào kết nối internet để hoạt động. Chúng thường được sử dụng để quản lý hàng tồn kho, theo dõi doanh thu, quản lý khách hàng và thực hiện các giao dịch bán hàng.
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm offline là khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi mất kết nối mạng. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra câu hỏi về mức độ bảo mật dữ liệu khi mọi thông tin được lưu trữ cục bộ.
Phần mềm bán hàng offline thực tế tiềm ẩn nhiều nguy cơ
2. Phần mềm bán hàng offline có bảo mật dữ liệu không?
Nhiều người lầm tưởng rằng phần mềm bán hàng offline sẽ an toàn hơn so với phần mềm online vì dữ liệu được lưu trữ cục bộ, không bị phụ thuộc vào đám mây. Tuy nhiên, thực tế không hoàn toàn như vậy.
Nhiều nhà bán hàng cảnh giác và lo sợ dữ liệu bán hàng của họ sẽ được các cơ quan nhà nước kiểm tra và tiếp cận. Họ tin rằng dùng phần mềm bán hàng offline sẽ an toàn và “bảo mật” hơn. Tuy nhiên, điều này là hoàn toàn sai lầm. Nếu cơ quan thuế muốn tiếp cận dữ liệu doanh nghiệp bạn khi có nghi ngờ gian lận, các cán bộ sẽ có 1001 cách.
Hơn nữa, đứng ở góc độ nhà phát triển, bảo mật dữ liệu ở phần mềm offline và online là hoàn toàn như nhau. Thậm chí phần mềm offline còn có rủi ro lỗ hổng, tấn công tin tặc nếu hệ thống máy tính của bạn không có công cụ hỗ trợ mạnh (tường lửa, phần mềm diệt virus cập nhật, backup sao lưu dữ liệu).
Ngoài ra còn rất nhiều khía cạnh khác. Dưới đây là những yếu tố cần xem xét:
a. Lưu trữ dữ liệu cục bộ: Ưu và nhược điểm
- Ưu điểm: Dữ liệu được lưu trên máy tính hoặc ổ cứng tại cửa hàng, giúp giảm nguy cơ bị tấn công từ xa qua internet.
- Nhược điểm: Nếu thiết bị lưu trữ bị hỏng, bị đánh cắp hoặc nhiễm virus, dữ liệu có thể bị mất hoặc rơi vào tay kẻ xấu. Ngoài ra, việc không có bản sao lưu trực tuyến khiến việc khôi phục dữ liệu trở nên khó khăn.
Ngoài ra, hiện nay nhiều nhà bán hàng có một tư duy vô cùng sai lầm: Dữ liệu nằm trên máy tính là doàn toàn “của mình”. Nếu doanh nghiệp có chủ đích gian dối thì chỉ cần xóa dữ liệu, phá hủy là xong. Rất tiếc, hiện nay “hầu hết” các dữ liệu xóa, bị phá hỏng đều có thể được khôi phục bởi cơ quan chuyên trách. Hơn nữa, việc cố tình phá hỏng dữ liệu trong tình huống xảy ra sai phạm có thể khiến quá trình tố tụng bị tình tiết tăng nặng. Đây thực sự là một sai lầm đáng tiếc.
An toàn dữ liệu doanh nghiệp là điều quan trọng nhất
Hơn nữa, chuyện gì xảy ra nếu kho hàng, cửa hàng của bạn bị lụt, cháy và làm hỏng máy tính? Những rủi ro và thiệt hại này quá rõ ràng với một phần mềm bán hàng offline cài trên máy tính của doanh nghiệp.
b. Tính năng và các bản cập nhật
Vì là offline nên việc cập nhật phần mềm sẽ khó khăn và ít khi diễn ra. Bạn sẽ không thể tìm được những tính năng cập nhật mới nhất cho nghiệp vụ bán hàng, kế toán, kho. Trong bối cảnh kinh doanh không ngừng cải tiến. Đây là một hạn chế không thể thông cảm được.
Nhiều phần mềm bán hàng offline không được cập nhật thường xuyên, dẫn đến các lỗ hổng bảo mật. Tin tặc có thể khai thác những lỗ hổng này để truy cập vào dữ liệu nhạy cảm như thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch hay thông tin tài chính.
Máy tính cài phần mềm offline cần có phần mềm diệt virus, tường lửa hiệu quả
c. Phần mềm bán hàng offline: Bảo mật dữ liệu
Không phải phần mềm bán hàng offline nào cũng sử dụng công nghệ mã hóa mạnh mẽ. Nếu dữ liệu không được mã hóa, bất kỳ ai có quyền truy cập vào thiết bị lưu trữ đều có thể đọc được thông tin.
Hãy tưởng tượng việc kinh doanh của bạn hoàn toàn phụ thuộc và một chiếc máy tính cài phần mềm tại địa điểm kinh doanh. Một ngày nào đó, chỉ vì tiếc tiền bản quyền phần mềm diệt virus, máy tính của bạn bị nhiễm ransomware làm mã hóa dữ liệu hoặc nhiễm virus không thể chạy được. Mọi dữ liệu bán hàng của bạn hoàn toàn biến mất vì không có sao lưu dữ liệu định kỳ.
- Số liệu hàng hóa tồn kho hoàn toàn biến mất ==> Nhân viên kho lại mất cả tuần trời kiểm kho
- Dữ liệu khách hàng, công nợ biến mất ==> Thiệt hại quá lớn cho doanh nghiệp
- Dữ liệu đơn hàng không thể tiếp cận ==> Bạn không biết đơn hàng nào cần xử lý, cần giao ngay cho khách.
- Và muôn vàn những bất tiện khác
Điều này khác với cơ chế bảo mật liên tục của phần mềm bán hàng trên đám mây. Dữ liệu được sao lưu định kỳ. Trong trường hợp xảy ra tấn công dữ liệu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quay về dữ liệu sao lưu gần nhất.
d. Rủi ro từ con người
Nhân viên sử dụng phần mềm có thể vô tình hoặc cố ý làm rò rỉ dữ liệu. Ví dụ, việc chia sẻ mật khẩu hoặc không khóa máy tính khi không sử dụng có thể tạo cơ hội cho các hành vi xâm phạm.
Hơn nữa, phần mềm offline thường có các file dữ liệu lưu trữ ngay trên máy tính của nhân viên. Nếu đó là dữ liệu nhạy cảm như thông tin khách hàng, bạn có bảo đảm rằng nhân viên sẽ không lặng lẽ copy tài liệu trước khi bàn giao nghỉ việc tại Công ty?
e. Không thể thiếu thiết bị
Chắc chắn một phần mềm offline sẽ luôn gắn chặt với thiết bị máy tính cụ thể. Bạn sẽ không thể lựa chọn và thao tác trên các thiết bị khác, dữ liệu bán hàng cũng không thể tiếp cận từ xa.
Đây là một hạn chế rất khó chịu trong điều kiện Internet kết nối mọi thứ như hiện nay. Bạn là giám đốc đi du lịch xa, bạn sẽ chẳng thể biết được hôm nay nhân viên mình đã bán được bao nhiêu hàng. Tất cả như quay lại thời kỳ công nghệ 10 năm về trước. Chậm chạp và cổ lỗ.
3. Làm thế nào để tăng cường bảo mật cho phần mềm bán hàng offline?
Để đảm bảo dữ liệu của bạn được an toàn khi sử dụng phần mềm bán hàng offline, hãy áp dụng các biện pháp sau:
a. Sao lưu dữ liệu thường xuyên
Hãy sao lưu dữ liệu định kỳ lên ổ cứng ngoài hoặc các thiết bị lưu trữ an toàn khác. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu khi thiết bị gặp sự cố.
b. Sử dụng phần mềm có mã hóa mạnh
Chọn phần mềm bán hàng offline từ các nhà cung cấp uy tín, có tích hợp công nghệ mã hóa dữ liệu (ví dụ: AES-256). Điều này đảm bảo rằng ngay cả khi dữ liệu bị đánh cắp, kẻ xấu cũng không thể đọc được.
c. Cập nhật phần mềm thường xuyên và cài bảo mật
Luôn cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm để vá các lỗ hổng bảo mật. Các nhà cung cấp uy tín thường xuyên phát hành bản cập nhật để cải thiện hiệu suất và bảo mật.
Các công cụ bảo mật, phần mềm diệt virus, tường lửa cũng cần được thiết lập mạnh mẽ, cập nhật trên những máy tính có phần mềm bán hàng offline
d. Quản lý quyền truy cập
Hạn chế quyền truy cập vào phần mềm chỉ cho những nhân viên cần thiết. Sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ để giảm nguy cơ rò rỉ.
e.An tâm sử dụng phần mềm online
Cài đặt và duy trì phần mềm diệt virus trên thiết bị chạy phần mềm bán hàng. Điều này giúp bảo vệ máy tính khỏi các mối đe dọa như mã độc hoặc ransomware.
Dữ liệu phần mềm onine được lưu trữ tại các trung tâm dữ liệu đạt chuẩn. Kỹ thuật bảo mật và phòng chống tấn công dữ liệu được đội ngũ chuyên gia phụ trách, giám sát. Do đó, vấn đề bảo mật sẽ cao cấp và an toàn hơn phần mềm offline.
Phần mềm offline được lưu trữ tại các trung tâm dữ liệu uy tín
4. So sánh phần mềm bán hàng offline và online
Để có cái nhìn toàn diện hơn, dưới đây là bảng so sánh về mức độ bảo mật giữa phần mềm bán hàng offline và phần mềm bán hàng online:
| Tiêu chí | Phần mềm offline | Phần mềm online |
|---|---|---|
| Lưu trữ dữ liệu | Cục bộ (máy tính/ổ cứng) | Trên đám mây |
| Rủi ro mất dữ liệu | Cao nếu không sao lưu | Thấp nhờ lưu trữ đám mây và sao lưu tự động |
| Nguy cơ bị hack | Thấp hơn nếu không kết nối internet | Cao hơn nếu không có bảo mật mạnh, phân quyền |
| Chi phí bảo mật | Tự quản lý (ổ cứng, phần mềm diệt virus) | Nhà cung cấp chịu trách nhiệm chính |
5. Kết luận: Phần mềm bán hàng offline không ưu việt
Phần mềm bán hàng offline có thực sự bảo mật dữ liệu như bạn nghĩ? Câu trả lời là phụ thuộc vào cách bạn sử dụng và bảo vệ nó. Mặc dù phần mềm offline mang lại sự ổn định và giảm nguy cơ bị tấn công từ xa, nhưng nó không hoàn toàn miễn nhiễm với các rủi ro như mất thiết bị, mã độc hay lỗi con người.
Để tối ưu hóa bảo mật, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm uy tín, áp dụng các biện pháp bảo vệ như sao lưu, mã hóa và quản lý quyền truy cập. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp an toàn hơn, việc cân nhắc chuyển sang phần mềm bán hàng online với các tính năng bảo mật đám mây cũng là một lựa chọn đáng xem xét.
>> Xem thêm:
- So sánh lưu trữ tài liệu trên đám mây và lưu trữ vật lý với ổ cứng
- Tại sao bạn nên sử dụng lưu trữ đám mây cho dự án của mình
Dogoo.vn