Lập kế hoạch cẩn thận, và đội nhóm cộng sự hiệu quả là chìa khóa thành công cho bất kỳ dự án nào. Tạo và quản lý một nhóm dự án rất cần thiết có thể đo lường được, cụ thể, thực tế và có thể đạt được.
Hiểu cách một nhóm dự án làm việc cùng nhau để hoàn thành các mục tiêu của một tổ chức có thể giúp ích cho công việc quản trị dự án. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về nhóm dự án là gì, vai trò và nhiệm vụ của nhóm dự án, sơ đồ tổ chức nhóm dự án và lợi thế của nhóm dự án.
Xem thêm:
Quy trình làm việc: Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ có cần?
Nhóm dự án là gì?
Để trả lời “Nhóm dự án là gì?”, hãy xem xét cách một số công ty có thể tập hợp các nhóm nhân sự để đạt được mục tiêu của họ.
Nhóm dự án là một nhóm các cá nhân mà một tổ chức tập hợp lại để thực hiện các nhiệm vụ dự án riêng lẻ và đạt được các mục tiêu tích cực. Bằng cách tạo lập một nhóm dự án, các thành viên hoàn thành dự án đúng hạn và thành công.
Một dự án thành công cần có bộ công cụ trao đổi, theo dõi phù hợp giữa các thành viên trong nhóm. Nhóm này có thể thay đổi khi dự án yêu cầu các bộ kỹ năng riêng biệt cho các giai đoạn và sản phẩm cụ thể. Thông thường, người quản lý dự án ở lại dự án trong toàn bộ vòng đời của nó. Các dự án lớn hơn có thể có các nhà chuyên gia quản lý dự án để lãnh đạo các giai đoạn cụ thể, chẳng hạn như giai đoạn khảo sát tính khả thi hoặc giai đoạn mua sắm.
Nhà quản trị luôn muốn có cái nhìn tổng quan về dự án
Vai trò và nhiệm vụ của nhóm dự án
Thông thường, một tổ chức xem xét các chức năng và vai trò cụ thể của từng cá nhân khi tập hợp các thành viên của một nhóm dự án. Chức năng và vai trò xác định trách nhiệm của từng thành viên. Nhóm có thể hoàn thành các chức năng này trong khung thời gian của dự án và tổ chức có thể giải tán nhóm sau khi họ hoàn thành dự án.
Thông thường, nhóm làm việc hướng tới mục tiêu chung là cung cấp phạm vi của dự án với ngân sách dự án đã được phân bổ. Một nhóm dự án thường có các vai trò sau:
Quản lý dự án
Một người quản lý dự án phải chịu trách nhiệm chính để hoàn thành một dự án thành công. Vai trò của người quản lý dự án là đảm bảo rằng dự án luôn đảm bảo tiến độ, không chi nhiều tiền hơn ngân sách dự kiến trong kế hoạch và hướng tới đạt được các mục tiêu của dự án.
Người quản lý dự án đảm bảo rằng mỗi giai đoạn của dự án có đủ lượng tài nguyên trong khi vẫn duy trì mối quan hệ với các bên liên quan và những người đóng góp. Nhiệm vụ của người quản lý dự án có thể bao gồm:
-
Phát triển kế hoạch của dự án
-
Tuyển thành viên nhóm dự án
-
Quản lý các sản phẩm bàn giao của dự án
-
Quản lý và lãnh đạo nhóm dự án
-
Xác định phương pháp thực hiện của dự án
-
Thiết lập lịch trình của dự án (các giai đoạn và timeline cho dự án)
-
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm
Quản trị mọi thông tin về dự án
Thành viên nhóm dự án
Các thành viên của nhóm dự án là những cá nhân tích cực làm việc trong một hoặc nhiều giai đoạn của dự án. Các thành viên này có thể là chuyên gia tư vấn bên ngoài hoặc nhân viên nội bộ. Các nhân sự này có thể làm việc cho dự án trên cơ sở toàn thời gian hoặc bán thời gian.
Mỗi dự án có thể xác định vai trò của từng thành viên trong nhóm dự án. Nhiệm vụ của một thành viên nhóm dự án có thể bao gồm:
-
Đóng góp vào mục tiêu dự án
-
Hoàn thành các sản phẩm bàn giao
-
Cung cấp tư vấn, hỗ trợ chuyên môn
-
Làm việc với các bên liên quan để thiết lập và đáp ứng các yêu cầu của tổ chức
Nhà tài trợ thực hiện dự án
Các nhà tài trợ dự án (Chủ đầu tư) thường là thành viên của ban quản lý cấp cao của tổ chức. Những người này có thể quan tâm đến kết quả của dự án. Họ làm việc với người quản lý dự án và giúp phê duyệt các mục tiêu của dự án và cũng tham gia vào việc lập kế hoạch cấp cao của dự án.
Việc Lập kế hoạch dự án cấp cao có thể liên quan đến các nhiệm vụ, chẳng hạn như xác định nhóm dự án, xác định mục tiêu và chiến lược cũng như lịch trình cho dự án. Ngoài ra quản lý dự án cũng cần định kỳ báo cáo cho giám đốc điều hành và thành viên quản lý cấp cao trong tổ chức.
Họ cũng có thể là cầu nối giúp giải quyết mọi xung đột tiềm ẩn và loại bỏ mọi trở ngại có thể xảy ra trong vòng đời của dự án. Họ có thể ký vào bất kỳ phê duyệt nào mà nhóm yêu cầu để thúc đẩy chuyển sang sang giai đoạn tiếp theo của dự án. Nhiệm vụ của một chủ đầu tư dự án có thể bao gồm:
-
đưa ra quyết định quan trọng trong dự án
-
phê duyệt ngân sách của dự án
-
đảm bảo nguồn lực tài nguyên luôn có sẵn
-
truyền đạt các mục tiêu của dự án cho tổ chức
Các nhà tài trợ đóng vai trò quan trọng trong lập kế hoạch dự án
Nhà tài trợ điều hành dự án
Các nhà tài trợ điều hành của một dự án nói chung là các thành viên cấp cao của ban quản lý cấp cao của một tổ chức. Họ là người ra quyết định cuối cùng cho dự án và xác định các phê duyệt cuối cùng đối với tất cả các giai đoạn của dự án, thay đổi phạm vi dự án và sản phẩm bàn giao.
Một nhà tài trợ điều hành có thể có kiến thức tuyệt vời về một dự án và hiểu cách điều chỉnh chiến lược tổng thể của dự án của tổ chức. Nhiệm vụ của một nhà tài trợ điều hành có thể bao gồm:
-
phê duyệt thay đổi phạm vi dự án
-
cung cấp thêm tiền cho những thay đổi
-
phê duyệt kết quả dự án
Nhìn chung so với nhà tài trợ thực hiện, tác động của nhà tài trợ điều hành ở cấp độ chung, tổng quát hơn.
Quản lý dự án
Người quản lý dự án phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực dự án và cũng phải quen thuộc với các quy trình tạo nên quản lý dự án.
Với kiến thức về vai trò và trách nhiệm cụ thể của nhà tài trợ dự án và người quản lý dự án, những người khác trong tổ chức của bạn nhận thức được những yêu cầu khi phát triển dự án.
Người quản lý dự án phải được các nhà tài trợ dự án chỉ định để đảm nhận việc quản lý dự án hàng ngày. Người quản lý dự án phải chịu trách nhiệm lập kế hoạch ở cấp dự án và tiểu dự án, thực hiện kiểm soát, đảm bảo cung cấp sản phẩm cũng như quản lý và tạo động lực cho nhân viên làm việc trong dự án.
Thế nào là người quản lý dự án thành công?
Quản lý dự án thành công bao gồm việc giao tiếp hiệu quả với các nhà quản lý và hỗ trợ nhân sự ở các phòng ban và chức năng, thường có rất ít hoặc không có thẩm quyền chính thức.
Người quản trị dự án đóng vai trò then chốt
Người quản lý dự án nên làm việc với các nhà đầu tư để bổ nhiệm những người quản lý tiểu dự án và xác định trách nhiệm của họ. Sau đó, người quản lý tiểu dự án sẽ báo cáo trực tiếp cho người quản lý dự án thông qua các báo cáo tiến độ thường xuyên. Các báo cáo tiến độ này thể hiện bản tóm tắt cập nhật về tình trạng của dự án và cần được biên soạn thường xuyên, thường là hàng tuần trong mỗi hai tuần.
Người quản lý dự án có trách nhiệm phân tích và đối chiếu các báo cáo tiến độ và tóm tắt thông tin này trong các báo cáo nổi bật thường xuyên để trình bày cho nhà đầu tư. Các báo cáo nổi bật phải được lập định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng và cũng có thể được lập để ứng phó với các trường hợp đặc biệt.
Người quản lý dự án sẽ cần duy trì liên lạc rõ ràng với các cơ quan quản lý khác của dự án. Họ phải trình kế hoạch dự án và kế hoạch tiểu dự án lên chủ đầu tư để phê duyệt và sau đó tư vấn cho họ nếu có bất kỳ sai lệch đáng kể nào so với kế hoạch. Nếu vượt quá giới hạn cho phép thì phải có kế hoạch khắc phục đệ trình để nhà đầu tư phê duyệt.
Một chức năng quan trọng của người quản lý dự án là thiết lập một môi trường thích hợp để dự án hoạt động. Một số vấn đề cần được giải quyết sớm để đảm bảo rằng dự án có thể tiến hành hiệu quả ngay từ đầu.
Nhà phân tích kinh doanh
Các nhà phân tích kinh doanh có thể xác định các yêu cầu của một tổ chức và đề xuất các giải pháp tốt nhất để giúp tổ chức. Khi một nhà phân tích kinh doanh tham gia vào một nhóm dự án, họ đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án có thể giải quyết mọi vấn đề hiện có mà tổ chức đang gặp phải hoặc nâng cao hiệu suất của dự án và mang lại giá trị cho tổ chức.
Những nhà phân tích này cũng có thể tối đa hóa giá trị của tất cả các sản phẩm dự án. Nhiệm vụ của một nhà phân tích kinh doanh có thể bao gồm:
-
Hỗ trợ xác định dự án
-
Thu thập thông tin từ các đơn vị của tổ chức hoặc yêu cầu của người dùng
-
Tài liệu về tổ chức và các yêu cầu kỹ thuật
-
Xác minh các sản phẩm bàn giao của dự án đáp ứng tất cả các yêu cầu
-
Thử nghiệm các giải pháp để xác nhận các mục tiêu của dự án
Dựa vào những số liệu báo cáo về dự án, nhà phân tích kính doanh có thể đưa ra những phân tích, đề xuất để cải thiện hiệu suất của dự án.
Báo cáo quản lý dự án bao gồm nhiều khía cạnh
Sơ đồ tổ chức nhóm dự án
Thông thường, một tổ chức có thể liệt kê các nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án trong sơ đồ tổ chức. Sơ đồ tổ chức nhóm dự án ghi lại và cung cấp chi tiết về các nhiệm vụ của nhóm dự án dưới dạng biểu diễn đồ họa (lưu đồ, sơ đồ). Sơ đồ này có thể bao gồm tất cả các bên liên quan và thành viên nhóm đang tham gia vào dự án và xác định chính thức cách mỗi cá nhân làm việc với nhau trong vòng đời của dự án.
Các tổ chức cũng coi sơ đồ tổ chức như một cơ chế cho quá trình phát triển của đội ngũ quản lý để thiết kế các chương trình đào tạo, tùy thuộc vào các mối quan hệ nhóm mà sơ đồ thiết lập.
Sơ đồ nhóm dự án cơ bản
Trưởng nhóm có thể sử dụng sơ đồ tổ chức để giám sát các quy trình quản lý của nhóm và ghi lại các mối quan hệ cụ thể giữa các thành viên trong nhóm trong giai đoạn thực hiện dự án. Các thành viên của nhóm dự án có thể sử dụng sơ đồ tổ chức để xác định vai trò và trách nhiệm của họ, những người liên quan cũng như những người quản lý và lãnh đạo các nỗ lực của nhóm.
Mẹo để tạo sơ đồ tổ chức
Bạn có thể sử dụng các mẹo sau để tạo sơ đồ tổ chức:
-
Tạo danh sách nhóm dự án: Trước tiên, bạn có thể liệt kê tất cả các cá nhân đang tham gia vào nhóm dự án. Bạn có thể lập danh sách này sau khi hoàn thành lựa chọn các ứng viên cho nhóm.
-
Quyết định vai trò của các thành viên trong nhóm: Đây là giai đoạn quyết định thành viên nào trong nhóm có thể đảm nhận vai trò nào. Bạn có thể sử dụng các cuộc phỏng vấn để xác định ai có thể phù hợp với vai trò đó.
-
Xây dựng nhóm: Một danh sách có thể giúp bạn biết chi tiết về các vai trò mà bạn chỉ định cho từng cá nhân để xây dựng nhóm của mình.
-
Xác định các bên liên quan: Các bên liên quan có mối quan tâm trực tiếp đến kết quả của dự án. Các bên liên quan này có thể không tham gia vào dự án, nhưng họ có thể ảnh hưởng đến các quyết định của nhóm.
-
Tạo sơ đồ: Trong bước này, bạn có thể sử dụng tất cả dữ liệu để tạo sơ đồ tổ chức và biểu diễn mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm của bạn và các bên liên quan. Những mối quan hệ này thường cho thấy ai đang báo cáo cho ai và cơ chế giám sát nào mà các nhà lãnh đạo dự án đang sử dụng để lãnh đạo nhóm của họ.
Lợi thế nhóm dự án
Khi lựa chọn những cá nhân thiếu kinh nghiệm, tổ chức có thể cần thêm cố vấn và người đào tạo tự do. Cơ cấu các cá nhân thành các nhóm dự án có thể cho phép giám đốc điều hành của tổ chức giao tiếp với người quản lý dự án và đơn giản hóa quy trình báo cáo. Sau đây là những lợi thế của việc tập hợp một nhóm dự án:
Các mối quan hệ
Có nhiều giai đoạn phát triển dự án mà một nhóm dự án hiệu quả cùng trải qua. Thông qua các giai đoạn khác nhau này, các cá nhân trong nhóm dự án tương tác để tạo ra các dịch vụ hoặc sản phẩm. Các thành viên có ảnh hưởng trong nhóm có thể giao tiếp hiệu quả để tạo mối quan hệ lâu dài, tích cực và đóng góp cho các dự án trong tương lai. Người quản lý dự án có thể bắt đầu bằng cách tổ chức các sự kiện team building để phát triển khả năng giao tiếp tuyệt vời; công nhận những đóng góp và giá trị của từng thành viên trong nhóm.
Sáng tạo
Một nhóm dự án có nhiều cá nhân cùng hướng tới một mục tiêu chung. Để nhóm dự án làm việc hiệu quả ngay cả trong ngắn hạn, họ có thể đưa ra các ý tưởng, sáng kiến đổi mới cho bất kỳ vấn đề phức tạp nào. Khi làm việc với nhiều thành viên trong nhóm, tất cả đều làm việc cùng nhau để sử dụng các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của mình.
Tổng kết
Tổ chức các cá nhân thành một nhóm dự án cho phép người quản lý dự án phân công các thành viên trong nhóm hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Họ có thể đào tạo các thành viên trong nhóm mà họ chọn để thực hiện các nhiệm vụ này một cách chính xác.
Nếu một thành viên trong nhóm không thể hoàn thành nhiệm vụ của họ, người quản lý dự án có thể giao nhiệm vụ của họ cho một thành viên khác để hoàn thành. Khi làm việc theo nhóm, các cá nhân hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mọi người.
Hãy thử tận dụng công cụ quản lý đội nhóm dự án miễn phí doWork để quản lý nhóm hiệu quả ngay bạn nhé! Đây chắc chắn là một gợi ý không tồi cho các dự án thành công của bạn.
doWork cho phép bạn:
- Tạo nhóm dự án và phân quyền thông minh
- Tạo việc, giao việc đơn giản với vài cú click chuột
- Theo dõi tình hình tài chính, hiệu suất của dự án minh bạch, hệ thống
- Dễ dàng theo dõi hiệu quả dự án qua biểu đồ tiến độ, thu chi
- Đánh giá nhân sự dự án chính xác, khích lệ kịp thời
dogoo.vn
