Bạn tham dự một cuộc họp công ty, và quên những gì bạn đã thảo luận ngay khi bạn rời khỏi phòng họp? Sau đây là hướng dẫn ghi chú cuộc họp tốt hơn.
Nội dung tóm tắt
hide
Nếu vậy, có vẻ như bạn cần cải thiện kỹ năng ghi chú của mình để có thể theo dõi đồng thời nắm bắt thông tin quan trọng mà bạn cần biết. Nhưng bằng cách nào?
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số mẹo hay nhất để ghi chú cuộc họp để bạn có thể trở thành một thư ký mẫu mực của cuộc họp.
Ghi chú hoặc biên bản cuộc họp?
Trước khi chúng ta tiếp tục, trước tiên hãy xác định xem mục tiêu của bạn là ghi chú nội dung cuộc họp tốt hơn hay ghi biên bản cuộc họp. Mặc dù cả hai đều được sử dụng để tóm tắt các điểm chính trong cuộc họp, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau.
Ghi chú cuộc họp (meeting note) đúng như tên gọi–còn được biết đến với nhiều tên gọi khác như Biên bản cuộc họp. Chúng là những tài liệu tham khảo nhanh về ý tưởng, mục tiêu, thời hạn, dữ liệu và bất kỳ điều gì quan trọng khác được đề cập trong cuộc họp của bạn.
Tuy nhiên, biên bản cuộc họp thường trang trọng hơn và thường bao gồm:
- Danh sách toàn bộ người tham dự cuộc họp
- Danh sách vắng mặt
- Khi cuộc họp bắt đầu và khi nó kết thúc
- Các chủ đề chính được đề cập trong cuộc họp
- Bất kỳ hành động nào được thực hiện và/hoặc quyết định được đưa ra trong cuộc họp
Thông tin được đề cập trong vài phút không khác nhiều so với ghi chú cuộc họp, nhưng nó tuân theo định dạng có cấu trúc hơn. Lý do cho điều này là vì biên bản đóng vai trò là tài liệu pháp lý về những nội dung được đề cập trong các cuộc họp của bạn. Biên bản họp sẽ được tòa án và kiểm toán viên công nhận.
Cách ghi chú nội dung cuộc họp hiệu quả
Biên bản đóng vai trò là tài liệu trung tâm liên quan đến mọi thứ quan trọng trong cuộc họp. Tuy nhiên, đôi khi bạn muốn ghi chú của riêng mình tách biệt với biên bản cuộc họp. Có lẽ việc ghi chú sẽ giúp ích cho quá trình sáng tạo của bạn hoặc nó cho phép bạn ghi lại thông tin theo cách mà bạn dễ hiểu hơn. Đó là nơi ghi chú cuộc họp có ích.
Mặc dù Meeting Note không trang trọng và có cấu trúc như biên bản, nhưng bạn vẫn cần tuân theo một số cấu trúc khi viết chúng. Nếu không, notepad của bạn có thể bị lộn xộn với các câu viết tắt khó hiểu cung cấp rất ít ngữ cảnh và thông tin.
Mục tiêu là giữ cho ghi chú của bạn đơn giản nhất có thể mà không làm mất bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Nó cũng phải rõ ràng khi ghi chú của bạn đề cập đến một điểm thảo luận trong biên bản cuộc họp.
Hãy xem thông tin chính bạn cần viết ra khi ghi chú:
- Các điểm chính trong chương trình họp: Ghi lại một bản tóm tắt ngắn gọn về từng mục được đề cập trong chương trình nghị sự và kết quả mà bạn đã thảo luận. Cố gắng giới hạn mỗi điểm không quá ba câu và nhớ yêu cầu phòng xác nhận trước khi viết ra bất kỳ kế hoạch hoặc quyết định nào.
- Các mục hành động: Khi các mục hành động được đề xuất trong cuộc họp, hãy đảm bảo viết ra nhiệm vụ, người được giao nhiệm vụ và ngày đến hạn.
- Ý tưởng: Nếu bạn có ý tưởng, câu hỏi hoặc hoạt động tiếp theo muốn thực hiện sau khi cuộc họp kết thúc, hãy bao gồm một phần để ghi lại các loại ghi chú này trong cuộc họp để bạn không quên.
Ghi chú cuộc họp là một việc cần thiết
Đừng quên Sử dụng công cụ quản lý cuộc họp để tổng hợp và trao đổi thông tin. Trước khi mời tham dự, bạn cần làm rõ các kết quả cần đạt được của cuộc họp. Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn hãy đảm bảo đã ghi lại âm thanh để không bỏ sót điều gì, sau đó gửi ghi chú của bạn cho tất cả những người tham dự để làm rõ những vấn đề, nhiệm vụ được giao.
Mẫu ghi chú thông tin cuộc họp
Làm theo mẫu có thể giúp giảm sự lộn xộn, giúp ghi chú cuộc họp của bạn dễ đọc hơn. Đây là mẫu ghi chú cuộc họp dễ sử dụng mà bạn có thể thử cho cuộc họp tiếp theo của mình.
- Ngày họp:
- Người tham dự: Danh sách những người có mặt tại cuộc họp
- Nội dung cuộc họp:
+ Các cuộc thảo luận và quyết định quan trọng được đưa ra
+ Câu hỏi và câu trả lời trong cuộc họp: Ghi lại bất kỳ câu hỏi nào được hỏi và câu trả lời được đưa ra trong cuộc họp của bạn
+ Danh mục hành động: Đây là nơi bạn sẽ liệt kê các mục hành động, người được giao và thời hạn
+ Ý tưởng/ghi chú chung: Các ý tưởng nảy sinh trong cuộc trò chuyện, các bước tiếp theo cần thực hiện sau khi cuộc họp kết thúc
Bây giờ bạn đã có ý tưởng về nội dung ghi chú cuộc họp, hãy xem cách bạn có thể viết những ghi chú đó hiệu quả hơn.
Mẹo viết ghi chú nội dung cuộc họp
Cấu trúc rõ ràng là một yếu tố quan trọng để viết ghi chú tốt, nhưng bạn cũng cần phải có kỹ năng ghi chú tốt. Nếu không, bạn sẽ phải vật lộn để theo kịp tốc độ của cuộc họp, điều này có thể khiến bạn bị tụt lại phía sau và bỏ lỡ thông tin quan trọng. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ghi chú và theo dõi các cuộc thảo luận trong cuộc họp của mình, dưới đây là một số mẹo có thể giúp ích.
Không phải máy tính, mà là giấy bút
Rất nhiều người thích ghi chú trên máy tính xách tay hoặc máy tính bảng của họ vì việc chỉnh sửa và sắp xếp các ghi chú cũng như nhiệm vụ của họ dễ dàng hơn, nhưng nó có thể đang chống lại bạn. Theo các nhà nghiên cứu, cách tốt nhất để ghi chú có thể là bằng bút và giấy vì những người ghi chú trên máy tính xách tay có nhiều khả năng gõ ghi chú nguyên văn, trong khi những người sử dụng bút và giấy có xu hướng viết ra những điểm chính. Nói cách khác, máy tính xách tay hoặc máy tính bảng đó có thể làm bạn chậm lại và làm lộn xộn các ghi chú của bạn với những thông tin không liên quan. Viết ghi chú bằng tay cũng có thể giúp bạn theo sát chương trình cuộc họp hơn.
Sử dụng tốc ký
Bạn có biết có cả một hệ thống chữ viết riêng để ghi chú không? Nó được gọi là tốc ký và nó thường được sử dụng bởi những người phải ghi chép nhiều trong công việc, chẳng hạn như trợ lý hành chính và người viết tốc ký. Với tốc ký, bạn có thể viết nhanh tới 225 từ trong 1 phút. Nhược điểm là bạn sẽ phải học một hệ thống chữ viết hơi khác trông giống như những nét vẽ nguệch ngoạc, điều này có thể khiến bạn mất thời gian để làm quen.
Đơn giản hóa thông điệp của bạn bằng ký hiệu. Nếu bạn có một cuộc họp vào cuối tuần, có thể bạn sẽ không có thời gian để học tốc ký trong vài ngày tới. Bạn vẫn có thể tăng tốc độ viết của mình bằng cách sử dụng các mã đơn giản hóa.
Ghi âm lại các cuộc họp của bạn
Một cách tiếp cận cần cân nhắc khi nói đến ghi chú cuộc họp hoặc toàn bộ cuộc họp là chia sẻ chúng ở định dạng âm thanh với những người còn lại trong nhóm của bạn. Ngoài ra còn có một số loại công cụ cộng tác khác nhau cho phép bạn biến ghi chú bằng văn bản hoặc âm thanh của mình thành kiến thức về wiki để nhóm của bạn tìm kiếm và tham khảo.
Ghi chú chất lượng dễ dàng hơn bạn nghĩ
Bất kể bạn đang ghi chép vài phút hay chỉ ghi lại những điểm chính trong cuộc họp nhóm, bạn phải giữ các ghi chú của mình ngăn nắp nhất có thể. Các hướng dẫn được đề cập ở trên có thể giúp bạn tránh biến notepad của mình thành một mớ hỗn độn khó đọc.
Hãy nhớ rằng, kỹ năng ghi chú tốt không có nghĩa là có thể nắm bắt từng từ của cuộc trò chuyện. Nó có nghĩa là có thể tóm tắt thông tin quan trọng thành một vài câu, chỉ tập trung vào những điều cần thiết để mọi người cùng biết.
Khi bạn có thể làm điều đó, bạn sẽ nhanh chóng ghi chú cuộc họp chất lượng cao. Đừng ngại ngần chia sẻ tài liệu cuộc họp với doCalendar và giúp nâng cao hiệu suất của nhân viên bạn.
>> Xem thêm:
Dogoo.vn
