Các công ty tại Việt Nam đang bắt đầu chuyển đổi thành công từ bảng tính hoặc hệ thống giấy tờ bản cứng sang giải pháp phần mềm mới nhờ phần mềm vẽ quy trình hiệu quả.
Bài viết này sẽ đề cập đến 5 bước đơn giản giúp bạn lựa chọn và triển khai phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Bằng kinh nghiệm làm việc với nhiều khách hàng hiện hữu, Dogoo sẽ giúp bạn giải quyết bài toán này.
Chỉ cần dành vài giờ với các bài tập dưới đây, bạn sẽ có nền tảng để đưa ra quyết định tự tin về hệ thống phần mềm nào phù hợp với mình. Bởi vì không ai hiểu rõ doanh nghiệp của bạn bằng chính bạn.
(Chúng tôi cũng đã thêm thời gian gợi ý cho từng bước để bạn có thể chia nhỏ thời gian thành nhiều buổi).
Hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn phần mềm vẽ quy trình
Bước 1. Xác định quy trình của bạn
Thời gian: 60-90 phút
Đây là phần dễ – bạn đã biết rồi! Chuẩn bị một số giấy, ghi chú dán hoặc bảng trắng.
Tốt nhất là thực hiện việc này với các thành viên chủ chốt trong nhóm làm việc của bạn, vì mỗi người sẽ có kiến thức chi tiết về phần của họ trong quy trình.
Việc lập sơ đồ quy trình (lưu đồ) của bạn ở giai đoạn này không có nghĩa là thay đổi nó, mà có nghĩa là cung cấp cho bạn nền tảng để cải thiện và truyền đạt các mục tiêu và vấn đề kinh doanh của bạn một cách hiệu quả tới bất kỳ nhà cung cấp nào mà bạn tiếp cận – cũng như tới các thành viên khác hoặc tổ chức của bạn.
Để hiểu cách mọi thứ hoạt động như nào, hãy thử đặt một số câu hỏi. Ví dụ: “Làm thế nào để chúng ta hiện có thể thu hút khách hàng mới từ khi họ yêu cầu thông tin ban đầu đến khi giao sản phẩm và thanh toán hóa đơn?”
Những câu hỏi khác bạn có thể hỏi:
- Khách hàng liên hệ với chúng tôi bằng cách nào và họ yêu cầu gì (báo giá? đặt hàng? giá cả?)
- Hiện tại chúng ta đang theo dõi khách hàng bằng cách nào?
- Chúng ta làm gì với các đơn hàng, từng bước, trên bảng tính hay hệ thống giấy tờ, để theo dõi thông tin chi tiết về khách hàng, đơn hàng, kho, lệnh mua, v.v.?
- Hiện tại chúng tôi theo dõi tiến độ sản xuất của một sản phẩm cụ thể cho một đơn hàng cụ thể như thế nào?
- Làm thế nào để chúng tôi đặt hàng mới?
- Hệ thống thường gặp sự cố hoặc gây khó chịu cho nhóm của bạn ở đâu?
- Chúng ta cần báo cáo thông tin gì mỗi ngày, tuần hoặc tháng? Làm thế nào để thực hiện điều đó ngay bây giờ?
Điều này KHÔNG CẦN phải hoàn hảo. Bất kể bạn thảo luận điều gì, chỉ cần vẽ ra các bước trong quy trình kinh doanh của bạn trên bảng trắng để cùng phác họa và thảo luận.
Bắt đầu bằng một phác thảo sơ bộ và tinh chỉnh càng nhiều càng tốt. Dành ra 30 phút với nhóm của bạn để tìm hiểu các bước cơ bản trong quy trình của từng phong ban trước khi lao vào thực hiện phần mềm. Bước này sẽ đưa bạn đến lộ trình cho một dự án thành công hơn nhiều so với việc bạn không làm gì cả.
Đây là chìa khóa: Chúng tôi nhận thấy rằng các doanh nghiệp lập sơ đồ quy trình theo cách này có thể tiết kiệm được hơn 50% chi phí triển khai phần mềm, đơn giản vì họ có ý tưởng rõ ràng về những gì họ đang làm, cách họ muốn cải thiện và kết quả họ cần.
Hiểu được quy trình hiện tại của bạn cũng sẽ giúp bạn nhanh chóng loại trừ các hệ thống không phù hợp với bạn. Điều này phục vụ hai mục đích chính:
1) Tiết kiệm thời gian: Bạn sẽ không đánh giá các hệ thống không đáp ứng được các quy trình và vấn đề kinh doanh cụ thể của mình – vì bạn sẽ có thể thấy rõ liệu hệ thống đó có phù hợp với mình hay không.
2) Làm đúng ngay từ đầu : điều này giúp tránh rủi ro thực sự khi mua một hệ thống không phù hợp với doanh nghiệp cụ thể và các vấn đề kinh doanh cụ thể của bạn. Chi phí triển khai không thành công là rất lớn, thậm chí đe dọa tính mạng, đối với hầu hết các doanh nghiệp – dành thời gian ngay từ bây giờ sẽ giảm đáng kể rủi ro ở các giai đoạn sau.
Bước 2. Bạn đã THỰC SỰ sẵn sàng chưa?
Thời gian: 30 phút
Bạn có thể trả lời “có” cho bất kỳ câu hỏi nào sau đây không?:
- Bạn có thắc mắc mình kiếm được bao nhiêu lợi nhuận từ mỗi công việc không?
- Bạn có thắc mắc nhân viên bán hàng của mình hiệu quả đến mức nào không?
- Bạn và nhóm của bạn có phàn nàn về hệ thống hiện tại hàng ngày không?
- Bạn có cần kiểm soát dòng tiền không?
- Bạn nghĩ sao về thông tin chi tiết và dữ liệu bán hàng/sản xuất để thúc đẩy thay đổi tích cực trong doanh nghiệp của mình?
Các công ty thường bắt đầu một dự án phần mềm mới vì những lý do sai lầm. Giữa quá trình đánh giá, họ nhận ra rằng họ không có tất cả các câu trả lời cần thiết, họ chưa xác định đầy đủ quy trình của mình hoặc nhóm vẫn có đủ năng lực để quản lý mọi thứ như hiện tại.
Khi xem xét quy trình, năng lực và các ưu tiên của bạn, bạn sẽ quyết định nên đầu tư thời gian và tiền bạc vào đâu trong ngắn hạn và liệu thời điểm đó có phù hợp hay không.
Bước 3. Chọn ưu tiên của bạn – Bạn không thể làm mọi thứ cùng một lúc
Thời gian: 50 phút
Hầu hết các hệ thống phần mềm kinh doanh có thể giải quyết các vấn đề trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn – Bán hàng, Tiếp thị, Xưởng, Kế toán. Nhưng điều đó lại tạo ra một vấn đề mới.
Bạn và nhân sự trong doanh nghiệp có thể có năng lực hạn chế khi muốn áp dụng một hệ thống mới hoặc có lẽ bạn không thể dành toàn bộ thời gian cho một người để thúc đẩy dự án: vì vậy bạn sẽ cần phải ưu tiên. Xem xét quy trình của bạn và tốt nhất là hỏi các trưởng nhóm của bạn:
- Vấn đề lớn nhất của bạn là gì? Bạn sẽ giải quyết vấn đề nào trước?
- Những nút thắt ở đâu?
- Bạn có thể giải phóng thời gian quý báu của các thành viên trong nhóm bằng cách giảm bớt công việc hành chính mà họ cần làm không?
- Bạn có thể làm điều đó nhiều nhất ở đâu liên quan đến quy trình hiện tại của bạn?
- Bạn sẽ làm thế nào để những người chủ chốt mua vào hệ thống mới? (gợi ý nằm ở giai đoạn 5)
Câu trả lời thường đơn giản, nhưng bằng cách xem xét quy trình cùng nhóm của bạn, bạn có thể đưa ra quyết định về những gì sẽ có tác động ngắn hạn và dài hạn nhất. Khi đã thống nhất những điều này, bạn đã sẵn sàng để kiểm tra cách các hệ thống phần mềm sẽ giúp bạn đạt được thành công chuyển đổi số.
Bước 4. Nghiên cứu – Có những giải pháp nào hiện nay?
Thời gian: 60-90 phút
Với các bước trước đó, bạn đã trang bị cho mình sự hiểu biết sâu sắc hơn về các yêu cầu của mình – và vượt trội hơn hầu hết các công ty khác đang cân nhắc cùng một vấn đề.
Bây giờ, bạn có thể kiểm tra chúng dựa trên các tùy chọn có sẵn cũng như tính phù hợp của các dịch vụ triển khai do từng tùy chọn cung cấp.
- Nói chuyện với các đồng nghiệp trong ngành và xin ý kiến, gợi ý
- Xác định ngân sách chi cho công nghệ bạn sẽ chấp nhận là bao nhiêu
- Thời gian của bạn đáng giá bao nhiêu? Những hiểu biết và dữ liệu mới mà bạn nhận được có giúp ích gì cho việc kinh doanh?
- Chi phí cơ hội của việc không đầu tư vào hệ thống mới là gì?
- Xem demo video và xem cảm giác khi sử dụng sản phẩm: Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp bản demo hoặc bản dùng thử miễn phí. Hãy đăng ký và dùng thử và dùng nhận thức của bạn để đánh giá.
- Hãy chuẩn bị sử dụng dữ liệu của riêng bạn và cố gắng thực hiện quy trình bằng cách sử dụng dữ liệu đó, tham khảo các ưu tiên của bạn từ Bước 3.
- Kiểm tra và xem xét danh sách các tính năng của các nhà cung cấp tiềm năng trực tuyến để biết những điều cần thiết và ‘tốt để có’
- Khả năng mở rộng, tích hợp
- Kiểm tra chất lượng hỗ trợ của tổng đài khi phát sinh yêu cầu.
Cuối cùng, hãy chọn ra những giải pháp đáp ứng được nhu cầu của bạn.
Bước 5. Tầm nhìn của công ty bạn là gì?
Thời gian: 30-60 phút
Với danh sách rút gọn của bạn, còn một bước nữa trước khi bạn bắt đầu thử nghiệm hoặc thực hiện bản demo. Tầm nhìn về tương lai của bạn cũng quan trọng như tình hình hiện tại của bạn.
Hãy suy nghĩ một giây về cách bạn sẽ truyền đạt triển vọng thay đổi này cho toàn bộ nhân sự của mình? Bạn có tầm nhìn về tương lai của doanh nghiệp mình không? Nếu bạn chưa mô tả tương lai trông như thế nào, nhóm làm việc của bạn có thể hình dung thành công như thế nào?
Việc kết nối tầm nhìn với quy trình và hệ thống phần mềm mới sẽ giúp bạn và nhóm của bạn quyết định xem hệ thống bạn chọn có thực sự giúp bạn đạt được điều đó hay không.
- Hãy viết ra cảm giác của bạn khi làm công việc này sau một năm, trong ba năm nữa?
- Khi đó hoạt động kinh doanh sẽ diễn ra như thế nào? Đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ làm gì?
- Chia sẻ tầm nhìn với nhóm của bạn. Nhận phản hồi.
- Kiểm tra xem tầm nhìn của bạn có phù hợp với các lựa chọn và ưu tiên trong danh sách hay không.
Tóm tắt
Để lựa chọn phần mềm vẽ quy trình kinh doanh phù hợp, bạn cần xem xét các yếu tố sau:
1. Nhu cầu sử dụng
- Mục đích sử dụng: Xác định rõ mục tiêu, ví dụ như tạo sơ đồ quy trình, mô hình hóa quy trình kinh doanh, hay phân tích quy trình.
- Quy mô: Phần mềm cần phù hợp với quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn.
2. Tính năng cần thiết
- Giao diện thân thiện: Dễ sử dụng, đặc biệt với người không chuyên.
- Thư viện biểu tượng: Cung cấp đa dạng biểu tượng để mô tả quy trình.
- Khả năng tùy chỉnh: Cho phép chỉnh sửa và cá nhân hóa sơ đồ.
- Hỗ trợ BPMN: Nếu cần mô hình hóa quy trình chuyên nghiệp, phần mềm nên hỗ trợ chuẩn BPMN. Hiện tại doBPM của Dogoo đã hỗ trợ BPMN 2.0 mới nhất.
- Tích hợp: Khả năng kết nối với các công cụ khác như ERP, CRM.
- Xuất và chia sẻ: Hỗ trợ xuất file đa dạng và chia sẻ dễ dàng.
BPMN 2.0 mang đến nhiều khả năng
3. Chi phí
- Ngân sách: Xác định ngân sách và so sánh giá cả các phần mềm.
- Bản dùng thử: Tận dụng bản dùng thử miễn phí để đánh giá trước khi quyết định.
4. Hỗ trợ và cộng đồng
- Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo nhà cung cấp hỗ trợ tốt.
- Tài liệu hướng dẫn: Cung cấp đầy đủ tài liệu và hướng dẫn.
5. Đánh giá và phản hồi
- Đọc đánh giá: Tham khảo đánh giá từ người dùng khác.
- Tham khảo ý kiến: Hỏi ý kiến đồng nghiệp hoặc chuyên gia.
6. Khả năng mở rộng
- Tương lai: Chọn phần mềm có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Kết luận
Chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu, ngân sách và khả năng mở rộng của doanh nghiệp. Hãy dùng thử và so sánh trước khi quyết định.
>> Xem thêm:
- Chọn công cụ tự động hóa quy trình hiệu quả: Bạn đã biết?
- Tự động hóa quy trình kinh doanh với Dogoo Office
Dogoo.vn