Giống như hầu hết mọi nhân viên công sở khác, có lẽ bạn đã từng phải đa nhiệm khi xử lý công việc. Bạn tin rằng nếu bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, bạn có thể tận dụng tối đa thời gian của mình.
Nội dung tóm tắt
hide
Nghiên cứu cho thấy khác, hầu hết thời gian. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm nổi bật một số thói quen đa nhiệm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của bạn và tất nhiên—bạn có thể làm gì để vượt qua núi công việc với Dogoo Office.
Đa nhiệm là thực hiện nhiều tác vụ, nhiệm vụ cùng một lúc.
Nhắc đến đa nhiệm, có vẻ như đó không phải là một điều xấu. Trên thực tế, một số người sẽ khẳng định rằng họ thực sự hoạt động tốt hơn khi thực hiện đa nhiệm. Họ không gặp vấn đề gì khi phải chú ý đến nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Hãy nghĩ về điều này với một ví dụ cụ thể.
Đa nhiệm trong công việc không phải ý tưởng hay
Các ví dụ về đa nhiệm là gì?
Ví dụ, đặc biệt là trong thời đại làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà, khả năng đa nhiệm cao hơn rất nhiều.
Đa nhiệm không chỉ là làm cùng lúc nhiều công việc (thuộc phạm vi công việc) cùng lúc. Đôi khi nó chỉ sự thiếu tập trung, xao nhãng.
Ví dụ bạn xem truyền hình trong khi viết một bản tóm tắt công việc; hay bạn lướt qua mạng xã hội giữa cuộc họp. Nói chung, đa nhiệm có thể dễ dàng len lỏi vào thói quen của bạn.
Chuyển đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, bạn nghĩ rằng mình đang thực sự chú ý đến mọi thứ xung quanh cùng một lúc. Nhưng bạn thực sự không phải vậy. Bạn không chú ý đến một hoặc hai thứ cùng một lúc mà chuyển đổi giữa chúng rất nhanh.
Thực hiện cùng lúc nhiều hành động khác nhau có thể lấy đi toàn bộ sự chú ý của ai đó và ảnh hưởng đến năng suất của họ về lâu dài. Bạn có thể biết rõ một số ví dụ sau về đa nhiệm:
- Chuyển đổi giữa các tab
- Trả lời thông báo khi đang làm việc trên một dự án
- Trả lời email trong khi nghe podcast
- Vừa lái xe vừa đi họp
- Nói chuyện điện thoại trong khi chào hỏi ai đó
- Theo dõi các tài khoản truyền thông xã hội trong khi tạo nội dung mới
Đa nhiệm là xấu hay tốt?
Về lý thuyết, đa nhiệm cho phép bạn làm được nhiều việc hơn cùng một lúc. Nhưng thực tế là điều này chẳng là gì ngoài ảo tưởng về năng suất. Nói về đa nhiệm, các nghiên cứu cho thấy rằng bạn sẽ có khả năng:
- Mắc sai lầm
- Làm việc với tốc độ chậm hơn
- Đưa ra quyết định kém chính xác
Dưới đây là ba chi phí tiềm năng của đa nhiệm:
Chi phí 1: Bạn đánh mất những gì quan trọng
Bộ não của chúng ta được thiết kế để tập trung vào một thứ. Vì vậy việc dồn dập dồn dập thông tin có thể khiến việc đánh giá những thứ như mức độ ưu tiên và mức độ khẩn cấp trở nên khó khăn hơn. Trớ trêu thay, việc chuyển đổi nhiệm vụ liên tục kích hoạt phản ứng dopamine trong não. Và điều này khuyến khích chúng ta tiếp tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ để đạt được cảm giác hài lòng tức thì.
Cuối cùng, điều này dẫn đến một vòng phản hồi nguy hiểm khiến bạn ảo tưởng rằng mình đang hoàn thành rất nhiều việc hay còn gọi là ‘năng suất giả’. Trên thực tế, bạn có thể đã dành quá nhiều thời gian cho nhiệm vụ này thay vì nhiệm vụ khác hoặc để người khác bỏ qua các vết nứt.
Chi phí 2: Bạn tự làm giảm hiệu quả của mình
Nhân viên, học sinh và tất cả mọi người đang tập trung vào quá nhiều thứ cùng một lúc, vô tình khiến bạn dễ bị phân tâm và mất tập trung hoàn thành công việc.
Hơn nữa, đa nhiệm khiến bạn khó ghi nhớ mọi thứ vì bộ não của bạn đang thay đổi các chức năng dẫn đến mất hiệu quả. Nói chính xác, ước tính mất 28% ngày làm việc trung bình! Cuối cùng, bạn sẽ không đạt được mục tiêu của mình mặc dù đã làm việc nhiều giờ hơn vì bạn làm việc không hiệu quả.
Chi phí 3: Bộ não của bạn sẽ cảm nhận được điều đó
Một nghiên cứu tại Đại học London tiết lộ rằng những người làm nhiều việc cùng một lúc sẽ bị giảm chỉ số IQ đáng kể—giống như những người bị mất ngủ một đêm. Đa nhiệm cũng làm tăng sản xuất cortisol, một loại hormone gây căng thẳng.
Cố vấn về giấc ngủ khuyên bạn nên tránh làm nhiều việc cùng lúc sau một đêm ngủ không ngon giấc vì hoạt động não bộ của bạn tăng lên ở một số khu vực nhất định để bù đắp cho việc thiếu ngủ, nhưng khả năng tập trung của bạn lại bị ảnh hưởng.
Kết quả? Đa nhiệm sẽ khiến bạn cảm thấy mình đang làm việc không biết mệt mỏi, mắc nhiều lỗi hơn bình thường và mất nhiều thời gian hơn mức trung bình (một cách chắc chắn sẽ khiến bạn kiệt sức). Hãy ghi nhớ tất cả những điều này vào lần tới khi bạn tự hỏi mình, “Đa nhiệm là tốt hay xấu?”.
Đa nhiệm gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của bạn
Cách sử dụng Dogoo Office để hạn chế đa nhiệm
Vậy làm thế nào bạn có thể tránh bị phân tâm và làm việc hiệu quả hơn tại nơi làm việc? Chà, không có giải pháp chung cho tất cả các vấn đề về năng suất. Tuy nhiên, bạn có thể bắt đầu với lời khuyên là lưu tâm đến điều gì là quan trọng nhất—và có thể trực quan hóa cũng như sắp xếp thông tin này.
Dưới đây là một số cách để vượt qua đa nhiệm và cách Dogoo Office có thể giúp bạn.
Dogoo Office: Quản lý công việc theo tuần
Ý tưởng là một khi bạn sắp xếp khối lượng công việc của mình, bạn sẽ có mọi thứ sẵn sàng cho mình. Vì vậy, bây giờ bạn đang dành nhiều thời gian hơn để làm thay vì nghĩ xem phải làm gì tiếp theo. Một chút tư duy có thể giúp bạn làm việc nhanh, hiệu quả hơn
Tôi khuyên bạn nên tạo một bảng công việc để chia các tuần làm việc phức tạp thành những ngày nhỏ hơn có thể thực hiện được và thiết lập một chương trình làm việc rõ ràng cho từng ngày.
Với Dogoo Office, bạn có thể dễ dàng chia bảng thành các lần lặp lại hàng tuần, chỉ định mức độ ưu tiên và thêm chi tiết như ngày đến hạn. Với Danh sách công việc cập nhật, bạn thậm chí có thể xem các mục đến hạn trên các bảng và không gian làm việc.
Dogoo Office: Tạo quy trình làm việc không bị phân tâm
Dưới đây là một số cách khả thi để giúp bạn tạo quy trình làm việc không bị phân tâm:
Số hóa môi trường làm việc của bạn:
Bạn cần xác định điều gì có xu hướng thu hút sự chú ý của bạn nhiều nhất (email, mạng xã hội, đồng nghiệp, v.v.).
Sau khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ, hãy loại bỏ chúng khỏi nơi làm việc của bạn. Ví dụ: sử dụng các ứng dụng năng suất để chặn mạng xã hội trong những khoảng thời gian làm việc căng thẳng. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng theo dõi thời gian để xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho những nhiệm vụ này và thậm chí là một lời nhắc thân thiện khi bạn bắt đầu chuyển sang nhiệm vụ khác.
Cách bạn nhìn nhận nhiệm vụ của mình có gây mất tập trung không? Với Dogoo Office, bạn có thể đặt mọi nhiệm vụ đơn lẻ vào một nơi và sau đó sử dụng một số chế độ xem để sắp xếp chúng theo cách của bạn.
Giải phóng bản thân khỏi đa nhiệm một cách thông minh
Đa nhiệm và năng suất không phải lúc nào cũng đi đôi với nhau. Thay vì lãng phí sự chú ý của bạn, hãy tập trung vào việc thiết lập bản thân để thành công bằng cách sắp xếp thời gian và nhiệm vụ của bạn tốt hơn— để bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Hãy thử Công cụ theo dõi dự án của Dogoo Office ngay hôm nay để bắt đầu mọi thứ.
>>Xem thêm:
Dogoo.vn
