Trong thời kì công nghệ phát triển như hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng phần mềm quản lý để vận hành hiệu quả hơn. Trong đó, phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp là không thể thiếu. Vậy, làm thế nào để lựa chọn được phần mềm quản lý quy trình phù hợp và hiệu quả?
Thực trạng quản lý quy trình trong các doanh nghiệp
Quy trình được coi là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động và phát triển. Trong công ty bao gồm rất nhiều quy trình như: quy trình quản lý, quy trình sản xuất, quy trình thực hiện dự án,… Hiện nay, các doanh nghiệp đều ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý quy trình. Vì thế, họ đầu tư nhiều để giám sát mỗi quy trình sao cho hiệu quả hơn. Tuy nhiên, con đường tối ưu các quy trình trong doanh nghiệp chưa bao giờ dễ dàng.
Nhiều công ty vẫn gặp phải những sai lầm trong quá trình xây dựng quy trình. Ví dụ như: quá chú trọng xây dựng quy trình 1 cách cứng nhắc, không linh hoạt. Một số doanh nghiệp tập trung xây dựng quy trình mà quên đào tạo con người thực hiện quy trình sao cho đúng. Hoặc đôi khi, nhà quản trị không lắng nghe ý kiến của nhân viên (những người trực tiếp thực hiện quy trình) dẫn đến việc vận hành quy trình không hiệu quả.
Tuy còn gặp nhiều khó khăn, nhưng các doanh nghiệp vẫn biết cách để xây dựng quy trình tốt nhất cho riêng mình. Đồng thời, họ cũng ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý và đạt được nhiều thành công.
Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp?
Phần mềm quản lý quy trình mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trong quy trình sẽ có 1 số công việc lặp đi lặp lại và tiêu tốn khá nhiều thời gian của nhân viên. Khi ứng dụng phần mềm, những công việc lặp đi lặp lại sẽ được tự động hoá. Như vậy rút ngắn thời gian thực hiện quy trình và nâng cao năng suất công việc. Đồng thời, nhân viên không cần làm những việc lặp đi lặp lại đó sẽ có thời gian để làm những công việc khác nữa. Phần mềm không chỉ giúp quy trình thực hiện hiệu quả, dự án đúng tiến độ mà còn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Để quản lý tất cả quy trình 1 cách thủ công thì cần tới khá nhiều nhà quản trị. Hơn thế nữa quản lý thủ công có thể xảy ra những sai sót, nhầm lẫn. Phần mềm có khả năng giám sát quy trình 1 cách chính xác nhất và không tốn nhiều công sức. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quy trình có khả năng tích hợp cùng các phần mềm khác trên 1 hệ thống để tạo thành bộ công cụ quản lý cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý quy trình được tích hợp trên cả máy tính và các thiết bị di động. Vì thế, nhà quản trị có thể cập nhật các thông tin, dữ liệu trên phần mềm ở bất kì đâu. Từ đó giúp nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời về các quy trình.
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý quy trình hiệu quả
Vì nhu cầu sử dụng ứng dụng quản lý quy trình tăng cao nên có rất nhiều đơn vị cung cấp. Để lựa chọn được ứng dụng quản lý quy trình hiệu quả, bạn có thể dựa vào hướng dẫn sau.
- Dựa vào quy mô để lựa chọn phần mềm phù hợp. Nếu doanh nghiệp có quá nhiều nhân lực và nhiều quy trình thì cần lựa chọn phần mềm có khả năng lưu trữ lớn và nhiều tính năng.
- Tiêu chí tiếp theo là dựa vào công nghệ được ứng dụng vào phần mềm. Hãy lựa chọn ứng dụng có các công nghệ hiện đại, bảo mật cao và sao lưu dữ liệu trên đám mây.
- Ứng dụng phải đảm bảo cung cấp được các tính năng quản lý quy trình mà doanh nghiệp cần. Đồng thời, hãy so sánh các phần mềm với nhau để lựa chọn ứng dụng có đầy đủ tính năng với giá thành phù hợp nhất.
- Hãy lựa chọn đơn vị cung cấp được lộ trình triển khai phần mềm rõ ràng, chi tiết và cam kết thực hiện đúng tiến độ. Đồng thời, đơn vị phải có chính sách hỗ trợ khách hàng 24/7 để giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh. Từ đó không gây ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp.
Trên đây là hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp hiệu quả. Nếu muốn trải nghiệm miễn phí các phần mềm quản trị, bạn hãy xem ngay tại Dogoo.vn nhé!
>Xem thêm
Dogoo.vn
