Hiểu về vai trò của RPA trong quản lý dự án

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là công nghệ cơ bản giúp tự động hóa các quy trình có cấu trúc rõ ràng và lặp lại. Nhờ đó, cho phép các dự án và quy trình chạy với hiệu quả và năng suất cao hơn. Tuy nhiên, không giống như các công cụ phần mềm truyền thống quản lý các quy trình cơ bản, đơn giản hóa, giải pháp phần mềm RPA cho phép tự động hóa các nhiệm vụ và dự án ngày càng phức tạp.

Các bot RPA có khả năng thực hiện nhiều chức năng cùng một lúc và tự tương tác với phần mềm. Ví dụ: bot có thể nhận được yêu cầu qua email và trích xuất dữ liệu thích hợp từ kho dữ liệu. Sau đó, nó có thể điều chỉnh biểu mẫu đầu ra của mình theo yêu cầu. Bằng cách này, các tổ chức có thể tự động hóa các tác vụ như lập đề nghị, đơn từ đầu đến cuối. Ngoài ra, họ có thể sử dụng bot phần mềm RPA mà không cần có kiến thức trước về ngôn ngữ lập trình. Giao diện kéo và thả và các quy tắc trực quan có nghĩa là người dùng doanh nghiệp có thể triển khai bot RPA trong hầu hết mọi quy trình.

RPA được áp dụng rộng rãi vì tác động đáng kể của nó đến năng suất, sự tuân thủ và chất lượng. Thậm chí, có một số dự đoán rằng hơn 72% doanh nghiệp sẽ đầu tư vào RPA trong những năm tới. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn RPA ảnh hưởng như thế nào đến lĩnh vực quản lý dự án.

Trước hết, cách chủ yếu mà RPA tác động đến việc quản lý dự án là tạo ra các quy trình hiệu quả giúp tăng năng suất. Theo khảo sát của McKinsey, dưới 1/3 dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Vì vậy bất kỳ quy trình nào có thể đưa bạn đến gần hơn với việc hoàn thành sẽ gây ấn tượng với khách hàng của bạn. RPA có thể tạo ra mọi thứ từ tài khoản khách hàng đến hóa đơn trong một giây, thường chỉ bằng một nút bấm.

Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ mà bạn thường yêu cầu nhân viên đảm nhận, chi phí vận hành của các dự án sử dụng RPA chắc chắn sẽ thấp hơn. RPA không loại bỏ hoàn toàn nhân viên. Sự can thiệp của con người là cần thiết để duy trì và can thiệp khi có những ngoại lệ đối với các quy trình nhất định. Nhưng quy trình tự động RPA cho phép các công ty giảm đáng kể chi phí nhân viên.

Bằng cách áp dụng RPA để thực hiện các nhiệm vụ dựa trên quy tắc trong dự án của mình, bạn sẽ giảm thiểu lượng thời gian mà nhân viên cần để thực hiện các nhiệm vụ quản trị và nhập dữ liệu thông thường. Khi nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ thách thức họ, nguy cơ kiệt sức sẽ giảm và phúc lợi của nhân viên được cải thiện.

Tỷ lệ lỗi của con người khi thực hiện các công việc đơn giản lại rất cao. Điều này có thể gây tốn kém về thời gian và ngân sách cho các nhà quản lý dự án. Các bot RPA tương tác ở cấp độ cơ bản với các ứng dụng. Kết quả là, lỗi mắc phải được duy trì ở tỷ lệ tối thiểu.

Các bot RPA có khả năng mở rộng rõ ràng. Chỉ cần thêm nhiều phiên bản chức năng của RPA, bạn có thể nhanh chóng tăng cường hoạt động kinh doanh của mình. Điều này cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh với những biến động của nhu cầu và sự thay đổi của thị trường.

Mặt khác, có một số chi phí khi dựa vào RPA trong quản lý dự án. Mặc dù lợi ích của việc triển khai công nghệ này vượt xa chi phí nhưng Người quản lý dự án cần nhận thức sâu sắc về những rủi ro này. Hoạt động của RPA dựa trên phần mềm truyền thống phụ thuộc vào chức năng mượt mà của các ứng dụng nguồn. Sự can thiệp của con người vẫn cần thiết trong các quy trình hỗ trợ RPA và chi phí triển khai công nghệ mới có thể cao, đặc biệt là ở công nghệ tiên tiến.

Miễn là người quản lý dự án tính toán rủi ro khi sắp xếp một công cụ phần mềm được hỗ trợ bởi RPA và quen với việc giảm chi phí vận hành mà họ có thể mong đợi, thì RPA có tiềm năng rất lớn để chuyển đổi hoạt động quản lý dự án.

Giảm sai sót cộng với tăng cường phúc lợi cho nhân viên, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Bằng cách đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, việc quản lý tài nguyên dự án có thể được tối ưu hóa. Tóm lại, chúng ta có thể mong đợi vai trò của RPA trong quản lý dự án sẽ tiếp tục phát triển.

Dogoo.vn