Hệ thống nhắc lịch tự động mang lại hiệu quả như thế nào trong quá trình làm việc? Nên lựa chọn hệ thống nhắc lịch theo những tiêu chí nào? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây nhé!
Những khó khăn trong vấn đề nhắc lịch công việc hiện nay
Hoàn thành công việc đúng thời hạn là yêu cầu của mỗi nhà quản trị dành cho nhân viên của mình. Thế nhưng, hiện nay thực trạng trễ deadline trong công việc vẫn còn tồn tại khá nhiều. Bởi một số nhân viên chưa có tính tự giác, hoặc có quá nhiều công việc nên quên đi thời hạn hoàn thành.
Nếu như quy mô quản lý nhỏ, người quản trị có thể nhắc nhở lịch làm việc cho nhân viên của mình và cũng dễ kiểm soát hơn. Thì đối với quản lý quy mô lớn lại rất khó. Bởi vì người quản lý không thể nào nhắc nhở hết nhân viên về thời hạn hoàn thành công việc. Từ đó gây nên tình trạng trễ deadline, giảm hiệu quả công việc.
Để giải quyết tình trạng này, giải pháp tốt nhất sẽ là sử dụng hệ thống nhắc lịch tự động.
Hệ thống nhắc lịch tự động mang lại hiệu quả như thế nào?
Hệ thống nhắc lịch tự động thông báo khi có công việc mới
Khi nhà quản trị thêm một đầu việc mới lên phần mềm, hệ thống nhắc lịch sẽ gửi thông báo tới email hoặc smartphone của nhân viên. Vì thế, người quản lý không cần thông báo lại với người thực hiện về công việc đó nữa bởi nhân viên đã nhận được thông báo rồi. Sau khi bấm vào công việc mới, người thực hiện cũng sẽ thấy được thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của nhiệm vụ mình cần làm.
Các công ty bắt đầu sử dụng hệ thống nhắc lịch tự động
Hệ thống nhắc lịch tiết kiệm khá nhiều thời gian cho mọi người. Và nó cũng mang tính tiện lợi, hiện đại hoá giúp cho các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
Tự động nhắc nhở khi công việc sắp tới hạn
Đôi khi, nhân viên đã tiếp nhận công việc nhưng lại quên mất hoặc nhớ nhầm thời gian tới hạn hoàn thành do không kiểm tra lại. Hoặc có hẹn với khách hàng nhưng lại quên mất. Hệ thống nhắc lịch tự động sẽ giúp nhân viên giải quyết vấn đề này. Khi gần tới hạn mà công việc vẫn chưa được cập nhật tiến độ thì hệ thống sẽ thông báo tới email rằng còn bao nhiêu thời gian nữa để hoàn thành công việc. Từ đó nhân viên sẽ chủ động cập nhật tiến độ công việc và cố gắng hoàn thành trong thời gian còn lại.
Hệ thống nhắc việc giúp bạn sắp xếp công việc khoa học
Hệ thống nhắc lịch cũng giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ làm việc của nhân viên hơn thông qua những cập nhật họ tải lên phần mềm.
Hệ thống nhắc lịch tự động khi công việc tới hạn
Khi công việc tới thời hạn hoàn thành, hệ thống nhắc lịch sẽ gửi thông báo thêm một lần nữa. Vì thế, người quản lý cũng biết được đã tới lúc nên kiểm tra công việc đó đã được hoàn thành tốt hay chưa.
Hệ thống nhắc lịch giúp bạn chủ động hơn
Tiêu chí lựa chọn phần mềm nhắc lịch tự động
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm cung cấp hệ thống nhắc lịch nhưng không phải công cụ nào cũng tốt. Vì thế, khi lựa chọn phần mềm bạn hãy dựa vào những tiêu chí sau:
- Có nhiều tính năng hiện đại: hệ thống phải có đầy đủ các tính năng như gửi thông báo, thêm đầu việc, cập nhật phần trăm tiến độ làm việc, tự động nhắc nhở khi gần tới hạn,…
- Hệ thống nhắc lịch phải có tính bảo mật cao để bảo vệ một số thông tin quan trọng trong công việc của doanh nghiệp.
- Bên cạnh đó, hệ thống nhắc lịch tự động nên được thiết kế sao cho dễ sử dụng và tương thích với nhiều thiết bị di động. Vì có người sử dụng máy tính, cũng có người sử dụng điện thoại để xem thông báo nhắc lịch.
Có thể thấy, hệ thống nhắc lịch tự động mang lại hiệu quả khá tốt đối với người quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp. Nếu chưa tìm được phần mềm phù hợp, hãy thử trải nghiệm miễn phí phần mềm doCalendar tại https://office.dogoo.vn. Đây là phần mềm cung cấp hệ thống nhắc lịch tự động, quản lý lịch biểu cho công ty, cá nhân cùng rất nhiều tính năng thú vị.
>Xem thêm:
Dogoo.vn
