Ngành Tài chính Kế toán là một kho dữ liệu thực sự. Các ngân hàng và các tổ chức tài chính tín dụng không ngừng khởi tạo và lưu trữ các giấy tờ có giá trị lên đến hàng gigabyte thông tin điện tử. Ví dụ: việc xây dựng một báo cáo tài chính hoặc kế toán cụ thể yêu cầu nhiều nhân viên truy cập vào trang web lưu trữ dữ liệu, sao chép và sắp xếp thông tin thành một bản trình bày.
Phương thức truyền thống này rất kém hiệu quả. Quá trình này tiêu tốn các nguồn lực có thể được chuyển sang các nhiệm vụ kế toán quan trọng khác trong tổ chức hoặc bộ phận tài chính. May mắn thay, thời đại kỹ thuật số đã đưa ra nhiều giải pháp có thể giúp hợp lý hóa các quy trình tài chính và kế toán khác nhau. Nói cách khác, tự động hóa ngành tài chính hiện đã trở thành hiện thực.
Tài chính, kế toán là bộ phận rất quan trọng trong doanh nghiệp
Tài chính – Kế toán và Tự động hóa
Tự động hóa có thể giúp ích như thế nào cho ngành Tài chính & Kế toán. Thật tuyệt! Tự động hóa có thể nâng cao hiệu quả của các quy trình sau trong ngành tài chính kế toán:
Tài khoản phải trả
Việc xử lý các khoản phải trả xử lý lượng dữ liệu khổng lồ. Chỉ riêng số lượng hóa đơn quá lớn đã khiến cho kế toán viên dễ mắc sai lầm và thiếu nhất quán. Tuy nhiên, tự động hóa sẽ tránh được những thiếu sót này và rút ngắn thời gian xử lý phê duyệt hóa đơn.
Thanh toán cho nhà cung cấp
Tự động hóa có thể rút ngắn đáng kể thời gian quay vòng để trích xuất hóa đơn của nhà cung cấp, thu thập chi tiết thanh toán và chuyển tiền cho chính nhà cung cấp. Các công cụ tự động hiện có thể truy cập email của nhà cung cấp để đọc hóa đơn và thu thập các thông tin liên quan khác cần thiết để hoàn tất giao dịch.
Phân tích dữ liệu
Trước khi tự động hóa, nhân viên phải lục lọi hàng chồng tài liệu để tìm và sau đó sao chép dữ liệu và tạo báo cáo. Máy tính giảm bớt lượng giấy tờ nhưng nhân lực vẫn phải sao chép và dán thông tin một cách thủ công. Tuy nhiên, với tính năng tự động hóa được hỗ trợ bởi RPA và các công nghệ thông minh khác, phần mềm sẽ phân tích dữ liệu và trình bày dữ liệu theo các thông số do người dùng đặt.
Đánh giá và quản lý rủi ro tín dụng
Tự động hóa giúp các công ty tài chính, ngân hàng đo lường chính xác rủi ro của khách hàng tiềm năng. Từ đó, các tổ chức tín dụng có căn cứ để tính lãi suất phù hợp hoặc từ chối cấp tín dụng khi nghi ngờ rủi ro. Dữ liệu tín dụng có thể được cập nhật ngay lập tức từ CIC và bộ phận thẩm định. Áp dụng công nghệ phân tích tự động có thể đưa ra quyết định ngay lập tức về việc phê duyệt hoặc từ chối khoản tín dụng.
Tự động hóa giúp kiểm soát rủi ro tài chính
Công nghệ được sử dụng cho Tự động hóa Kế toán
Tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa quy trình làm việc là một cách tuyệt vời để nâng cao hiệu quả công việc của kế toán. Có rất nhiều lợi ích của việc sử dụng tự động hóa quy trình làm việc cho kế toán. Công cụ quản lý công việc không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa những phần tẻ nhạt nhất của quy trình tài chính và kế toán mà còn giúp bạn tiết kiệm tiền, cải thiện độ chính xác và tạo ra kết quả tốt hơn.
Khi nói đến tài chính kế toán, khả năng giải phóng nguồn lực và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ khác là cần thiết. Thông thường, các thủ tục giấy tờ lớn và nhập thủ công phải được thực hiện bởi các chuyên gia Kế toán.
Phòng kế toán cần quy trình làm việc rõ ràng, tự động
Với tự động hóa quy trình làm việc, tất cả các tác vụ tốn thời gian này đều được tự động hóa, chạy ở chế độ nền. Do đó, giúp giải phóng thời gian cho người dùng. Các khả năng như tích hợp với hệ thống của bên thứ ba, triển khai logic nghiệp vụ, kiểm soát quy trình làm việc và nâng cấp nhiệm vụ chỉ là một số tính năng bắt buộc phải có của phần mềm tự động hóa quy trình làm việc.
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)
Tập lệnh, macro và bot là một số công nghệ sớm nhất được sử dụng trong tự động hóa. Nguyên nhân là vì chúng đã giúp giải phóng thời gian và cải thiện hiệu quả cũng như năng suất của con người trong nhiều năm. McKinsey ước tính rằng những công nghệ ban đầu này có khả năng tự động hóa 42% hoạt động trong bộ phận tài chính.
Tự động hóa bằng cách sử dụng tập lệnh, macro và bot trở nên phức tạp khi phát sinh nhu cầu giao tiếp giữa nhiều ứng dụng. Trong trường hợp này, có các phương pháp tạo và sử dụng tập lệnh khác. Điểm mấu chốt – tất cả các biện pháp kiểm soát vẫn tốn thời gian và tiêu tốn nhân lực. Đó là lý do chúng ta cần tiến hành Tự động hóa quy trình bằng robot hoặc RPA xuất hiện.
Tự động hóa là chìa khóa phát triển kinh doanh
RPA đơn giản là phần mềm đóng vai trò trung gian giữa hai hệ thống không liên quan. Ví dụ: RPA có thể trích xuất dữ liệu hóa đơn từ tệp PDF và sau đó tải chúng trực tiếp lên hệ thống khác. Ví dụ: trong quy trình đặt hàng bán hàng, bot RPA sao chép hành động của con người, gửi dữ liệu và tạo đơn hàng trong hệ thống ERP.
Các bot RPA hoạt động tự chủ và không dựa vào chương trình mẹ như Excel để hoạt động. Chúng cũng có thể được sử dụng bởi những người hầu như không có kiến thức lập trình. Quan trọng nhất, chỉ mất vài phút để một nhân viên văn phòng có thể tạo ra quy trình tự động.
Tự động hóa nhận thức
Trí tuệ nhân tạo là đỉnh cao của công nghệ tự động hóa. AI là một phần mềm tuân theo thuật toán đặt trước nhưng có thể đưa ra các lựa chọn thông minh, trong giới hạn được xác định trước, liên quan đến dữ liệu được nhập vào. Khả năng này cho phép phần mềm thực hiện phân tích kỹ lưỡng và trình bày dữ liệu theo cách có cấu trúc mà không có lỗi hoặc không nhất quán.
AI cũng nhường chỗ cho tự động hóa thông minh (IA). IA kết hợp khả năng phân tích của Trí tuệ nhân tạo (AI) với khả năng Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA). Việc triển khai IA đáng chú ý nhất trong ngành tài chính là trợ lý ảo Erica do Bank of America phát triển. Erica có khả năng phân tích lịch sử tín dụng của từng khách hàng và đưa ra khuyến nghị thông minh về các sản phẩm tài chính cho người dùng.
AI giúp doanh nghiệp nắm bắt sức khỏe tại chính nội tại
Các thuật toán Trí tuệ nhân tạo và Machine Learning tạo thành sự lựa chọn tuyệt vời khi có luồng dữ liệu liên tục và quá trình ra quyết định là vô cùng khó khăn và phức tạp. Những ví dụ như vậy bao gồm tạo báo cáo tài chính, bảng lương, quy trình mua sắm, phân tích năng suất của nhân viên, ra mắt sản phẩm mới hoặc dự đoán tỷ lệ rời bỏ của khách hàng trong tương lai.
Tóm tắt
Nhìn chung, thời gian và nhân lực là hai yếu tố quyết định hiệu quả kinh doanh. Một quy trình kinh doanh gắn kết hai nguồn lực này có thể có tác động trực tiếp đến năng suất và hiệu quả hoạt động. Dù đơn giản nhưng những công việc trần tục như quản lý và nhập dữ liệu vẫn có thể tiêu tốn thời gian và nhân lực quý báu.
Tự động hóa tài chính và kế toán là nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng cách rút ngắn thời gian cần thiết để thực hiện các công việc thường ngày này. Đồng thời, tự động hóa cũng đảm bảo rằng tất cả các báo cáo được tạo tự động chính xác và đáng tin cậy. Lợi ích này cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và đúng đắn. Thật vậy, tự động hóa kế toán là một tài sản mà mọi bộ phận tài chính kế toán trong doanh nghiệp không thể thiếu.
>> Xem thêm:
- Top phần mềm chấm công, tính lương tự động giúp giải phóng kế toán lương
- Ứng dụng chuyển đổi số trong 9 ngành khác nhau
Dogoo.vn
