Nâng cao chất lượng công việc hoàn thành nhờ quản lý thời gian
Bạn có bao giờ cố gắng làm việc trong một dự án nhưng cảm thấy khó tập trung không? Điều tiếp theo bạn biết là bạn thường xuyên nghỉ giải lao để lấy lại cảm hứng làm việc. Công việc của bạn đã từng bị gián đoạn bởi các cuộc gọi điện thoại hoặc tiếng ping của một email trong hộp thư đến của bạn không?
Những phiền nhiễu này là kẻ thù số một khi nói đến việc tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả. Chúng không chỉ làm giảm khả năng tập trung của bạn mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả của bạn, khiến các dự án mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết.
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách để thực hiện công việc chuyên sâu và tập trung hơn, thì sắp xếp thời gian có thể là thứ bạn cần để tăng năng suất của mình trong ngày làm việc.
Time batching là gì?
Nhóm thời gian (Time Batching), còn được gọi là kỹ thuật Pomodoro, là một hệ thống năng suất giúp các cá nhân tập trung vào một nhóm nhiệm vụ tương tự trong một khoảng thời gian riêng mà không bị gián đoạn. Time Batching giúp giảm thiểu sự phân tâm để có quy trình làm việc tập trung hơn và chú ý đến từng chi tiết.
Time Batching là một kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả
Cal Newport, Trợ lý Giáo sư Khoa học Máy tính tại Đại học Georgetown với bằng Tiến sĩ từ MIT, mô tả điều này giống như công cụ giúp làm việc sâu. Trong cuốn sách cùng tên của mình, ông đã giải thích lý do tại sao việc xây dựng các khoảng thời gian tập trung làm việc trong lịch trình hàng ngày của bạn như một phần trong các phương pháp quản lý thời gian của bạn là điều cần thiết:
“Ít sự lộn xộn về tinh thần hơn có nghĩa là có nhiều nguồn lực tinh thần hơn để suy nghĩ sâu sắc. Không ai từng thay đổi thế giới, tạo ra một ngành công nghiệp mới hoặc tích lũy tài sản nhờ thời gian phản hồi email nhanh chóng của họ.”
Tại sao kỹ thuật Time Batching hiệu quả?
Brendan Hufford, một nhà tư vấn SEO cho biết: “Time Batching là một trong những cách duy nhất giúp tôi hoàn thành mọi việc. “Nếu tôi phải liên tục chuyển đổi giữa vô số nhiệm vụ dường như vô tận mà tôi làm trong suốt cả tuần, tôi sẽ mất trí. Tôi khuyên nhóm của tôi nên sắp xếp các nhiệm vụ của họ cùng lúc với việc sắp xếp thời gian cho lịch của họ.”
Kỹ thuật này rất hiệu quả vì nó xây dựng cấu trúc và ranh giới xung quanh các khối thời gian để bạn có thể đi sâu vào các nhiệm vụ cụ thể mà không bị gián đoạn quy trình làm việc của bạn.
Thông thường, có hai loại tác vụ bạn có thể thực hiện theo phương pháp Time Batching:
- Nhiệm vụ nông: Yêu cầu mức năng lượng sản xuất thấp hơn, lý tưởng cho các công việc chạy nước rút ngắn
- Nhiệm vụ chuyên sâu: Yêu cầu mức năng lượng hiệu quả cao, ít bị phân tâm nhất, tập trung cao độ trong thời gian dài hơn
Bằng cách sắp xếp thời gian và chặn các khoảng thời gian đã định cho hai loại nhiệm vụ này, bạn có thể đạt được hiệu quả mong muốn. Đồng thời là trạng thái tinh thần thỏa mãn khi bạn làm việc hiệu quả và hướng tới mục tiêu.
Time Batching hữu ích để làm việc sâu, tập trung vào công việc
Thống kê theo Time Batching
Nhóm thời gian có hiệu quả cao như một hệ thống năng suất vì nó loại bỏ việc đa nhiệm. Đa nhiệm có thể không hữu ích khi nhắc đến các công việc đòi hỏi tính tập trung cao. Và chúng ta cần số liệu thống kê hỗ trợ việc ra quyết định.
Tờ New Yorker báo cáo rằng 98% nhân viên tập trung tốt nhất khi đối mặt với một loại nhiệm vụ duy nhất, thay vì nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
John Media đã viết trong cuốn sách Brain Rules của mình rằng việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau có thể khiến các dự án mất tới 50% thời gian hoàn thành. Thay vào đó, tốt nhất bạn nên tập trung vào một loạt nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.
Một số nghiên cứu cho thấy rằng phải mất ít nhất 15 phút (hoặc trung bình là 23 phút) để tập trung lại sự chú ý của bạn vào một nhiệm vụ sau khi bị phân tâm hoặc chuyển sang một nhiệm vụ khác.
Bạn có nên sử dụng thời gian theo đợt?
Khi nào nên dùng Time Batching?
Ronny Sage của ShoppingGives.com cho biết: “Chúng tôi thích chia nhỏ lịch của mình để sắp xếp thời gian. “Chúng tôi thực sự điều hành nhóm tiếp thị của mình trong những lần chạy nước rút tương tự như nhóm nhà phát triển của chúng tôi. Điều này cho phép chúng tôi linh hoạt trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và nhóm các nhiệm vụ tương tự theo trọng tâm, đồng thời nó cũng giúp thúc đẩy tính minh bạch và quyền tự chủ cho cả nhóm.”
“Tôi có xu hướng nhóm các nhiệm vụ trong ngày theo mức độ phụ thuộc. Điều này có nghĩa là, chẳng hạn, làm việc qua email trước tiên vào buổi sáng để đảm bảo rằng tôi không gây ảnh hưởng bất kỳ ai hoàn thành nhiệm vụ của họ trong ngày. Tôi sắp xếp các nhiệm vụ dài hơn — đặc biệt là những nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung, suy nghĩ lâu dài — vào cuối ngày, vì đó là thời điểm mà email, cuộc gọi và cuộc họp lắng xuống và mọi người khác có những gì họ cần từ tôi. Điều này cho phép tôi làm việc không bị gián đoạn,” Brady Donnelly, CMO tại Cannuka cho biết.
Nhóm thời gian có thể có ý nghĩa đối với bạn nếu:
- Bạn đang phấn đấu để tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.
- Bạn cần loại bỏ phiền nhiễu để đạt được tiến bộ có ý nghĩa.
- Môi trường làm việc của bạn đầy những gián đoạn.
- Bạn lặp lại các nhiệm vụ tương tự một cách thường xuyên.
Khi nào không nên dùng Time Batching?
Tuy nhiên, chia theo nhóm thời gian có thể không lý tưởng nếu:
- Công việc của bạn rất hay thay đổi và các nhiệm vụ thường rất khác nhau (điều này sẽ khiến bạn khó sắp xếp theo nhóm.)
- Công việc của bạn không đòi hỏi phải tập trung cao độ hoặc thời gian làm việc không bị gián đoạn.
- Bạn nhanh chóng quay trở lại công việc sau khi bị gián đoạn.
- Bạn thích chuyển đổi nhiệm vụ để mang lại sự đa dạng cho ngày của bạn.
Mẹo để sắp xếp thời gian
Bằng cách làm theo phương pháp Time Batching, bạn có thể chắc chắn rằng mình đang đi đúng hướng để đạt được năng suất tối đa.
- Nhóm các nhiệm vụ của bạn theo chức năng và/hoặc mục tiêu, sau đó gán từng nhiệm vụ vào một khung thời gian đã đặt. Ví dụ: 9:00-10:00 sáng có thể là khoảng thời gian bạn trả lời và gửi email, nhưng trong thời gian còn lại trong ngày, email của bạn bị giới hạn.
- Nhập các nhiệm vụ theo đợt của bạn vào lịch hoặc công cụ lên lịch để bạn có biểu diễn trực quan về cách bạn sẽ sử dụng thời gian của mình trong tuần, ngày này qua ngày khác. Hãy chú ý đến cách bạn sắp xếp mọi thứ–nếu bạn thường xuyên có các cuộc họp hoặc cuộc gọi vào một ngày nhất định, bạn có thể sắp xếp mọi thứ khác đi vào những ngày đó.
- Đặt lời nhắc hoặc cảnh báo giúp bạn đi đúng hướng với các khối thời gian đã đặt mà bạn đã thiết lập cho công việc liên quan đến nhiệm vụ. Theo thời gian, bạn có thể xóa những lời nhắc này. Bạn có thể tận dụng các công cụ nhắc việc hiệu quả.
- Chuyển thiết bị của bạn sang chế độ Không làm phiền và đóng các tab đang mở để loại bỏ phiền nhiễu. Đóng cửa phòng làm việc của bạn hoặc đeo tai nghe để loại bỏ tiếng ồn.
- Chia sẻ kế hoạch. Nếu bạn làm việc trong môi trường văn phòng hoặc với một nhóm, thì điều quan trọng là bạn phải chia sẻ rằng bạn đang thử nghiệm sắp xếp thời gian với những người khác để họ biết rằng bạn đang làm việc để giảm bớt sự gián đoạn và phiền nhiễu. Nếu bạn định đóng cửa và/hoặc đeo tai nghe, hãy nói rõ với những người khác rằng đây là tín hiệu cho thấy bạn đang làm việc chăm chỉ và cuộc trò chuyện sẽ cần phải chờ.
Time Batching: tận dụng tối đa thời gian trong ngày của bạn
Những phiền nhiễu vô nghĩa tàn phá một ngày của bạn. “Một lần xem email có thể cướp đi 15 phút tập trung của bạn. Siegfried Lenz nói: “Một cuộc gọi trên điện thoại, một dòng tweet, một tin nhắn tức thời có thể phá hỏng lịch trình của bạn. Chúng khiến bạn bỏ qua những việc quan trọng”.
Đây chính xác là lý do tại sao tính theo đợt thời gian đáng để thử nghiệm. Tất cả chúng ta đều cần một cú huých nhẹ để tập trung hơn và ít bị phân tâm hơn trong ngày, và cách tiếp cận này có mức độ nghiêm ngặt phù hợp để giúp bạn tiếp tục công việc. Hãy cho mình một vài tuần để thử nghiệm phương pháp này, và bạn có thể ngạc nhiên một cách thú vị.
Xem thêm:
- Đừng để mất kiểm soát phạm vi dự án phá hỏng dự án của bạn
- Tự động hóa là cần thiết để nhân viên sáng tạo, nhiệt huyết
Dogoo.vn
