Cách theo dõi công việc từ xa nhờ công nghệ đám mây

Bạn sẽ không thể gọi mọi người vào văn phòng của mình để xem xét mọi việc và thậm chí bạn có thể không ở trong múi giờ. Bạn sẽ cần phải thích nghi và làm mọi thứ khác đi một chút.

Để điều hành một doanh nghiệp từ xa, công ty cần một phương pháp kinh doanh hoàn toàn mới, hoàn toàn khác với phương pháp truyền thống. Cũng có những thách thức phải đối mặt, chẳng hạn như quản lý vi mô, nhiệm vụ và quản lý quy trình. Với các công nghệ tiên tiến và tự động hóa kinh doanh kỹ thuật số toàn diện, việc gíup doanh nghiệp thành công không phải là vấn đề.

Từ nhu cầu liên lạc liên tục đến thực hiện quy trình trong nghiệp vụ công việc, việc gắn bó với phương pháp kinh doanh cũ có thể không phù hợp.

Mặt khác, quản lý kinh doanh từ xa đúng cách bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp sẽ mang lại lợi nhuận cao hơn và nhiều động lực hơn cho nhóm. Để giúp doanh nghiệp của bạn thành công khi làm việc từ xa, đây là một số mẹo:

Có thể là một thách thức lớn để thúc đẩy nhân viên của bạn làm việc từ xa sau khi đã quen với cách làm việc thông thường trong một hoặc hai thập kỷ. May mắn thay, có nhiều cách giúp bạn thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên của mình khi doanh nghiệp chuyển sang thiết lập từ xa.

Cách tốt nhất để trao quyền cho nhóm là cho họ biết rằng bạn tin tưởng họ và bạn tin tưởng vào kỹ năng cũng như kiến thức của họ. Giải pháp cộng tác từ xa cũng rất hữu ích để nhân viên của bạn cảm thấy rằng họ đang gắn kết giống như khi họ ở trong một môi trường làm việc bình đẳng, linh hoạt.

Đôi khi, các chiến lược huấn luyện có thể cần thiết, ít nhất là trong giai đoạn đầu tiên của quá trình chuyển đổi. Các tổ chức phải dành thời gian và nỗ lực để huấn luyện từng cá nhân, khi cần thiết, bởi vì cách tiếp cận một quy mô phù hợp với tất cả sẽ không hiệu quả. Củng cố tích cực và phản hồi mang tính xây dựng là những gì họ cần để đảm bảo rằng mọi thứ được xử lý phù hợp.

Hãy nhớ rằng các chi phí chung hiện do nhân viên gánh vác khi họ làm việc từ xa tại nhà. Việc đền bù hợp lý không chỉ để đền bù, động viên mà còn để giảm bớt áp lực khi hóa đơn điện nước chồng chất. Một cách khác để đền bù cho nhân viên là cho họ nghỉ ngơi. Làm việc từ xa không nghỉ sẽ dẫn đến kiệt sức.

Để các hoạt động kinh doanh từ xa mượt mà và không căng thẳng, sử dụng công nghệ đúng cách để hợp lý hóa quy trình là bước đi thông minh của bạn. Với các công cụ hiệu quả và một hệ thống tích hợp, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được thành công và dẫn đầu phần còn lại.

Chia sẻ dữ liệu giữa từng bộ phận và phòng ban kinh doanh dễ dàng hơn thông qua các nền tảng tự động hóa kỹ thuật số như Dogoo Ofice. Chúng là những giải pháp nâng cao năng suất và lợi nhuận kinh doanh. Công cụ cũng đơn giản hóa mọi thứ cho nhân viên và quản lý nhờ trực quan hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi. Bằng cách này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian của nhân viên và bạn sẽ đảm bảo rằng họ được thông báo về cách hoàn thành nhiệm vụ của mình.

VoIP hoặc Giao thức thoại qua Internet giúp cung cấp dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng thuận tiện. Nhân viên dễ dàng nhận cuộc gọi qua internet bằng máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn thay vì sử dụng đường dây điện thoại kiểu cũ.

Không cần gặp và hỏi ý kiến ban kế toán tài chính nếu bạn sử dụng công nghệ cho công việc kinh doanh từ xa của mình. Với phân tích thời gian thực, bạn có thể ngay lập tức nhận được bất kỳ thông tin thời gian thực nào bạn cần. Với các nền tảng tự động hóa kỹ thuật số, bạn có thể nhận được thông tin chi tiết đầy đủ và rõ ràng bằng trang tổng quan và báo cáo sẽ giúp bạn đánh giá mức độ thành công trong kinh doanh của mình.

Nhân viên cần lập lịch trình phù hợp tùy thuộc vào múi giờ địa phương của họ. Để mọi thứ hoạt động hiệu quả, cách tốt nhất là chỉ định một nhóm nhỏ cho mỗi địa phương và phát triển sự lãnh đạo chung. Các nhiệm vụ sẽ được ủy quyền hiệu quả hơn nếu chúng được chia thành các nhóm.

Các nhóm làm việc nhỏ có thể dễ dàng tổ chức cộng tác qua phần mềm hỗ trợ quản lý nhiệm vụ, theo dõi công việc, giao tiếp và chia sẻ nội dung.

Các hoạt động xây dựng nhóm từ xa có thể được thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý để xây dựng nhóm và tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên hoặc thành viên trong nhóm. Nó cũng giúp cải thiện khả năng giao tiếp, tăng năng suất, xây dựng tinh thần của nhóm và nâng cao sự tự tin.

Động não các ý tưởng của nhóm là một cách tuyệt vời để bắt kịp các xu hướng kinh doanh và công nghiệp mới nhất.

Cần tạo điều kiện tương tác giữa các thành viên trong nhóm để họ cảm thấy có động lực làm việc tại nhà hoặc bất kỳ nơi xa xôi nào.

Bạn cần phải làm rõ khi mọi thứ đến hạn. Điều này rất quan trọng, đặc biệt là khi làm việc với những người ở các múi giờ khác nhau.

Cân nhắc sử dụng các công cụ cho phép bạn giao nhiệm vụ và đặt ngày đến hạn. Họ sẽ gửi lời nhắc qua email cho mọi người và thông báo cho họ khi có nhiệm vụ sắp tới trong múi giờ của họ. Bạn cũng có thể lên lịch mọi thứ vào lịch của ai đó để đảm bảo rằng họ sẽ nhận được thông báo.

Có nhiều cách để tận dụng các công nghệ cao cấp và giải pháp kỹ thuật số. Việc chuyển sang kinh doanh từ xa đòi hỏi một cách tiếp cận cụ thể chứ không phải phương pháp thử và sai. Việc chuyển sang kinh doanh từ xa có thể khiến bạn đối mặt với nhiều thách thức. Nhưng với các công cụ phù hợp và phương pháp kinh doanh phù hợp, bạn có thể đạt được thành công cho công việc kinh doanh từ xa của mình. Những mẹo này đã được chứng minh là giúp duy trì hoạt động kinh doanh từ xa 100%.