Tự động hóa quản lý nhân sự nghe thật to tát nhưng đừng ngại, đó là quá trình rất đỗi quen thuộc. Bắt đầu từ tự động hóa công tác chốt công, tính lương nhân sự, bạn sẽ thấy nó thật hữu ích!
Máy chấm công là một công cụ không thể thiếu với dân văn phòng. Chi phí để đầu tư một máy chấm công từ 700 nghìn – 6.000.000đ tùy vào loại máy và công nghệ sử dụng. Đây là một chi phí hợp lý để doanh nghiệp có thể dùng để quản lý thời gian làm việc hiệu quả.
Tự động hóa quy trình chấm công, tính lương giúp doanh nghiệp tối ưu
Bước 1: Lập danh sách nhân viên, phòng ban
Để bắt đầu quản lý nhân sự, chắc chắn bạn phải có trong tay danh sách nhân sự. Danh sách nhân sự cơ bản sẽ bao gồm các thông tin như Họ và Tên, Ngày Tháng Năm Sinh, Giới tính, Vị Trí, Chức vụ, Địa chỉ, Giấy tờ tùy thân. Ngoài ra, tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể thu thập rất nhiều thông tin khác về nhân sự như:
- Các thông tin Sơ yếu lý lịch khác
- Mã số thuế, BHXH
- Tài sản được bàn giao
- Mã nhân sự
- Mã chấm công
- Thông tin chế độ tại công ty
- Kinh nghiệm làm việc
- Lịch sử công tác
- Hồ sơ Đảng viên
- …..
Các bước cần chú ý khi tự động hóa quy trình chấm công, tính lương
Số lượng thông tin cần nhập cho nhân sự phụ thuộc chính vào lượng thông tin doanh nghiệp muốn quản lý, số hóa. Tuy nhiên, để tự động hóa công tác chấm công, tính lương, nhân viên hành chính nhân sự cần lưu ý nhập Mã chấm công để bắt đầu theo dõi chấm công tự động. Ngoài ra để chấm công tự động, bạn còn cần đến nhập thông tin hợp đồng, chế độ nhân sự được áp dụng cho nhân viên đó.
Bước 2: Cài Tool lấy dữ liệu từ xa
Sau khi đã qua được bước 1 thủ tục và khó chịu, bạn đã hoàn thành tới 50% công việc. Với mỗi loại phần mềm bạn sẽ cần cài công cụ hỗ trợ lấy dữ liệu từ xa. Với Bộ công cụ quản lý nhân sự của Dogoo, các thao tác rất đơn giản. Phần mềm sẽ có hướng dẫn thiết lập chi tiết cho người dùng. Ngoài ra, đội ngũ hỗ trợ sẽ có mặt để cài đặt tool này.
Bước cài đặt này sẽ mất khoảng 2-3 phút và chỉ làm 1 lần duy nhất. Hơn nữa, phần mềm cũng không yêu cầu thiết bị có cấu hình quá khủng để tiến hành cài đặt. Bạn có thể sử dụng máy của bất kỳ nhân viên văn phòng nào (đảm bảo thời gian on nhiều nhất) để đồng bộ dữ liệu được liên tục.
Đây là trường hợp Công ty muốn đồng bộ dữ liệu máy chấm công theo thời gian thực. Với các phương pháp chấm công khác qua định vị, điện thoại, bạn sẽ không cần cài đặt tool này.
Bước 3: Thiết lập ca cho công ty
Để xác định nhân viên có đi làm đúng quy định bạn sẽ cần xác định ca làm việc cho nhân viên, bộ phận đó. Ví dụ Công ty làm việc từ 8h -17h (từ Thứ Hai đến Thứ Bảy) thì bạn cần định nghĩa ca làm việc công ty chi tiết như này lên phần mềm. Trường hợp Công ty có nhiều ca kíp phức tạp hơn (ca gãy, ca đêm,…) bạn cũng có thể cấu hình trên phần mềm. Mỗi ca đi kèm chế độ, phụ cấp khác nhau, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để theo dõi, tính toán tự động.
Bước 4: Phân ca cho nhân viên, phòng ban
Khi Công ty đã xác định được các ca làm việc, công việc đã đơn giản hơn rất nhiều. Bạn có thể gán ca làm việc cho nhân viên, phòng ban theo các khoảng thời gian, chu kỳ làm việc.
Dogoo HRM là giải pháp chuyển đổi số chấm công, tính lương rất thân thiện
Việc gán phân ca để hệ thống hiểu và đánh giá xem cách thức làm việc của nhân viên đã đúng với yêu cầu hay chưa? Đây là tiền đề để chấm công, tính lương, phạt sai phạm sau này. Do đó, bạn hãy dành chút thời gian để đánh giá tại bước này nhé
Bước 5: Thiết lập các quy tắc chấm công, phạt trong Settings
Công ty nào cũng có quy tắc, quy định nội bộ. Có thể đó là quy định chấm công linh hoạt, quy định thưởng, phạt, quy định đổi ca,… Hãy đưa tất cả lên phần mềm và bạn sẽ không còn phải bận tâm về các trường hợp sai phạm bị bỏ qua.
Bước 6: Theo dõi chấm công
Sau một loạt bước thao tác, thành quả là đây! Giờ đây bạn đã có thể theo dõi bảng chấm công tự động hàng giờ, hàng phút dù không ở tại địa điểm làm việc. Nhân viên cũng có thể kiểm tra bảng chấm công và đối chiếu hàng ngày. Những sai sót do quên chấm công, xin nghỉ sẽ được nắm bắt và điều chỉnh phù hợp với quy định (nếu có).
Ngoài ra, Dogoo cũng cho phép những người dùng có thẩm quyền được điều chỉnh bảng công trong trường hợp phát sinh sai sót do nhân sự chấm công sai (quên chấm, quên làm đơn…)
Chấm công, tính lương hoàn toàn tự động theo thời gian thực
Sẽ không còn cảnh cuối kỳ lương nhân sự bị quá tải công việc, nhân sự bất mãn vì tính công sai. Mọi người trong doanh nghiệp sẽ tự giác và thay đổi vì một bảng công đẹp hơn.
Bước 7: Cài công thức tính lương tự động và tạo bảng lương
Nhiều doanh nhiệp có xu hướng ưa thích dùng tiện ích chấm công hơn là tính lương. Nguyên nhân có thể là lo ngại bảo mật và tính linh hoạt. Tuy nhiên đây là một quan niệm sai lầm.
Dogoo cho phép người quản trị phân quyền chặt chẽ, bởi vậy chỉ những người có quyền hạn và được duyệt mới có thể xem bảng lương chi tiết. Nếu công ty có quy mô lớn, các công thức chấm công, tính lương cho từng vị trí đã được xác định rõ. Nếu bạn quyết định đưa các công thức này lên phần mềm, công việc của kế toán lương sẽ được giảm thiểu đi đáng kể.
Hàng tháng bảng lương sẽ chạy tự động theo đúng cách bạn đã định nghĩa. Ngoài ra, Dogoo cũng cho phép người dùng có thẩm quyền thao tác tính lương như trên exel với tính năng edit inline nhanh nhạy.
Bước 8: Thông báo, đối chiếu bảng lương nhân sự định kỳ
Trường hợp những lý do trên vẫn chưa đủ thuyết phục bạn dùng tính năng tính lương tự động, hãy trải nghiệm tính năng nhập thông báo bảng lương và đối chiếu lương đến từng nhân viên. Kế toán sẽ không phải vất vả ngồi làm bảng lương cho từng người nữa. Bảng thông tin thu nhập sẽ được tạo tự động và gửi đến đúng email nhân sự được chỉ định. Trong trường hợp có sai sót, khiếu nại, tương tác giữa kế toán và nhân sự sẽ được thuận tiện và chính thống hơn.
Tăng khả năng tương tác giữa các nhân sự
Ngoài ra, hẫu hết các công ty sẽ thực hiện chi trả lương qua ngân hàng. Với các doanh nghiệp dùng tính năng chuyển tiền theo lô, phần mềm Dogoo HRM cũng sẽ hỗ trợ bạn xuất file mẫu chuyển tiền theo lô để thuận tiện cho việc chuyển khoản thanh toán lương qua ngân hàng.
Việc thao tác xuất dữ liệu trực tiếp từ phần mềm giúp giảm thiểu số lượng giao dịch mà kế toán cần thực hiện. Ưu điểm tuyệt vời của tính năng này là sẽ hạn chế tối đa sai sót khi đặt lệnh chuyển tiền. Do đó, bạn không nên bỏ qua khi thực hiện số lượng giao dịch nhiều như việc đổ lương hàng tháng.
Chuyển tiền theo lô tiện lợi, an toàn, chính xác
Lợi ích khi sử dụng Dogoo HRM trong chấm công tính lương
Với quy trình chấm công tính lương tự động như trên, bạn có thể nhận thấy một số những ưu điểm đáng chú ý
Ngoài ra có thể kể đến một số lợi ích khác từ việc tự động hóa quy trình chấm công, tính lương.
- Tăng tính chuyên nghiệp, quy củ trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp
- Nhanh chóng đáng giá được tình hình nhân sự và biến động nhân sự
- Tạo động lực để nhân viên tự giác, làm việc hiệu quả
- Giảm tải công việc tính lương hàng tháng và kế toán có thể tập trung vào các nhiệm vụ tài chính quan trọng hơn
- Kiểm soát tính kỷ luật của nhân viên, xây dựng môi trường công sở lành mạnh, thưởng phạt rõ ràng
- Bảo mật dữ liệu
- Hỗ trợ tương tác giữa các nhân viên và kế toán trong công tác lương, tuy nhiên cũng giúp phân tách lỗi, trách nhiệm dễ dàng
Quy trình chấm công, tính lương tự động hóa giúp ích cho doanh nghiệp
Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu cách sử dụng phần mềm Dogoo HRM để tự động hóa công việc kế toán công lương. Với hỗ trợ phần mềm, thời gian làm lương sẽ được rút ngắn đang kể. Doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí và phát triển quy mô nhân sự hiệu quả. Đừng bỏ qua cơ hội dùng thử Dogoo HRM 15 ngày hoàn toàn miễn phí tại đây!
>> Xem thêm:
- Quản lý nhân sự bằng phần mềm có ưu điểm gì so với Excel?
- 05 cách bạn có thể tăng năng suất của nhân viên thông qua tự động hóa
Dogoo.vn
