Trên thị trường hiện nay có hàng trăm phần mềm quản lý công việc và dự án – nhìn đâu cũng thấy quảng cáo: “Công cụ quản lý siêu hiệu quả”, “Theo dõi tiến độ chuẩn chỉnh”, “Tối ưu nhóm làm việc”, v.v… Vậy, làm sao chọn được công cụ phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Trước khi lao vào tìm kiếm trên Google, bạn nên ngồi lại vài phút và tự hỏi:
- Mình cần công cụ này để làm gì?
- Ai sẽ sử dụng nó? Nhóm làm việc ra sao?
- Quy mô và độ phức tạp của dự án như thế nào?
Khi trả lời được những câu hỏi này, bạn đã hoàn thành 50% việc lựa chọn công cụ rồi.
Xác định nhu cầu doanh nghiệp và bộ tiêu chí trước khi bắt đầu lựa chọn phần mềm
Đừng chọn phần mềm chỉ vì “thấy người ta cũng dùng”
Hiện nay nhiều công cụ được gọi là “quản lý dự án”, nhưng thực chất chỉ là quản lý công việc đơn giản: giao task, check danh sách việc cần làm, tạo nhắc nhở…
Nếu nhóm bạn chỉ cần phân việc mỗi ngày, theo dõi deadline, thì chỉ cần một công cụ quản lý công việc là đủ. Ngược lại, nếu bạn đang điều hành một dự án lớn – cần quản lý tiến độ, ngân sách, nhân sự, tài liệu – thì bạn cần một phần mềm quản lý dự án chuyên sâu.
Xác định bộ tiêu chí đánh giá khi chọn phần mềm:
Trước khi đi đến quyết định mua phần mềm cho doanh nghiệp, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
- Giao diện dễ dùng?
- Có tiếng Việt không?
- Có dùng được trên điện thoại?
- Hỗ trợ kỹ thuật nhanh không?
- Tích hợp với các hệ thống khác không?
- Việc thay đổi quy trình có khó và mất thêm chi phí?
Đây là những câu hỏi quan trọng nhất và có thể ảnh hưởng đến “túi tiền” của bạn. Do đó, hãy tận dụng mọi khả năng dùng thử (nếu có) để trải nghiệm phần mềm và có quyết định đúng đắn.
Tận dụng mọi cơ hội dùng thử để trải nghiệm phần mềm trước khi quyết định
Sự khác biệt: Quản lý công việc vs Quản lý dự án
Trước hiết chúng ta cần nắm rõ đặc điểm của từng phần mềm.
Phần mềm Quản lý công việc:
- Phân công việc hàng ngày
- Đơn giản, dễ dùng
- Phù hợp với nhóm nhỏ
Phần mềm Quản lý dự án:
- Quản lý toàn bộ quy trình từ A-Z
- Đầy đủ tính năng: ngân sách, thời gian, tài nguyên
- Phù hợp với nhóm dự án, doanh nghiệp phát triển
Như vậy, có thể thấy phần mềm quản lý dự án có góc nhìn rộng hơn và bao trùm hơn. Hiện nay, nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm này và chọn sai phần mềm – dẫn đến lãng phí thời gian và chi phí.
Cách lựa chọn phần mềm phù hợp
Nếu doanh nghiệp bạn là một Nhóm nhỏ, công việc đơn giản → chọn phần mềm quản lý công việc (task management), như: Trello, Todoist, Asana bản miễn phí…
Nếu doanh nghiệp đang phát triển, dự án dài hạn → đầu tư phần mềm quản lý dự án bài bản, như: Jira, ClickUp, hoặc Dogoo Office (nếu bạn muốn dùng sản phẩm Việt Nam dễ dùng, hỗ trợ tiếng Việt). Tất nhiên, các phần mềm này cũng có tính năng giao việc, quản lý công việc, nhưng nếu nhu cầu của bạn chưa đến mức quản lý dự án, bạn có thể bỏ qua.
Lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp cần được cân nhắc kỹ lưỡng
Kết luận
Đừng chọn công cụ vì thấy “nghe hay”, hãy chọn vì nó giải quyết đúng vấn đề bạn đang gặp phải.
- Nên dùng thử trước khi mua – hầu hết phần mềm hiện nay đều có gói dùng thử miễn phí từ 7–30 ngày.
- Nếu không chắc nên chọn công cụ nào, hãy bắt đầu từ nhu cầu thật sự của doanh nghiệp bạn.
Nếu bạn vẫn đang băn khoăn về lựa chọn của mình, hãy chat ngay với Dogoo để nhận bản dùng thử và trải nghiệm dịch vụ hỗ trợ của chúng tôi ngay nhé.