kBạn là nhà quản lý và đang bị choáng ngợp bởi hàng loạt cuộc họp. Đây là mẹo làm việc hiệu quả dành cho bạn. Bài viết sẽ đề cập đến cách thức giúp bạn quản lý cuộc họp khoa học nhất.
Trong bài đăng này, Dogoo sẽ tiết lộ một phương pháp sẽ:
- Loại bỏ các cuộc họp vô ích, chẳng hạn như các cuộc họp nhân viên hàng tuần.
- Giải phóng bạn để làm việc hiệu quả hơn.
- Cho phép bạn luôn cập nhật và cập nhật mọi thứ chỉ trong nháy mắt.
Các công ty này có quy mô từ 9-900 nhân viên. Nhưng trước tiên…
Đây là kinh nghiệm của tôi với các cuộc họp nhân viên:
- Chúng quá dài.
- Khi cuộc họp kết thúc, bạn bị mắc kẹt với một danh sách dài các nhiệm vụ dành cho mọi người, những người mà sau đó bạn cần theo đuổi để nhận thông tin cập nhật.
- Chúng rất lãng phí thời gian.
Sử dụng ký hiệu
Tôi muốn kể cho bạn nghe về thủ thuật này mà tôi đã học được khi vừa tốt nghiệp trung học.
Đó là khi tôi thực tập tại phòng nhân sự. Mỗi tuần, tôi nhận được một danh sách dài các ứng viên mà tôi phải gọi điện và lên lịch phỏng vấn.
Tôi đã làm việc ca chiều. Đồng nghiệp parttime buổi sáng đã nghĩ ra phương pháp này. Thay vì viết bên cạnh tên của mỗi ứng viên là “không trả lời” hoặc “để lại lời nhắn”, cô ấy sẽ vẽ các hình tam giác. Một hình tam giác trống có nghĩa là “Không thể liên lạc với họ”. Hình tam giác đầy một nửa có nghĩa là “Tôi đã để lại tin nhắn” và hình tam giác được điền đầy có nghĩa là “Tôi đã đặt ngày cụ thể”.
Mỗi ngày, khi tôi tiếp quản phần việc của cô ấy, chỉ cần một cái nhìn qua là tôi biết mọi thứ đang ở đâu.
Đây là một phương pháp hiệu quả. Không hiểu lầm. Không lãng phí thời gian. Bạn chỉ cần nhìn qua và biết công việc đang tiến triển đến đâu.
Tại sao điều này rất hiệu quả? Bởi vì:
- Giao tiếp không phải bằng lời nói, vì vậy không có chỗ cho sự hiểu lầm.
- Thông tin liên lạc đã được tiêu chuẩn hóa: mỗi biểu tượng có nghĩa là một thứ và chỉ một thứ. Một lần nữa – không có chỗ cho sự hiểu lầm.
- Giao tiếp là trực quan. Chúng ta tiếp nhận thông tin hình ảnh nhanh hơn nhiều so với thông tin bằng lời nói. Đó là lý do tại sao đèn giao thông có màu chứ không phải chữ.
Quản lý thông tin tập trung với công cụ như Dogoo Office là cần thiết
Sử dụng ký hiệu để quản lý công việc phức tạp
Làm cách nào để sử dụng phương pháp đơn giản này cho công việc phức tạp
1. Quay trở lại thời tiền sử. Tạo một ngôn ngữ cơ bản để cập nhật bằng các ký hiệu và một vài từ.
2. Làm cho bộ ký hiệu trở nên trực quan. Ngôn ngữ nên bao gồm các ký hiệu hoặc từ cơ bản được hỗ trợ bởi các biểu tượng hoặc mã màu.
3. Chọn ký hiệu rõ ràng. Mỗi biểu tượng chỉ có thể mang MỘT ý nghĩa và MỘT ý nghĩa duy nhất.
4. Giới hạn các tùy chọn. Ví dụ: “Đang chờ”, “Đang xử lý” và “Hoàn thành”.
5. Truyền tải thông tin. Đảm bảo mọi người trong nhóm của bạn biết và sử dụng ngôn ngữ đó.
6. Sử dụng dashboard chung. Chỉ tạo một nơi dành riêng cho các bản cập nhật. Công cụ này có thể là bảng trắng vật lý, bảng tính Google hoặc hệ thống quản lý công việc tập trung như Dogoo Office.
7. Đừng chạy theo các bản cập nhật. Làm cho các thành viên trong nhóm của bạn có trách nhiệm cập nhật chứ không phải bạn yêu cầu cập nhật.
8. Không có cập nhật bên ngoài nào ngoài dashboard chung. Từ chối nhận cập nhật qua email hoặc ở bất kỳ nơi nào khác ngoài nơi bạn đã quyết định. Khuyến khích nhóm sử dụng hệ thống bạn đã chọn, bằng cách cho họ thấy rằng khi họ sử dụng hệ thống đó — bạn biết họ đang làm việc và đạt được tiến bộ.
9. Nếu bạn không có gì (tốt đẹp) để nói, đừng nói gì cả. Yêu cầu nhân viên của bạn chỉ cập nhật khi họ có điều gì đó thực sự để nói. Khi nhân viên tiến bộ. Hay hi họ cần thông tin phản hồi. Khi họ gặp khó khăn hoặc bị trì hoãn và khi họ đã hoàn thành một nhiệm vụ. Điều này sẽ làm giảm mức độ trì trệ trong số hóa. Và quan trọng hơn nữa, nó sẽ thúc đẩy nhân viên tiến bộ, để họ có điều gì đó “hay ho” để nói.
10. Trực quan hóa mọi thông tin.
11. Im lặng. Hãy thử trải nghiệm yêu thích mới của Jeff Bezos: Cuộc họp im lặng.
12. Hãy thông báo về nơi mọi sự thay đổi được công khai, mọi người cần có một khu vực thông tin chung để tìm kiếm thông tin dự án, công việc. Điều này cũng giống như mắt bạn biết nhìn vào đâu trên bảng điều khiển ô tô của bạn để xem bạn còn bao nhiêu xăng. Và cũng giống như mắt bạn biết phải vào đâu trên Facebook để xem số lượt Thích mà bạn nhận được. Mắt của bạn phải biết nơi cần đến để xem trạng thái của nhiệm vụ hoặc chủ sở hữu của nhiệm vụ.
Giảm khối lượng cuộc họp đem lại nhiều lợi ích
Trực quan hóa giúp bạn tiết kiệm thời gian
Trực quan hóa có nghĩa là bạn lấy tất cả các cập nhật bằng lời nói và biến chúng thành hình ảnh. Bạn có thể thay thế các từ bằng các ký hiệu hoặc biểu thị bằng mã màu. Dù bằng cách nào, hãy giữ chúng cố định và chuẩn hóa. Giữ cho nó đơn giản. Đi với sự rõ ràng. Thật dễ dàng để nhớ rằng Màu đỏ có nghĩa là Đang chờ và Màu xanh lá cây có nghĩa là Đã hoàn thành.
Và bạn đã thành công! Loại bỏ các cuộc họp vô ích
Bây giờ bạn có tất cả mọi người cập nhật ở một nơi và theo một cách, bạn có thể cập nhật trong nháy mắt. Và không giống như những ghi chú mà bạn từng ghi trong các cuộc họp nhân viên. Giờ đây, bạn không cần phải chạy theo mọi người để cập nhật thông tin. Bạn đã có thể nói lời tạm biệt với các cuộc họp nhân viên hàng tuần mà vẫn cập nhật được thông tin đầy đủ.
Điều này sẽ có được nhờ công cụ quản lý công việc tập trung Dogoo Office. Trải nghiệm dùng thử miễn phí ngay hôm nay bạn nhé!
>> Xem thêm:
- 05 bước để xây dựng bộ công cụ công nghệ cho tổ chức phi lợi nhuận
- Cách để không bao giờ quá hạn deadline nơi công sở
Dogoo.vn
