Trong bài đăng này, tôi sẽ tiết lộ một phương pháp mới để quản lý thời gian. Nếu bạn bắt tay vào thực hiện, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ ngày đến hạn hoặc hạn chót nữa.
Nội dung tóm tắt
hide
Lý do bạn không quản lý được thời gian
Lý do đáng ngạc nhiên khiến nhiều người trong chúng ta thất bại trong việc quản lý thời gian là chúng ta chỉ nghĩ rằng mình đang quản lý thời gian. Nhưng sự thật là chúng ta thường phải quản lý con người, công việc hoặc cả hai.
Đây là điều mà hầu hết các nhà quản lý làm: Họ lập một danh sách các nhiệm vụ, sau đó yêu cầu nhân viên đánh giá xem họ sẽ mất bao lâu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Sau đó, họ đặt ngày đến hạn dựa trên những đánh giá đó.
Điều này nghe có vẻ hiệu quả hoàn hảo. Về lý thuyết. Trong thực tế, đánh giá là không chính xác nhất. Khi mọi người cố gắng ước tính thời gian thực hiện một nhiệm vụ, họ quên tính đến tất cả những điều có thể xảy ra. Đó không phải là lỗi của bất kỳ ai. Không thể dự đoán tất cả những điều sẽ xảy ra, từ thời gian máy chủ ngừng hoạt động cho đến những người bị cúm.
Vấn đề là, khi bạn quản lý mọi thứ theo cách này:
- Nó làm cho toàn bộ đội nhóm quên mất thời hạn của họ.
- Bạn thường phát hiện ra rằng bạn sẽ không đáp ứng được thời hạn chỉ sau khi thực tế xảy ra, hoặc ngay trước khi công việc đến thời hạn đó.
Thật khó để quản lý thời gian, bởi vì chúng ta thường không quản lý thời gian. Đó là do chúng ta chỉ tập trung vào quản lý con người hoặc nhiệm vụ.
Đây là cách bạn nên quản lý thời gian. Một chút chú ý đến thời gian có thể giúp bạn thoát cảnh quả tải trước một mớ deadline.
1. Hỏi KHI NÀO chứ không phải CÁI GÌ
Đừng nói “đây là những gì chúng ta muốn đạt được, bây giờ hãy đánh dấu thời gian cho nó.” Thay vào đó, hãy nói “đây là lúc chúng ta muốn đạt được điều gì đó. Và bây giờ hãy xem chúng ta cần lên chiến lược phù hợp với khung thời gian này.”
Hãy nghĩ theo cách này: Bạn có thể tạo ứng dụng dành cho thiết bị di động trong 12 tháng hoặc bạn có thể tạoapp điện thoại chỉ trong hai tháng. Và đúng là không phải app điện thoại nào cũng giống nhau. Tuy nhiên, nếu bạn muốn quản lý thời gian, đó là điều đầu tiên bạn cần quyết định. Tôi có 12 tháng để xây dựng một ứng dụng dành cho thiết bị di động hay tôi cần một ứng dụng dành cho thiết bị di động chỉ trong hai tháng?
Chỉ sau khi bạn quyết định khung thời gian của mình, thì bạn mới có thể tìm ra khối lượng công việc sẽ phù hợp với khung thời gian đó.
Nhìn chung, bạn cần xác định khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành. Sau đó lên kế hoạch các công việc, mức độ chuyên sâp cho công việc đó. Có thế thì bạn mới không bị quá tải khi ước lượng công việc. Thông thường chúng ta thường làm điều ngược lại.
2. Chia nhỏ nó thành các đơn vị thời gian nhỏ hơn
Những gì chúng ta thường làm với tư cách là người quản lý, là nhận một dự án lớn và chia nó thành các nhiệm vụ trung bình, sau đó là các nhiệm vụ nhỏ hơn, v.v.
Đừng làm vậy. Khi bạn đang quản lý thời gian, hãy lấy khung thời gian mà bạn đã quyết định — giả sử là hai tháng. Bây giờ hãy chia nó thành các đơn vị một tháng, sau đó là các đơn vị một tuần.
3. Kiểm tra lại đánh giá của bạn vào cuối ngày làm việc đầu tiên
Hãy nhớ rằng, các đơn vị thời gian nhỏ hơn từ đoạn trước? Tốt. Sử dụng mỗi một trong số chúng như một điểm kiểm tra có ý nghĩa. Điều đó có nghĩa là gì? Điều đó có nghĩa là bạn không nói với ai đó rằng “hãy làm việc trong 15 ngày, sau đó cho tôi xem bạn có những gì”. Thay vào đó, bạn yêu cầu họ cho bạn thấy những gì họ có được sau ngày đầu tiên.
Tại sao? Bởi vì nếu bạn đặt thời hạn hai tháng, bạn cần phải đáp ứng thời hạn hai tuần đầu tiên. Hai tuần không phải là một thời gian dài. Bất kỳ trở ngại nhỏ nào cũng sẽ ảnh hưởng đến nó. Vì vậy, nếu vào cuối ngày đầu tiên mà bạn bị tụt lại phía sau, bạn biết rằng mình cần phải thay đổi điều gì đó để kết thúc hai tuần đầu tiên đúng hạn. Các điểm kiểm tra có ý nghĩa cho phép bạn đưa ra dự đoán chính xác về thời hạn và điều chỉnh kịp thời nếu có dấu hiệu đánh giá sai.
4. Đừng bao giờ dời deadline
Vì vậy, bạn đã kiểm tra xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào vào cuối ngày đầu tiên và bạn phát hiện ra rằng mình đã bị tụt lại phía sau. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không đạt được thời hạn hai tuần. Và chắc chắn bạn sẽ không đạt được thời hạn hai tháng. OK, bạn nói, không có vấn đề gì, tôi sẽ chỉ dời thời hạn một ngày. KHÔNG. Khi dự án chạy một khoảng thời gian dài, con số này sẽ lũy kế và lớn hơn rất nhiều lần.
Tại sao không? Bởi vì nếu bạn dời thời hạn mỗi khi có sự chậm trễ, điều đó có nghĩa là bạn không đáp ứng được thời hạn. Đó là lý do tại sao bạn phải đánh giá ngay vào cuối ngày đầu tiên. Tại thời điểm này, bạn chỉ chậm hơn một ngày. Vì vậy, hãy làm việc chăm chỉ hơn vào ngày mai và đảm bảo rằng vào cuối ngày hôm đó, bạn sẽ trở lại đúng hướng. Nếu điều tồi tệ nhất trở nên tồi tệ nhất, hãy xóa một nhiệm vụ. Nhưng đừng bao giờ lùi deadline.
5. Sử dụng tiêu điểm theo định hướng thời gian
Như chúng tôi vừa nói, trong quản lý dựa trên thời gian, bạn không bao giờ được lùi thời hạn! Những gì bạn có thể làm là giúp nhóm đạt được sự tập trung, nhân đôi nỗ lực của mọi người và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Điều này có nghĩa là họ không thể để bất cứ điều gì làm họ mất tập trung. Nếu một nhiệm vụ không thể đáp ứng thời hạn, bạn nên để nhân viên đảm nhận xử lý theo nỗ lực của họ.
Và nếu sau khi tập trung và nỗ lực hơn mà bạn vẫn không thể hoàn thành deadline, thì hãy lựa chọn ưu tiên. Điều này có nghĩa là, hãy loại bỏ những nhiệm vụ ít quan trọng hơn.
Tóm lại: 04 bước để dự đoán và đáp ứng thời hạn
Đừng bao giờ lùi deadline! Thay vào đó hãy tập trung, đẩy mạnh hơn và ưu tiên.
- Đầu tiên hãy đặt thời hạn, sau đó liệt kê các nhiệm vụ sẽ phù hợp với khung thời gian đó.
- Chia nó thành các đơn vị thời gian nhỏ hơn, không phải nhiệm vụ nhỏ hơn.
- Đặt các điểm kiểm tra có ý nghĩa để xem liệu bạn có đang đáp ứng thời hạn hay không.
- Đừng bao giờ lùi deadline. Tập trung, đẩy mạnh hơn và ưu tiên đáp ứng thời hạn.
Bạn có phải là người quản lý nhóm làm việc không? Bạn làm gì để đạt được deadline?
>> Xem thêm:
Dogoo.vn
