Chánh niệm trong công việc: 5 cách để cải thiện năng suất của bạnKhi nói đến việc tăng năng suất làm việc, bạn có thể biết rằng có rất nhiều phương pháp tuyệt vời để lựa chọn. Tuy nhiên, một trong những phương pháp ngày càng phổ biến hiện nay là Bullet Journal.
Được gọi là BuJo®, Bullet Journal là một hệ thống tổ chức tương tự dành cho những người vẫn thích sử dụng các công cụ lập kế hoạch bằng bút và giấy. Nhưng đừng nghĩ Bullet Journal là một danh sách việc cần làm được làm rõ, bởi vì nó còn hơn thế nữa.
Nó giống một hệ thống tổ chức toàn diện hơn giúp bạn theo dõi các dự án, mục tiêu, nhiệm vụ của mình–và gần như bất kỳ thứ gì khác mà bạn muốn luôn cập nhật.
Vậy làm thế nào bạn có thể sử dụng Bullet Journal để giúp bạn đạt được năng suất tốt hơn? Hãy cùng tìm hiểu.
Phương pháp quản lý check list công việc Bullet Journal khá đơn giản
Bullet Journal là gì?
Nội dung tóm tắt
hide
Bullet Journal là sản phẩm trí tuệ của tác giả và nhà thiết kế sản phẩm kỹ thuật số Ryder Carroll. Khi lớn lên, Carroll phải vật lộn với hội chứng rối loạn tăng động giảm chú ý. Điều này khiến Ryder gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch và hoàn thành nhiệm vụ. Do đó, Ryder cần một hệ thống tổ chức giúp tối đa hóa sự tập trung và năng suất của mình. Đáng tiếc là các phương pháp phổ biến vào thời điểm đó không hiệu quả trong trường hợp đó. Sau nhiều năm thử nghiệm và chỉnh sửa, Ryder đã hoàn thiện Bullet Journal.
Cha đẻ đã giải thích về Bullet Journal như sau: “Nó được thiết kế để giúp bạn sắp xếp những gì trong khi bạn vẫn lưu tâm đến lý do tại sao. Mục tiêu là giúp người dùng sống cuộc sống có mục đích, những cuộc sống vừa hiệu quả vừa có ý nghĩa.”
Thực hành Bullet Journal như thế nào?
Đây là cách nó hoạt động: Tất cả những gì bạn cần có để thiết lập Bullet Journal là một cây bút và một cuốn sổ mà bạn sẽ sử dụng làm nhật ký của mình. Bullet Journal bao gồm năm thành phần chính:
- Mục lục: Mục lục liệt kê các kế hoạch, suy nghĩ và ý tưởng của bạn. Tốt nhất là sử dụng một vài trang đầu tiên trong nhật ký làm mục lục, vì bạn sẽ liên tục cập nhật nó với các mục nhập.
- Chìa khóa: Bảng thuật ngữ ở mặt trước hoặc mặt sau của nhật ký xác định các ký hiệu dấu đầu dòng khác nhau của bạn. Chúng ta sẽ nói thêm về điều đó sau
- Nhật ký tương lai: Nơi bạn ghi lại các ưu tiên, sự kiện và nhiệm vụ bạn dự định hoàn thành trong những tháng tới
- Nhật ký hàng tháng: Bản ghi tất cả các ưu tiên, sự kiện và nhiệm vụ bạn đã chỉ định cho tháng hiện tại
- Nhật ký hàng ngày: Tất cả những điều bạn muốn hoàn thành hôm nay
Sử dụng Bullet Journal để tăng năng suất làm việc
Một trong những lý do Bullet Journal rất hiệu quả là nhờ tính năng “Ghi nhật ký nhanh”, đây là một “ngôn ngữ” đơn giản hóa cho phép bạn ghi chú ngắn gọn mà không làm mất bất kỳ ngữ cảnh quan trọng nào. Có thể bạn đang nghĩ rằng học một ngôn ngữ để ghi chép là quá phức tạp. Nhưng đừng lo lắng. Nó thực sự đơn giản.
Carroll liệt kê ba loại bullet trong chỉ mục này:
- Nhiệm vụ (Được biểu thị bằng dấu đầu dòng tiêu chuẩn “•”)
- Sự kiện (Được biểu thị bằng một vòng tròn mở “o”)
- Ghi chú bạn không muốn quên (Được biểu thị bằng dấu gạch ngang “-“)
Sau đó, bạn thêm các câu có dấu đầu dòng ngắn gọn vào nhật ký hàng ngày của mình bằng các ký hiệu ở trên.
Ví dụ cụ thể:
Nhật ký công việc hàng ngày có thể trông giống như thế này:
• Kết thúc bài thuyết trình tiếp thị
• Gọi cho Minh Thư
○ Họp bộ phận lúc 3:00
– Chiều nay mưa
Ngoài ra còn có một vài biểu tượng khác được sử dụng, như “*” cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao và “!” cho bất cứ điều gì truyền cảm hứng.
Những điều cơ bản của Bullet Journal khá đơn giản từ đó. Bạn ghi lại các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của mình, sau đó đưa các nhiệm vụ đó lên các danh mục tương ứng của chúng.
Bạn đánh dấu những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành trong suốt cả ngày. Những nhiệm vụ bạn không hoàn thành sẽ được lên lịch lại hoặc hủy bỏ nếu bạn quyết định rằng nhiệm vụ đó không còn quan trọng hoặc đáng làm nữa.
Tại sao bạn sẽ thích phương pháp Bullet Journal?
Như bạn có thể đã đoán, mọi người sử dụng Bullet Journal như một cách để tăng năng suất và theo dõi các thông tin quan trọng như nhiệm vụ và cuộc hẹn.
Mặc dù có rất nhiều hệ thống năng suất có thể giúp bạn đạt được mục tiêu tương tự, nhưng rất ít hệ thống linh hoạt như Bullet Journal. Đó là bởi vì Bullet Journal không chỉ là một danh sách việc cần làm được làm nổi bật. Bạn có thể sử dụng nó để ghi lại bất kỳ và mọi suy nghĩ quan trọng xuất hiện trong đầu bạn–chẳng hạn như kế hoạch, mục tiêu và sự kiện quan trọng mà bạn không muốn quên.
Trong khi hầu hết các hệ thống năng suất chỉ đóng vai trò là người lập kế hoạch hàng ngày, Bullet Journal giúp thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo cá nhân bằng cách cho phép bạn động não các ý tưởng và nhanh chóng ghi lại những thông tin chi tiết đặc biệt mà bạn nhận được một cách ngẫu nhiên trong ngày.
>> Xem thêm:
- Chánh niệm trong công việc: 5 cách để cải thiện năng suất của bạn
- Tối ưu hoá chi phí nhân sự và nâng cao năng suất lao động
Điều bạn cần ghi nhớ khi tăng năng suất với Bullet Journal
Đừng nản lòng khi viết thông tin vào nhật ký vì bạn sợ làm lộn xộn nhật ký của mình. Bullet Journal được thiết kế để giúp bạn theo dõi tất cả thông tin quan trọng của mình dễ dàng hơn nhờ các trang chỉ mục mà bạn có thể sử dụng để tra cứu nhanh thông tin đã ghi của mình bất cứ khi nào bạn muốn (bất kể chúng được sắp xếp như thế nào hay chữ viết của bạn đẹp đến đâu .)
Bullet Journal cũng rất phù hợp với những người thích theo dõi thông tin theo cách cũ.
Nếu bạn đã sử dụng công nghệ hiện đại và hoàn toàn sử dụng kỹ thuật số, hãy xem xét điều này: các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng chúng ta có nhiều khả năng đạt được mục tiêu hơn 42% khi viết chúng ra giấy. Có lẽ đó là lý do tại sao 77% người quản lý dự án và 93% nhà giáo dục thừa nhận rằng việc sử dụng Bullet Journal đã giúp công việc dễ dàng hơn đáng kể.
Trùng hợp? Nghiên cứu tâm lý học nhận thức cho thấy thông tin viết tay hiệu quả hơn đánh máy vì:
- Nó dễ dàng ghi nhớ và nhớ lại các ghi chú viết tay
- Viết tay một việc gì đó đòi hỏi phải suy nghĩ có ý thức hơn là đánh máy, nghĩa là bạn đang tích cực xử lý những suy nghĩ, ý tưởng và nhiệm vụ của mình khi viết chúng ra giấy
Vì Bullet Journal giúp bạn dễ dàng tóm tắt nhanh mà không làm mất đi ngữ cảnh quan trọng. Nhờ đó việc viết tay các ghi chú của bạn không phải là một quá trình tốn nhiều thời gian.
Để Bullet Journal phù hợp với bạn
Bây giờ chúng ta đã nói về Bullet Journal và một số lợi ích khi sử dụng nó, bạn có thể áp dụng nó như thế nào? Chỉ cần bắt đầu bằng cách viết ra những suy nghĩ, ý tưởng, nhiệm vụ và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác vào nhật ký của bạn. Nó đơn giản mà.
Như đã nói, bạn sẽ cần phải duy trì thói quen, vì vậy tính nhất quán là rất quan trọng. Nhưng ngay cả khi bạn bị ngã khỏi xe và ngừng sử dụng nhật ký trong một thời gian dài, bạn vẫn có thể quay lại và tiếp tục thói quen cũ này một cách nhanh chóng.
Bản chất đơn giản của Bullet Journal khiến nó trở thành một trong những cách tăng năng suất dễ sử dụng nhất. Không có bất kỳ thách thức khởi động thực sự nào và trở ngại lớn nhất là tạo nhật ký, chỉ mục và số trang ban đầu của bạn, nhưng ngay cả điều đó cũng chỉ mất vài phút để hoàn thành.
Chỉ cần chắc chắn rằng bạn dành thời gian để làm quen với hệ thống Bullet Journal. Bạn gắn bó với nó càng lâu, bạn sẽ càng quen với việc sử dụng nó như một công cụ năng suất và nâng cao khả năng sáng tạo.
Dogoo.vn
