Việc lựa chọn phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) phù hợp có thể là một thách thức vì nhiều lý do. Thứ nhất, BPM là một thị trường phức tạp và các sản phẩm rất đa dạng về khả năng cũng như tính năng. Thứ hai, tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp bạn là một quá trình đầy thách thức. Do đó, sáu mẹo này sẽ giúp bạn chọn BPM phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Hãy chắc chắn rằng bạn cần một phần mềm BPM
Nội dung tóm tắt
hide
Nếu bạn muốn xác định xem doanh nghiệp của mình có cần phần mềm BPM mới hay không, hãy kiểm tra một số dấu hiệu mà doanh nghiệp có thể gặp phải như:
- Công ty bạn có tốn thời gian phê duyệt quyết?
- Dữ liệu trùng lặp, công việc không thể thực hiện được nếu không có giấy và excel, giao diện cũ không thể mở rộng, v.v.?
- Không thể tổng hợp được báo cáo, dữ liệu kinh doanh đầy đủ?
Ngay cả khi tổ chức của bạn chỉ gặp phải một trong những vấn đề này, việc đầu tư vào phần mềm BPM sẽ tỏ ra có lợi. Tại đây bạn có thể tìm hiểu thêm về các dấu hiệu bạn cần tự động hóa quy trình làm việc.
Lựa chọn phần mềm BPM cho doanh nghiệp bài bản
Hướng dẫn chọn giải pháp BPM tốt nhất
Sau khi bạn biết lý do tại sao bạn cần phần mềm BPM, bạn sẽ dễ dàng hiểu được các tính năng cần thiết. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn đang giải quyết một vấn đề thay vì mua các tính năng.
Nếu khó khăn tại doanh nghiệp có thể được giải quyết mà không cần đến một tính năng nào đó mà bạn cho là quan trọng thì đừng để tính năng đó ảnh hưởng đến quyết định của bạn.
Một số tính năng bạn muốn xem xét là tùy chỉnh linh hoạt, báo cáo phân tích, cơ sở dữ liệu an toàn và có thể tùy chỉnh, giao diện có thể điều hướng, v.v. Do đó, hãy đảm bảo rằng phần mềm BPM bạn chọn thực sự đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
Chuẩn bị câu hỏi để hỏi trong Demo
Bước quan trọng nhất trong việc chọn phần mềm BPM phù hợp là lên lịch demo. Đừng xếp lịch một cách tùy tiện. Bạn cần đảm bảo bạn thực sự tham gia bằng cách đặt câu hỏi.
Trong quá trình demo, bạn có thể xác định những gì sản phẩm có thể làm và cảm nhận xem nó có phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn hay không. Bạn có thể hỏi người demo những câu hỏi cụ thể xem sản phẩm có thể giải quyết vấn đề của bạn như thế nào.
Đừng quên trả lời các câu hỏi về tự động hóa
Ngoài ra, đừng quên hỏi về các tính năng cụ thể có thể hỗ trợ giải quyết vấn đề. Hỏi xem họ có coi phần mềm là giải pháp tốt nhất cho khó khăn của bạn không. Hãy nhớ tìm hiểu xem có khách hàng nào trong ngành của bạn đã từng sử dụng sản phẩm này hay không.
Đo lường thành công bằng những con số
Thành công phải được xác định bằng thuật ngữ định lượng trước khi triển khai sản phẩm. Các thuật ngữ định tính mở ra nhiều không gian tranh luận và cuối cùng bạn có thể tạo ra một sản phẩm tiêu tốn nhiều tiền hơn là cải thiện doanh số bán hàng.
Đặt mục tiêu bằng số với một mức sai số cụ thể và nhớ cân nhắc đến những ảnh hưởng có thể có khi bắt đầu triển khai phần mềm.
Một thước đo tuyệt vời cần xem xét là thời gian xử lý tổng thể. Xác định độ dài của mỗi quy trình trước khi bạn triển khai phần mềm mới. Xác định điểm kết thúc và bắt đầu của quy trình với nhân viên, những người sẽ xem xét quy trình và đảm bảo rằng họ biết rằng đây là bài kiểm tra về thời gian thực hiện chứ không phải tốc độ hoàn thành.
Cuối cùng, đừng quên so sánh thời gian tổng thể của quy trình trước khi thực hiện với thời gian sau khi thực hiện đầy đủ
Đặt tiêu chuẩn cho đơn vị phần mềm
Bạn cần cân nhắc những gì khi chọn phần mềm? Đó là mức hỗ trợ tối thiểu, thời gian áp dụng tối đa và thời gian triển khai tối đa
Khi tham gia vào tự động hóa quản lý quy trình kinh doanh, bạn sẽ phát hiện ra rằng phần lớn các công ty phần mềm sẽ khẳng định họ triển khai nhanh chóng và cần mã tối thiểu.
Do đó, bạn sẽ cần phải có khung thời gian để ước tính quá trình thiết kế, áp dụng và triển khai quy trình. Nghiên cứu cho thấy rằng một thiết kế quy trình điển hình mất trung bình 16 tuần. Tuy nhiên, vẫn có ngoại lệ. Một số doanh nghiệp có thể triển khai trong vòng chưa đầy vài tuần.
Lựa chọn đơn vị phần mềm có đội ngũ hỗ trợ CSKH nhiệt huyết
Bạn cũng cần xem xét uy tín của bộ phận hỗ trợ khách hàng của BPM mà bạn muốn mua. Không phải mọi phần mềm BPM đều được tạo cho người dùng doanh nghiệp và không phải người dùng nào cũng phù hợp với ứng dụng CNTT.
Là người đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp, bạn cần xác định ai sẽ sử dụng phần mềm thường xuyên và đảm bảo họ sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi họ cần. Trong trường hợp công ty phần mềm có tiếng nhưng bỏ rơi khách hàng, thì đây là biểu tượng cho thấy phần mềm quảng cáo tốt nhưng khó sử dụng.
Nghiên cứu các trường hợp điển hình và đánh giá của khách hàng để tránh bị mua nhầm dịch vụ phần mềm.
Đưa ra đề xuất thuyết phục cho lãnh đạo
Nếu bạn muốn thuyết phục ban quản lý về một phần mềm BPM cụ thể, điều này rất quan trọng. Đây là bước quyết định để có được ngân sách đầu tư, bạn cần phải tập trung vào kết quả. Mặc dù BPM có thể tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều hoạt động của nhân viên trong bộ phận của bạn, nhưng ban quản lý và giám đốc điều hành thường không cân nhắc đến khía cạnh phần mềm giúp hỗ trợ nghiệp vụ nhân viên.
Nhà quản trị quan tâm đến lợi ích tổng thể cho doanh nghiệp
Phần lớn các giám đốc điều hành muốn biết doanh thu sẽ được cải thiện như thế nào và hầu hết các nhà quản lý đều muốn biết hiệu suất sẽ được tăng cường như thế nào.
Bằng cách này, họ muốn đảm bảo rằng mọi bộ phận kinh doanh đều đạt được mục đích của mình. Hãy chắc chắn thể hiện những lợi ích tiềm năng của việc triển khai phần mềm BPM mới theo điều kiện của họ.
Sau khi có được ngân sách đầu tư mà chủ doanh nghiệp muốn bỏ ra, bạn có thể có quyết định dễ dàng, bây giờ bạn có thể có danh sách lựa chọn phần mềm BPM phù hợp hơn. Nhưng giá cả có thể được thương lượng, đặc biệt nếu doanh nghiệp có hơn 50 người dùng phần mềm.
>> Xem thêm:
- 05 lợi ích đáng giá giúp doanh nghiệp giữ chân nhân viên
- Cách tạo quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn
Dogoo.vn
