Dự án là thứ quyết định sự thành công của công ty. Tuy nhiên, vẫn luôn có khả năng thất bại, bất kể bạn đã nỗ lực bao nhiêu. Khi lập kế hoạch trong quản lý dự án, bạn phải luôn có phương án dự phòng.
Đừng bỏ qua các rủi ro: đánh giá sai, tính toán sai, chi phí ẩn, sự chậm trễ ngoài dự kiến, các yếu tố bên ngoài, sự bất thường kỳ lạ trong công việc, vấn đề cộng tác thậm chí là hiệu ứng bươm bướm.
Giả sử bạn là người đang thực hiện một dự án; mọi thứ đã được lên kế hoạch, phân tích SWOT của bạn đã hoàn tất và mức độ thành công của dự án đã được ước tính. Điều gì sẽ xảy ra nếu có sự cố trong quá trình và dự án bị rối tung lên? Bạn có cách khắc phục hoặc chiến lược dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố không?
Bạn luôn cần kế hoạch dự phòng cho dự án của mình
Trong những tình huống như vậy, bạn phải chuẩn bị sẵn kế hoạch B của mình. Nhắc đến kế hoạch B, chúng ta cần tính toán chi phí và đưa nó vào kế hoạch chi tiêu của bạn. Hãy nhớ rằng chi phí này là dự phòng cho dự án của bạn và bạn sẽ (một phần) sử dụng nó. Dự phòng dự án là quan trọng nhất trong tình huống này. Hôm nay, chúng ta sẽ giải thích rõ ràng về dự phòng của dự án, bao gồm tầm quan trọng và tất cả các chi tiết của nó.
Ý nghĩa chính xác của dự phòng dự án là gì?
Nếu bạn là người quản lý cấp cao của dự án, có lẽ bạn đã ước tính hoặc dự đoán chi phí của công việc. Dự toán này bao gồm cả về tiền bạc và thời gian. Một chiến lược được gọi là lập kế hoạch dự phòng được thực hiện đặc biệt cho các sự kiện không lường trước được trong tương lai. Để đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra suôn sẻ nhất có thể, một cách tiếp cận chủ động được thực hiện. Nếu một nguy cơ phát sinh, tình hình có thể được kiểm soát hoặc các chiến lược phục hồi có thể được sử dụng. Nói một cách đơn giản, lập kế hoạch dự phòng là kế hoạch dự phòng hoặc kế hoạch B cho kế hoạch chính.
Lập kế hoạch dự phòng đòi hỏi nhiều bước và liên quan đến nhiều bên. Điều này cũng giống như phát triển kế hoạch chính cho một dự án. Dưới đây là các thành phần chính mà nhu cầu lập kế hoạch dự phòng.
Các thành phần của kế hoạch dự phòng dự án
- Đánh giá rủi ro: Tất cả các rủi ro tiềm ẩn đều được lường trước và đánh giá trước của một dự án.
- Biến số bên ngoài: Đây là những tình huống có thể phát sinh do thay đổi môi trường và có tác động đến hoạt động kinh doanh, bao gồm thay đổi chính sách thị trường, thay đổi luật pháp, tình huống khẩn cấp bất ngờ như đại dịch, tình hình chính trị và suy thoái kinh tế, vân vân.
- Hoàn cảnh: Sau khi phân tích rủi ro, các kịch bản khác nhau có thể xảy ra và gây hại cho dự án được đánh giá. Những kịch bản này được xếp hạng theo mức độ quan trọng và khả năng gây hại của chúng.
- Giải pháp: Mọi tình huống có thể hiểu được đều có giải pháp. Mục tiêu là tiếp tục các hoạt động và giảm thiểu thiệt hại thêm.
- Xác định những người liên quan: Điều quan trọng là phải xác định ai sẽ được thông báo và ai có khả năng xử lý trường hợp khẩn cấp. Lãnh đạo cấp cao, quản lý và nhân viên chịu trách nhiệm chính trong việc thông báo cho mọi người về tình hình và xử lý mọi trường hợp khẩn cấp sắp xảy ra.
- Xây dựng lịch trình: Việc tạo lịch trình và tính toán thời gian kiểm soát thiệt hại sẽ mất bao lâu là rất quan trọng. Tạo một dòng thời gian tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình và thông báo cho tất cả các bên về trạng thái.
Tầm quan trọng của việc có một kế hoạch B
1. Giảm thiểu thua lỗ
Vì lợi ích này, chúng tôi sẽ lấy ví dụ phổ biến nhất về lỗi máy móc. Làm thế nào để bạn đảm bảo dự phòng dự án?
Dự phòng: Bạn đã ký hợp đồng bảo hành thay thế 5 năm với nhà cung cấp máy. Ban đầu sẽ hơi tốn kém, nhưng bạn sẽ theo kịp biểu đồ Gantt của mình, bất kể các lỗi có thể xảy ra.
Kế hoạch dự phòng giúp bạn tránh được các rủi ro tài chính
2. Tiếp tục Dự án
Một ví dụ về việc cân nhắc điều này là một thành viên chủ chốt trong nhóm dự án của bạn có thể sẽ cần phải nghỉ phép dài hạn.
Dự phòng: Bạn đã chuẩn bị một danh sách những người dự bị và huấn luyện họ một cách thích hợp. Mặc dù có thêm chi phí nhân sự, dự án vẫn đang tiếp tục.
3. Độ linh hoạt trong biến động chi phí
Trường hợp cần xem xét: Giá xăng tăng do khủng hoảng kinh tế bất ngờ. Chi phí liên quan đến vận chuyển dự án tăng 5%.
Dự phòng: Với dòng tiền từ dự phòng, bạn có thể dễ dàng đáp ứng các thay đổi mà không làm chậm trễ các mốc quan trọng của dự án.
4. Cải thiện khả năng hiểu dự án
Trường hợp: Các công cụ kinh doanh thông minh của bạn chứng minh rằng tất cả các chi phí không lường trước được của bạn chỉ đến từ Phòng Mua sắm thiết bị.
Dự phòng: Bạn sắp xếp lại các nhiệm vụ và gói công việc để tăng năng suất và hiệu quả vì bạn nhận ra rằng có một nút cổ chai trong bộ phận đó.
5. Trách nhiệm giải trình dự án
Ví dụ để bạn xem xét: Mặc dù các cổ đông thích rủi ro được tính toán, nhưng họ chấp nhận rủi ro.
Dự phòng: Họ sẽ hơi khó chịu với kế hoạch dự phòng của bạn, nhưng họ sẽ chấp nhận rằng bạn là người có trách nhiệm và thực tế. Cuối cùng, họ sẽ đứng về phía bạn.
Lợi ích của việc lập kế hoạch dự phòng
1. Chuẩn bị
Một doanh nghiệp hoặc tổ chức phải có một kế hoạch dự phòng vì nó giúp chuẩn bị cho những tình huống không lường trước được. Điều khôn ngoan là doanh nghiệp nên sẵn sàng cho mọi thứ, ngay cả khi không có sự thay đổi đột ngột về kế hoạch hay tác động của yếu tố bên ngoài. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nếu một kế hoạch dự phòng đã được tạo ra, thì không cần phải bắt đầu lại và thực hiện kế hoạch B hoặc kế hoạch dự phòng.
2. Tăng khả năng thích ứng
Lập kế hoạch dự phòng hỗ trợ tổ chức đạt được khả năng thích ứng và linh hoạt trong các hoạt động hàng ngày thay vì chỉ chuẩn bị cho những tình huống không lường trước được. Trước xu hướng và nhu cầu thị trường đang thay đổi, đây là một kỹ năng cần thiết. Các tổ chức học cách sử dụng các phương pháp thay thế để tiếp tục hoạt động thay vì từ bỏ một dự án do một trở ngại nhỏ. Nói cách khác, lập kế hoạch dự phòng giống như việc thay đổi hướng đi của công ty để tăng lợi nhuận hoặc tránh thua lỗ đáng kể.
3. Tiết kiệm thời gian
Dòng thời gian bị ảnh hưởng khi một tình huống không lường trước xảy ra trong khi doanh nghiệp đang tiến hành hoạt động kinh doanh thông thường. Dòng thời gian phải được kéo dài hơn nữa khi các kế hoạch được sửa đổi hoặc hủy bỏ và những kế hoạch mới được tạo ra. Công ty có thể bị thua lỗ vì điều này. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên lập kế hoạch dự phòng để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
4. Tìm kiếm hội mới
Giá trị của việc lập kế hoạch dự phòng không chỉ ngăn chặn các sự kiện không lường trước và giảm thiểu tổn thất. Kế hoạch B cũng cho phép công ty điều tra các lĩnh vực mới và nắm bắt các cơ hội khi chúng xuất hiện. Cơ hội để kiểm tra các xu hướng của ngành và thị trường trong khi tạo ra một kế hoạch dự phòng. Nếu bạn là một chuyên gia, bạn có thể phát hiện ra những thay đổi này và tận dụng chúng. Nó hỗ trợ trong việc xác định kịp thời các cơ hội thuận lợi cho doanh nghiệp.
5. Tránh thiệt hại
Ngày nay, mọi doanh nghiệp đều cần lập kế hoạch dự phòng để duy trì hoạt động và tránh những tổn thất nghiêm trọng. Mặc dù một doanh nghiệp không thể luôn có lãi, nhưng có những điều có thể được thực hiện để giảm bớt tổn thất. Do đó, một kế hoạch dự phòng luôn được tạo ra để ngăn chặn tác hại đáng kể xảy ra và phá hủy toàn bộ tổ chức.
Kế hoạch dự phòng cẩn thận là cần thiết với bất kỳ dự án nào
6. Nâng cao uy tín của Công ty
Một doanh nghiệp có thể là một tổn thất lớn đối với ai đó vì cổ phần mà các nhà đầu tư, cổ đông, khách hàng, nhân viên và ban quản lý có trong đó. Khi một doanh nghiệp thất bại, tất cả các nhà đầu tư đã cấp vốn cho doanh nghiệp đó cũng bị ảnh hưởng ngoài chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, bằng cách có một chiến lược dự phòng, các nhà quản lý hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp có thể thuyết phục các bên khác nhau.
Phần kết luận
Bài viết này chứng minh lý do tại sao việc lập kế hoạch dự phòng một cách nghiêm túc lại quan trọng. Nó có thể bảo vệ công ty khỏi những tổn thất và thiệt hại đáng kể. Doanh nghiệp có thể kiếm lợi nhuận từ mọi tình huống với sự hỗ trợ của kế hoạch dự phòng nếu nó được tạo ra với sự cẩn trọng tối đa và nếu hoàn cảnh thuận lợi cho thị trường kinh doanh.
>> Xem thêm:
>
- Lập kế hoạch ngân sách khởi nghiệp: Thế nào là đúng cách?
- 05 lý do tuyệt vời để bắt đầu sử dụng quy trình làm việc ngay hôm nay!
Dogoo.vn
