Có thể bạn đã biết các tính năng mà một công cụ Tự động hóa quy trình làm việc nên có. Tuy nhiên, đôi khi, có nhiều phần mềm trên thị trường cung cấp các tính năng giống nhau hoặc tương tự nhau khiến việc xác định sự khác biệt và đưa ra quyết định cuối cùng trở nên cực kỳ khó khăn. Đây là bài viết dành cho bạn.
Để giúp bạn dễ dàng hơn một chút trong quá trình ra quyết định, Dogoođề xuất 5 bước dưới đây:
1. Xác định Yêu cầu của doanh nghiệp
Bước đầu tiên là xác định doanh nghiệp của bạn thực sự cần gì và bạn mong đợi đạt được gì từ khoản đầu tư này. Câu trả lời thường liên quan đến cấu trúc nội bộ và hoạt động kinh doanh.
Yêu cầu ở đây không chỉ đề cập đến các tính năng phần mềm. Các tính năng phần mềm có thể là một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi xác định các yêu cầu về phần mềm nhưng bạn cũng nên cân nhắc các đặc điểm chức năng, yêu cầu bảo mật, sở thích về kỹ thuật và khả năng sử dụng.
Cùng Dogoo khám phá công cụ tự động hóa doanh nghiệp
Các phần mềm có bộ tính năng đa dạng. Vì vậy, đã đến lúc tìm các tính năng mà doanh nghiệp của bạn cần!
2. Dùng thử và đánh giá
Dùng thử một hoặc hai công cụ là không đủ. Bằng cách đánh giá nhiều công cụ, bạn sẽ trải nghiệm các môi trường khác nhau mà bạn có thể kiểm tra trong các trường hợp sử dụng khắc nghiệt
So sánh hiệu suất của các công cụ này, bạn có thể rút ra kết luận về sản phẩm nào có thể quản lý tốt hơn việc tự động hóa các kịch bản quy trình làm việc phức tạp trong tương lai.
3. Tùy chỉnh
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhu cầu của bạn cũng thay đổi theo. Một công cụ tự động hóa quy trình làm việc phải có khả năng tùy chỉnh hoặc mở rộng, hướng tới khả năng tùy chỉnh theo các yếu tố mới. Các yếu tố cụ thể trong doanh nghiệp của bạn có thể cần xử lý đặc biệt để chuyển đổi thành các quy trình tự động hóa mà chỉ có tùy chỉnh mới có thể cung cấp.
Nếu bạn đã sử dụng các công cụ phần mềm mà bạn sẽ cố gắng tích hợp với nghiệp vụ doanh nghiệp của mình.
5. Hỗ trợ & Đào tạo
Cuối cùng, có lẽ yếu tố quan trọng nhất trong tất cả, khi lựa chọn một phần mềm BPM phức tạp là hỗ trợ khách hàng và đào tạo. Đào tạo khách hàng có thể xác định liệu nhân viên của công ty có thể hiểu và sử dụng phần mềm trong tương lai hay không (phải cung cấp đủ hướng dẫn cùng với tài liệu đào tạo).
Cân nhắc đến khả năng hỗ trợ hậu mãi của phần mềm
Đặc biệt chất lượng hỗ trợ kịp thời có thể ngăn ngừa các vấn đề vận hành tiềm ẩn (hoặc không được giải quyết ngay lập tức) có thể dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc.
Đánh giá phần mềm có thể tốn nhiều thời gian và công sức nhưng miễn là bạn biết mình đang tìm kiếm điều gì, bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để thành công. Hãy ghi nhớ những điều đó khi chuẩn bị cho tương lai số của tổ chức bạn!
Dùng thử Dogoo Office – Nền tảng tự động hóa doanh nghiệp hàng đầu tại đây!
>> Xem thêm:
- Hướng dẫn doanh nghiệp chuyển đổi số theo lộ trình
- Top 10 tính năng hàng đầu của phần mềm tự động hóa quy trình làm việc
Dogoo.vn
