Nhóm dự án phải chú ý đến một số yếu tố để hoàn thành dự án đúng thời hạn, đúng ngân sách và đạt chất lượng mong đợi. Đây là những sai lầm bạn cần tránh trong quản lý dự án.
Xem lại Phần 1
5. Quản lý các bên liên quan không đầy đủ
Nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án là do thiếu quản lý các bên. Điều này có thể bao gồm:
- Thúc đẩy việc ưu tiên dự án trong tổ chức từ khi hình thành ý tưởng đến khi triển khai
- Truyền đạt định nghĩa dự án (trường hợp kinh doanh và kỳ vọng về khả năng cung cấp)
- Lịch sử hoạt động cũng như thay đổi về phạm vi, ngân sách và lịch trình
Nhiều dự án đã được bắt đầu nhưng mọi người thực sự không biết họ muốn gì. Họ đưa ra cái nhìn tổng quan về những gì họ nghĩ rằng nó nên như thế nào, nhưng không bao giờ thực sự nghĩ về các yêu cầu thực sự”. Do đó, các Nhóm quản lý dự án phải có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và kỹ năng giao tiếp để thu thập nhu cầu của các bên liên quan thực sự (khách hàng, nhà tài trợ, v.v.).
Đi tìm những lý do khiến dự án thất bại
6. Giao tiếp không hiệu quả
Giao tiếp sai trong suốt vòng đời của dự án là lý do quan trọng nhất khiến các dự án thất bại. Điều này cụ thể là khách hàng nói một điều, bộ phận kỹ thuật hiểu và thực hiện một điều khác, nhóm tiếp thị sẽ quảng cáo một điều khác nữa, v.v. Ông chỉ ra rằng “khi dự án được bàn giao, khách hàng hoặc ghét hoặc chấp nhận nó, và sẽ cần phải dành nhiều tiền và thời gian hơn để sửa chữa các lỗ hổng”.
Bạn cần có một người quản lý được chỉ định để làm đầu mối liên lạc duy nhất cho khách hàng, các bên liên quan nội bộ và các nhà thầu phụ. Những người lãnh đạo dự án hiệu quả nên thường xuyên trao đổi với nhóm dự án của mình để có thể xác định và khắc phục các vấn đề trước khi dự án gặp nguy hiểm”.
Tương tác giao tiếp thông suốt trong từng dự án
7. Thiếu Quản lý Thay đổi Phạm vi
Một khi phạm vi của dự án đã được xác định, điều quan trọng là không được đi chệch khỏi phạm vi đó mà không có sự đồng thuận của khách hàng và nhà tài trợ dự án cũng như đánh giá về sự thay đổi đối với ngân sách, lịch trình và chất lượng.
Các nhà quản lý dự án thường đánh giá thấp tác động của việc thay đổi phạm vi đối với ngân sách và mốc thời gian của họ hoặc họ không thoải mái khi nói với các nhà tài trợ dự án rằng những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến ngân sách và mốc thời gian. Người quản lý dự án thường phớt lờ các quy tắc do Tam giác Quản lý Dự án đưa ra: cân bằng Phạm vi, Lịch trình và Chi phí. Bằng cách này, họ khiến các dự án mất tập trung và thường không đạt được mục tiêu ban đầu.
8. Giám sát tiến độ không đầy đủ
Với một kế hoạch tốt và kiểm soát được trạng thái tiến độ, bạn có thể đảm bảo rằng dự án của mình đang đi đúng hướng. Các nhà quản lý dự án “phải liên tục giám sát”. Tuy nhiên, rất nhiều nhà quản lý chỉ giao dự án với tâm lý “Cứ làm cho xong” mà thường có nghĩa là việc thực hiện có thể bỏ sót phần quan trọng”.
Hãy cùng nhìn lại các đặc điểm chính của các nhà lãnh đạo dự án có thể giúp họ giám sát tiến độ:
- khuyến khích nhóm dự án họ,
- biết cách nói ‘không’ với việc mở rộng phạm vi (Scope Creep)
- hành động nhanh chóng và quyết đoán khi có sự cố bất ngờ xảy ra
- có tầm nhìn về cách dự án sẽ diễn ra thành công và tầm nhìn này đóng vai trò như la bàn giúp dự án đi đúng hướng.
Bạn cần công cụ quản lý tiến độ hiệu quả
Đừng quá sa đà vào chi tiết
Các nhà lãnh đạo dự án cũng có trách nhiệm không để nỗi sợ thất bại ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Sự thật thì các dự án thất bại vì nỗi sợ hãi các cam kết đạt được. Các cam kết này trông giống như sự tập trung quá mức cần thiết vào các chi tiết mà không tính đến tổng thể. Đây là một trở ngại để đạt được mục tiêu có giá trị cao nhất tiếp theo.
Trong nỗi sợ hãi, các công ty rút lui trở lại vào kế hoạch, và cụ thể là trở lại vào các biến số dễ quản lý hoặc kiểm soát nhất. Nói cách khác, họ động lực mà quay về để trở lại quản lý. Nếu bạn đã từng trong một dự án tốn quá nhiều tuần để quyết định màu sắc của căn phòng và tranh luận không ngừng về các bản vẽ thiết kế, thì bạn đang nhìn vào một dự án sẽ thất bại.
>> Xem thêm:
Dogoo.vn
