Trong thời kì công nghệ phát triển như hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng phần mềm quản lý để vận hành hiệu quả hơn. Trong đó, phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp là không thể thiếu. Vậy, làm thế nào để lựa chọn được phần mềm quản lý quy trình phù hợp và hiệu quả?
Thực trạng quản lý quy trình trong các doanh nghiệp
Quy trình được coi là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động và phát triển. Trong công ty bao gồm rất nhiều quy trình như: quy trình quản lý, quy trình sản xuất, quy trình thực hiện dự án,… Hiện nay, các doanh nghiệp đều ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý quy trình. Vì thế, họ đầu tư nhiều để giám sát mỗi quy trình sao cho hiệu quả hơn. Tuy nhiên, con đường tối ưu các quy trình trong doanh nghiệp chưa bao giờ dễ dàng.
Nhiều công ty vẫn gặp phải những sai lầm trong quá trình xây dựng quy trình. Ví dụ như: quá chú trọng xây dựng quy trình 1 cách cứng nhắc, không linh hoạt. Một số doanh nghiệp tập trung xây dựng quy trình mà quên đào tạo con người thực hiện quy trình sao cho đúng. Hoặc đôi khi, nhà quản trị không lắng nghe ý kiến của nhân viên (những người trực tiếp thực hiện quy trình) dẫn đến việc vận hành quy trình không hiệu quả.
Tuy còn gặp nhiều khó khăn, nhưng các doanh nghiệp vẫn biết cách để xây dựng quy trình tốt nhất cho riêng mình. Đồng thời, họ cũng ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý và đạt được nhiều thành công.
Những mục tiêu chọn phần mềm quy trình cho doanh nghiệp
Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp?
Phần mềm quản lý quy trình mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trong quy trình sẽ có 1 số công việc lặp đi lặp lại và tiêu tốn khá nhiều thời gian của nhân viên. Khi ứng dụng phần mềm, những công việc lặp đi lặp lại sẽ được tự động hoá. Như vậy rút ngắn thời gian thực hiện quy trình và nâng cao năng suất công việc. Đồng thời, nhân viên không cần làm những việc lặp đi lặp lại đó sẽ có thời gian để làm những công việc khác nữa. Phần mềm không chỉ giúp quy trình thực hiện hiệu quả, dự án đúng tiến độ mà còn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Để quản lý tất cả quy trình 1 cách thủ công thì cần tới khá nhiều nhà quản trị. Hơn thế nữa quản lý thủ công có thể xảy ra những sai sót, nhầm lẫn. Phần mềm có khả năng giám sát quy trình 1 cách chính xác nhất và không tốn nhiều công sức. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quy trình có khả năng tích hợp cùng các phần mềm khác trên 1 hệ thống để tạo thành bộ công cụ quản lý cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý quy trình được tích hợp trên cả máy tính và các thiết bị di động. Vì thế, nhà quản trị có thể cập nhật các thông tin, dữ liệu trên phần mềm ở bất kì đâu. Từ đó giúp nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời về các quy trình.
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý quy trình hiệu quả
1. Lựa chọn phần mềm dựa trên quy mô và nhu cầu doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp là yếu tố then chốt khi lựa chọn ứng dụng quản lý quy trình. Các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân sự đông đảo, nhiều phòng ban và quy trình phức tạp cần các giải pháp có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn, tích hợp nhiều tính năng và hỗ trợ quản lý đa tầng.
Ví dụ, một tập đoàn đa quốc gia có thể cần phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình xuyên biên giới, tích hợp với các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) hoặc CRM (Customer Relationship Management). Ngược lại, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường ưu tiên các giải pháp đơn giản hơn, dễ triển khai và tiết kiệm chi phí.
Khi xem xét quy mô, doanh nghiệp nên đánh giá:
- Số lượng người dùng đồng thời: Phần mềm có hỗ trợ nhiều người dùng truy cập cùng lúc mà không làm giảm hiệu suất không?
- Khả năng mở rộng (Scalability): Phần mềm có thể dễ dàng nâng cấp khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc bổ sung quy trình mới không?
- Tính linh hoạt trong tùy chỉnh: Liệu phần mềm có cho phép tùy chỉnh quy trình để phù hợp với đặc thù ngành nghề hoặc cách vận hành riêng của doanh nghiệp?
Có nhiều tiêu chí để bạn đưa ra được quyết định chuẩn xác
2. Công nghệ hiện đại và tính bảo mật
Công nghệ là yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả và độ bền vững của một ứng dụng quản lý quy trình. Các phần mềm sử dụng công nghệ tiên tiến giúp tăng khả năng tương thích với các xu hướng công nghệ trong tương lai. Doanh nghiệp nên ưu tiên các giải pháp có:
- Tích hợp công nghệ đám mây (Cloud-based): Lưu trữ dữ liệu trên đám mây giúp truy cập từ xa dễ dàng, giảm chi phí vận hành phần cứng và đảm bảo khả năng sao lưu, khôi phục dữ liệu nhanh chóng.
- Bảo mật cao cấp: Với các quy trình quan trọng, phần mềm cần có các giao thức bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu AES-256, xác thực hai yếu tố (2FA), và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như GDPR, ISO 27001. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính, y tế hoặc pháp lý, nơi dữ liệu nhạy cảm cần được bảo vệ tuyệt đối.
- Tích hợp AI và tự động hóa: Các phần mềm ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc học máy (Machine Learning) có thể tự động hóa các tác vụ lặp lại, phân tích dữ liệu để tối ưu quy trình hoặc dự đoán rủi ro.
Doanh nghiệp cũng nên xem xét tính tương thích của phần mềm với các công nghệ hiện tại trong hệ sinh thái của mình. Ví dụ có doanh nghiệp thương mại sẽ cần kết hợp bán hàng và quy trình. Doanh nghiệp dịch vụ (luật, tài chính,…) sẽ cần phần mềm quản lý công việc, dự án kết hợp quy trình…
Tự động hóa quy trình doanh nghiệp hiệu quả
3. Đáp ứng đầy đủ tính năng cần thiết
Một ứng dụng quản lý quy trình hiệu quả phải cung cấp các tính năng đáp ứng đúng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần liệt kê các yêu cầu cụ thể, chẳng hạn:
- Quản lý luồng công việc (Workflow Management): Hỗ trợ thiết kế, theo dõi và tối ưu hóa các quy trình.
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo chi tiết, bảng điều khiển (dashboard) trực quan để theo dõi hiệu suất quy trình.
- Tích hợp đa nền tảng: Kết nối với các công cụ khác như email, phần mềm kế toán, hoặc hệ thống quản lý khách hàng.
- Giao diện thân thiện với người dùng: Đảm bảo nhân viên ở mọi cấp độ có thể sử dụng dễ dàng mà không cần đào tạo phức tạp.
Việc so sánh các phần mềm dựa trên tính năng và giá thành là bước quan trọng. Doanh nghiệp có thể sử dụng ma trận so sánh để đánh giá các giải pháp như Jira, Dogoo, Bitrix, dựa trên các tiêu chí như tính năng, chi phí, khả năng tùy chỉnh và hỗ trợ. Hầu hết các phần mềm cung cấp bản dùng thử miễn phí, giúp doanh nghiệp đánh giá thực tế trước khi cam kết đầu tư.
4. Đánh giá lộ trình triển khai và hỗ trợ khách hàng
Một nhà cung cấp phần mềm uy tín không chỉ cung cấp sản phẩm chất lượng mà còn phải có lộ trình triển khai rõ ràng và dịch vụ hỗ trợ đáng tin cậy. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:
- Lộ trình triển khai chi tiết: Nhà cung cấp cần cung cấp kế hoạch triển khai cụ thể, bao gồm các giai đoạn như cài đặt, tích hợp, đào tạo nhân viên và kiểm tra hệ thống. Một lộ trình rõ ràng giúp doanh nghiệp dự đoán thời gian và nguồn lực cần thiết, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Cam kết tiến độ: Nhà cung cấp cần đảm bảo triển khai đúng thời hạn, đặc biệt với các doanh nghiệp có lịch trình vận hành chặt counter. Ví dụ, việc chậm trễ trong triển khai phần mềm quản lý quy trình sản xuất có thể gây thiệt hại lớn về chi phí và thời gian.
- Hỗ trợ khách hàng 24/7: Các vấn đề kỹ thuật hoặc lỗi hệ thống có thể xảy ra bất cứ lúc nào, đặc biệt khi doanh nghiệp hoạt động liên tục hoặc ở nhiều múi giờ. Nhà cung cấp cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, thông qua các kênh như điện thoại, email, hoặc chat trực tuyến. Một số nhà cung cấp uy tín như Zoho hoặc ServiceNow còn cung cấp các cộng đồng người dùng và tài liệu hỗ trợ phong phú.
- Chính sách bảo trì và nâng cấp: Doanh nghiệp nên kiểm tra xem nhà cung cấp có cung cấp các bản cập nhật thường xuyên, sửa lỗi và nâng cấp tính năng không, đồng thời chi phí cho các dịch vụ này là bao nhiêu.
5. Các tiêu chí bổ sung cần cân nhắc
Ngoài các tiêu chí trên, doanh nghiệp có thể xem xét thêm một số yếu tố để đảm bảo lựa chọn tối ưu:
- Chi phí dài hạn: Ngoài giá mua ban đầu, doanh nghiệp cần tính đến chi phí bảo trì, nâng cấp, và đào tạo. Một số phần mềm có giá thấp ban đầu nhưng chi phí ẩn (như phí tích hợp hoặc phí người dùng bổ sung) có thể làm tăng tổng chi phí sở hữu (TCO).
- Phản hồi từ người dùng: Đọc đánh giá từ các khách hàng hiện tại để có thêm thông tin thực tế về hiệu quả và hạn chế của phần mềm.
- Thử nghiệm thực tế: Nếu có thể, doanh nghiệp nên yêu cầu bản demo hoặc dùng thử để đánh giá tính phù hợp của phần mềm với quy trình nội bộ.
- Khả năng tích hợp văn hóa doanh nghiệp: Một phần mềm dù hiện đại đến đâu cũng sẽ thất bại nếu không phù hợp với cách làm việc của nhân viên. Do đó, việc tham khảo ý kiến từ các phòng ban liên quan trong quá trình lựa chọn là cần thiết.
Nâng cao năng suất với nền tảng Tự động hóa Dogoo Office
Trên đây là hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp hiệu quả. Nếu muốn trải nghiệm miễn phí các phần mềm quản trị, đừng ngại ngần nhấn nút Chat để gặp nhân viên hỗ trợ của Dogoo bạn nhé!
>Xem thêm
Dogoo.vn