Mặc dù quan niệm phổ biến rằng mức độ chú ý của chúng ta hiện nay nhỏ hơn mức chú ý của một con cá vàng là nói quá, nhưng việc tập trung làm việc trong thế giới bão hòa thông tin ngày nay là điều khó khăn. Hãy cùng tìm cách giúp bạn và các nhân viên của bạn tập trung hơn trong bài viết này nhé.
Nội dung tóm tắt
hide
Một nhân viên trung bình dành khoảng 13 giờ một tuần cho email và đó là chưa tính đến các nền tảng mạng xã hội thậm chí còn chiếm nhiều thời gian hơn.
Điều này thật tệ trong một xã hội mà hầu hết chúng ta đang ngày càng trở thành những người lao động tri thức và tiếp xúc với những loại phiền nhiễu này hàng ngày:
- Các xu hướng nơi làm việc như văn phòng mở, work from home cũng không giúp được gì và đã được chứng minh là thực sự làm giảm năng suất.
- Các công cụ chat không giải quyết được gốc rễ vấn đề công việc, khó quản lý công việc do thông tin phân tán. Trung bình, mỗi nhân viên tại các công ty lớn gửi hơn 200 tin nhắn chat mỗi tuần và người dùng thành thạo có thể gửi hơn 1.000 tin nhắn mỗi ngày
Khả năng tập trung hiện nay quan trọng hơn bao giờ hết, đó là một kỹ năng không chỉ nâng cao giá trị của bạn trong tổ chức mà còn có thể cải thiện chất lượng cuộc sống của bạn.
Quản lý thời gian là cần thiết với mọi nhân viên và quản lý
Các phương pháp giúp tập trung trong công việc
Tập trung là điều quan trọng, sau đây là 4 cách để bạn tập trung hơn trong công việc:
1. Ưu tiên các nhiệm vụ trong ngày của bạn
Cách bạn bắt đầu ngày mới có thể quyết định những gì bạn đạt được khi kết thúc ngày làm việc. Vấn đề là hầu hết chúng ta lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình với xu hướng gộp các nhiệm vụ lại với nhau bất kể mức độ quan trọng. Chúng ta cần sắp xếp chúng dựa trên việc chúng ta muốn làm trước hoặc chỉ quan tâm đến từng nhiệm vụ khi chúng phát sinh.
Nhưng đây là một cách rất kém hiệu quả để lập kế hoạch cho các hoạt động trong ngày của bạn vì tất cả các nhiệm vụ của bạn không quan trọng như nhau.
Và mặc dù tất cả chúng ta đều đã nghe lời khuyên phổ biến rằng hãy thực hiện những nhiệm vụ khó khăn nhất trước. Điều này không tính đến việc chúng ta có thể có một số nhiệm vụ khó khăn đòi hỏi sự chú ý của chúng ta. Có một sự thật có thể bạn không biết. Các công việc khó khăn đó không phải lúc nào cũng quan trọng.
Lập kế hoạch với ma trận Eisenhower
Một trong những cách tốt nhất để lập kế hoạch cho ngày của bạn là sử dụng một công cụ được gọi là ma trận Eisenhower.
Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower là một người làm việc rất hiệu quả, và ông cho rằng phần lớn điều này là do hệ thống của ông dành cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động mà ngày nay được gọi là ma trận Eisenhower.
Ma trận Eisenhower, phân chia các nhiệm vụ thành bốn nhóm dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng:
- Quan trọng và Khẩn cấp (Làm ngay)
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Sắp xếp thời gian để thực hiện)
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp (Ủy quyền cho người khác)
- Không quan trọng và không khẩn cấp (Loại bỏ chúng)
Ví dụ: lập kế hoạch cho ngày của bạn với Ma trận Eisenhower có thể giống như sau:
- Quan trọng và Khẩn cấp: Gọi cho khách hàng để thảo luận về thỏa thuận dịch vụ.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Mua vé máy bay và chỗ ở cho một hội nghị ngành diễn ra trong một tháng.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Trả lời tin nhắn trên Zalo.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Thay đổi ảnh đại diện của bạn trên Facebook.
Khuôn khổ đơn giản này đã giúp một tổng thống lãnh đạo một quốc gia. Vậy thì nó chắc chắn có thể cải thiện đáng kể sự tập trung của bạn.
Lên lịch rõ ràng và quản lý thời gian hiệu quả
2. Đặt giới hạn thời gian
Theo luật Parkinson, công việc luôn mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành.
Điều này có nghĩa là nếu bạn phân bổ 3 tuần cho một hoạt động thì có thể bạn sẽ mất 3 tuần để hoàn thành. Một khung thời gian lớn khiến bạn có chỗ để chần chừ và thoải mái lo lắng về những thứ chẳng mấy quan trọng đối với nhiệm vụ của bạn.
- Nếu bạn có 4 tháng để lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn có đủ khả năng để quan tâm đến những thứ như sắp xếp chỗ ngồi và phông chữ của bản trình bày powerpoint của bạn.
- Nếu bạn chỉ có một tháng, những điều này sẽ ít quan trọng hơn.
Luật Parkinson dạy chúng ta liên tục đánh giá công việc mình làm vì luôn có cơ hội để cải thiện tốc độ làm việc.
Nhiệm vụ đó thực sự sẽ mất bốn tuần để hoàn thành? Hoặc bốn tuần chỉ là khung thời gian mà bạn luôn thực hiện.
Không có chỗ để cải thiện?
Khi bạn đặt giới hạn thời gian, bạn buộc mình phải sáng tạo hơn, loại bỏ những chi tiết vụn vặt và tập trung vào các khía cạnh của nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất.
Lần tới khi lập kế hoạch cho một nhiệm vụ, bạn nên đặt giới hạn thời gian cá nhân ngắn hơn từ 10% đến 20% so với khung thời gian thông thường và xem liệu chất lượng có giảm xuống không.
Nếu chất lượng không giảm thì đó sẽ là khung thời gian mới của bạn và bạn nên giảm thêm 10% hoặc 20% vào lần tiếp theo để xem bạn có thể làm điều đó nhanh như thế nào.
3. Sử dụng các số liệu chủ động
Tất cả chúng ta đều đã từng ở thời điểm mà chúng ta đang nhìn chằm chằm vào một dự án lớn và cảm thấy choáng ngợp. Phản ứng thông thường là trì hoãn cho đến khi thời hạn đến gần buộc bạn phải thực hiện bước đầu tiên.
Quá tải trong quản lý dự án xảy ra với tất cả chúng ta, may mắn thay, có một cách để giải quyết vấn đề này.
Doanh nhân Internet Noah Kagan có một quy trình xử lý các nhiệm vụ phức tạp. Anh ấy nói rằng hầu hết sự nhầm lẫn của các nhiệm vụ lớn là do mọi người lo lắng về kết quả cuối cùng. Về cơ bản, đó là họ bị ám ảnh lo sợ bởi điều gì đó không nằm trong tầm kiểm soát của họ.
Giải pháp nằm ở cái mà ông gọi là thước đo chủ động. Ý tưởng về các số liệu chủ động rất hiệu quả và có thể thay đổi cách bạn làm việc theo hướng tốt hơn.
Hãy tưởng tượng nếu bạn có mục tiêu tăng 20% số người dùng đăng ký mới tại công ty của mình trong quý này. Đó là một mục tiêu khá lớn phụ thuộc vào nhiều yếu tố đóng góp, đó là kịch bản hoàn hảo để thiết lập áp đảo và trường hợp sử dụng phù hợp cho các chỉ số chủ động.
Với các số liệu chủ động, bạn có thể chia mục tiêu lớn này thành các mục tiêu nhỏ hơn. Bạn không thể kiểm soát số lần đăng ký mà mình nhận được nhưng có những yếu tố liên quan trực tiếp đến số lần đăng ký nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Bạn có thể biến mục tiêu thêm 20% lượt người dùng đăng ký thành:
- Xuất bản 5 bài đăng trên blog một tuần
- Tổ chức một hội thảo trên web một tuần
- Phát biểu khách mời tại hơn 2 hội thảo một tháng
- Chạy quà tặng hai tháng một lần
- Viết 5 bài đăng của khách mỗi tháng trên các ấn phẩm lớn
Giờ đây, thay vì nhiệm vụ nặng nề là tăng số lượt đăng ký của người dùng, giờ đây bạn có một tập hợp các nhiệm vụ đơn giản mà bạn có thể tập trung vào để đưa bạn đến mục tiêu cuối cùng.
4. Bắt đầu làm việc sâu
Thuật ngữ làm việc sâu (deep work) được đặt ra bởi giáo sư khoa học máy tính Cal Newport trong cuốn sách cùng tên của ông. Làm việc sâu mô tả một cách làm việc trong đó bạn tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ đòi hỏi khắt khe. Khi đó, bạn sẽ có thể loại bỏ mọi hình thức gây sao nhãng trong một khoảng thời gian cụ thể.
Hiệu quả của nó dựa trên thực tế là con người rất kém trong việc đa nhiệm và chất lượng cũng như tốc độ công việc sẽ tăng lên khi chúng ta chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.
Theo nghiên cứu từ Đại học California, sau khi bạn bị trật bánh khỏi nhiệm vụ do bị gián đoạn, bạn sẽ mất trung bình 23 phút để trở lại đúng hướng.
Nếu bạn dành 5 phút trong công việc để trả lời đồng nghiệp, thì bạn đã mất nhiều hơn chỉ 5 phút. Nguyên nhân là vì thời gian chuyển đổi sự chú ý kéo dài sau khi thời gian gián đoạn qua đi. Tổng hợp tất cả gián đoạn này trong ngày làm việc, bạn đã biết tại sao mình làm việc bị kém hiệu quả rồi đó.
Giải pháp cho tất cả những điều này là làm việc sâu hơn.
Tập trung làm việc sâu thực sự rất tuyệt vời
Cách nào để làm việc sâu?
Nếu bạn vẫn mơ hồ, Đây là cách để bắt đầu:
- Tạo các khoảng thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng trong ngày của bạn (sử dụng ma trận Eisenhower).
- Sử dụng một công cụ như báo thức để thiết lập các khoảng nghỉ sau khi làm việc sâu. Đây là điểm quan trọng tránh bạn bị quá sức và mất cảm hứng làm việc
- Tránh những phiền nhiễu như email, điện thoại, chat v.v. Và nếu bạn làm việc trong một văn phòng ồn ào, hãy mua một cặp tai nghe tốt. Điều này giúp bạn không bị xao nhãng khỏi luồng suy nghĩ về công việc cụ thể.
- Đặt chỉ dẫn rõ ràng cho đồng nghiệp để họ biết không làm gián đoạn bạn trong quá trình làm việc sâu trừ khi một vấn đề cực kỳ quan trọng.
- Tận dụng bất kỳ ứng dụng năng suất nào có thể trợ giúp
Nhà quản lý: Hãy thay đổi cách quản lý công việc
Nếu công ty bạn đang làm việc bằng cách trao đổi hoàn toàn qua các công cụ chat. Đó là một sai lầm cực lớn. Bạn nghĩ rằng công cụ này giúp tăng năng suất lao động của doanh nghiệp bạn. Có thể bạn đã nhầm.
- Nhân viên thường bị xao nhãng với những tin nhắn nhóm chat công việc. Có những tin nhắn không liên quan đến họ, nhưng họ vẫn phải chú ý.
- Nhân viên sẽ mất một khoảng thời gian xao nhãng sau tin nhắn chat
- Chat với nhân viên đôi khi sẽ là công cụ để tán gẫu không cần thiết. Đây là khoảng thời gian lẽ ra nên dành cho công việc
- Giao việc bằng mồm qua chat đơn thuần (không tích hợp công cụ khác) sẽ khiến bạn khó tổng hợp được thông tin về công việc, dự án. Và với quy mô lớn, bạn sẽ chìm trong đống nhóm làm việc dự án mà không có con đường thoát ra.
Các cuộc trò chuyện chat thực tế có thể làm giảm hiệu suất làm việc
Kết luận
Tập trung là một kỹ năng vô cùng quý giá trong một thế giới ngày càng coi trọng công việc trí óc hơn. Tập trung có thể giúp bạn nổi bật đồng thời nâng cao chất lượng công việc và cuộc sống của bạn.
Nhưng sự tập trung không phải là một công tắc mà bạn có thể bật lên và những người tập trung không vô tình làm như vậy, thay vào đó họ lập kế hoạch và cải thiện bản thân liên tục.
Suy cho cùng. Việc tăng cường sự tập trung trong công việc chính là đưa ra những lựa chọn thông minh trong cách bạn làm việc. Và sau đó, dùng các chiến thuật trong bài đăng sẽ giúp bạn làm được điều đó.
Hãy mang đến cho văn phòng của bạn sự tập trung với công cụ Dogoo Office. Với phương châm lấy con người và công việc làm trọng tâm, phần mềm sẽ cung cấp các công cụ hữu hiệu để quản lý tập trung:
- Quản lý công việc, dự án, báo cáo tiến độ, thu chi, quản lý thông tin tập trung
- Quản lý thông tin nhân sự tập trung
- Quản lý quy trình, biểu mẫu tập trung
Trải nghiệm dùng thử miễn phí ngay bạn nhé!
>> Xem thêm:
- 05 dấu hiệu bạn cần Tự động hóa quy trình làm việc ngay!
- Cách tạo quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn
Dogoo.vn
