Có một thực tế là dân công sở khá sợ hãi các cuộc họp trực tiếp 1-1. Cả quản lý và nhân viên đều có những lý lẽ để trì hoãn cuộc họp này. Vậy lên lịch họp cá nhân thế nào là đúng cách?
Nội dung tóm tắt
hide
Các cuộc họp 1 – 1 thường liên quan đến vấn đề quản lý nhân sự. Nhà quản lý biết rằng họ phải có các cuộc họp trực tiếp thường xuyên, nhưng nhiều người thấy những cuộc họp này thật khó xử, vô ích và tốn thời gian. Các nhà quản trị sẽ làm bất cứ điều gì để thoát khỏi chúng. Đồng thời, nhiều nhân viên có động lực khiến nó diễn ra. Đơn giản là vì họ không muốn “khuấy động nồi” và thường tin rằng cuộc họp như thế “không có tin tức nào là tin tốt lành” cả.
Đó là lý do tại sao các cuộc họp trực tiếp hiếm khi được lên lịch và thường bị hủy bỏ cho đến thời điểm đánh giá hiệu suất. Đó là khi cả hai bên không có lựa chọn nào khác ngoài việc có một cuộc trò chuyện cởi mở, trung thực mà cả hai đều sợ hãi.
Cả nhân viên và quản lý rất cần cuộc họp cá nhân
Tuy nhiên, vấn đề là các cuộc họp trực tiếp không chỉ là cơ hội để đưa ra phản hồi tiêu cực và tìm ra sự thất vọng giữa các đánh giá hiệu suất. Chúng có thể là một công cụ có giá trị cho cả hai bên nếu chúng được thực hiện đúng
Tại sao các cuộc họp trực tiếp lại quan trọng?
Những cuộc họp 1-1 giúp xây dựng một nền tảng tuyệt vời cho một mối quan hệ công việc đáng tin cậy, biến chúng thành những cuộc gặp quan trọng nhất với cấp dưới trực tiếp của bạn.
Nó bắt đầu với việc sắp xếp theo mục đích. Quyết định cùng với các thành viên trong nhóm của bạn xem cuộc họp riêng của bạn sẽ tập trung vào điều gì là điều quan trọng và nên bao gồm sự kết hợp của những điều sau:
- Chia sẻ các thông tin cập nhật quan trọng
- Trao đổi ý kiến
- Giải quyết bất kỳ tắc nghẽn nào ngăn cản công việc tiến triển
- Cung cấp cả phản hồi tích cực và mang tính xây dựng
- Thảo luận về lộ trình phát triển nghề nghiệp và cơ hội phát triển
Cách tổ chức cuộc họp cá nhân thành công
Những vấn đề ngoài lề
Bất kể cuộc họp riêng của bạn được tổ chức như thế nào, bạn cũng nên dành một chút thời gian để trò chuyện về những vấn đề ngoài công việc, chẳng hạn như nói về sở thích hoặc kế hoạch cuối tuần của bạn.
Những cuộc trò chuyện thân mật cho phép các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ. Và, họ thực sự dễ tiếp nhận phản hồi mang tính xây dựng hơn.
Xây dựng một thói quen và gắn bó với nó
Nếu sau khi đọc điều này, bạn đột nhiên cảm thấy muốn sắp xếp thời gian trên lịch của mình cho vô số cuộc họp riêng – điều đó thật tuyệt, nhưng trước tiên, hãy đảm bảo rằng cam kết bạn đang thực hiện là thực tế.
Bạn đã có một lịch trình dày đặc và một nhóm 20 người chưa? Có thể các cuộc họp trực tiếp kéo dài 1 giờ hàng tuần với từng người là quá nhiều và thay vào đó, bạn có thể muốn nhắm đến các cuộc họp ngắn hơn, ít thường xuyên hơn.
Lịch họp quá thường xuyên có thể khiến bạn hứa quá mức và thực hiện dưới mức. Bạn có thể trở thành một người quản lý chỉ biết hứa. Vì vậy hãy suy nghĩ về cách bạn muốn cấu trúc lịch họp của mình.
Các cuộc họp 1-1 cũng rất quan trọng trong quản lý nhân sự
Không có cấu trúc chính xác mà bạn cần phải áp dụng. Nó thực sự phụ thuộc vào nhu cầu cá nhân của mọi người. Một số thành viên trong nhóm có thể cần họp hàng tuần trong một giờ trong khi những người khác chỉ cần họp hai tuần một lần, mỗi lần 20 phút là ổn.
Mục tiêu là tìm ra một thói quen phù hợp với nhóm của bạn; và bạn cũng có thể cam kết. Và, nếu vì lý do nào đó mà bạn cần hủy, bạn nên đảm bảo sắp xếp lại lịch trình ngay lập tức để giữ đà phát triển.
Hãy chuẩn bị
Bởi vì các cuộc họp trực tiếp có xu hướng thân mật hơn, các nhà quản lý và cấp dưới trực tiếp của họ thường sẽ xuất hiện trong các cuộc họp với hy vọng người kia có điều gì đó muốn nói.
Không có gì ngạc nhiên khi các nhà quản lý đi đến kết luận rằng những cuộc gặp gỡ trực tiếp này là lãng phí thời gian. Căn chỉnh mục đích của các cuộc họp riêng của bạn sẽ giúp bạn và các thành viên trong nhóm của bạn cùng nhau chuẩn bị tốt hơn cho những gì sẽ được thảo luận.
Sẽ không hại gì khi tạo một chương trình nghị sự ngắn mà cả hai bạn đều thêm vào đó, hoạt động như một hướng dẫn cho cuộc họp của bạn để làm cho nó đạt hiệu quả cao nhất.
Với các cuộc họp như thế, bạn có thể trải nghiệm tính năng đặt lịch họp trên doCalendar. Bạn có thể thêm phòng họp, người tham gia, thời gian và nhắc họp. Ngoài ra bạn cũng có thể gửi trước tài liệu để nhân viên có thể theo dõi, xem trước và chuẩn bị họp.
Luôn có mặt và tích cực lắng nghe
Thật khó để thuyết phục các thành viên trong nhóm của bạn rằng bạn đánh giá cao họ khi tâm trí của bạn đang ở đâu đó trong cuộc họp.
Mặc dù việc kiểm tra điện thoại hoặc nghịch bút có thể là một thói quen vô thức, nhưng điều quan trọng là phải cho các thành viên trong nhóm của bạn thấy rằng bạn đang tích cực lắng nghe họ.
Cách tốt nhất để chứng minh rằng bạn quan tâm là loại bỏ bất cứ thứ gì khỏi không gian có thể gây mất tập trung và phản hồi trong cuộc họp một cách thích hợp.
Đưa ra phản hồi trung thực, mang tính xây dựng
Việc chia sẻ phản hồi mang tính xây dựng sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn đã có mối quan hệ vững chắc với từng thành viên trong nhóm của mình.
Và nếu bạn họp thường xuyên, bạn nên đưa ra phản hồi thường xuyên hơn để khi thời gian đánh giá hiệu suất trôi qua, bản tóm tắt sẽ không gây ngạc nhiên cho các thành viên.
Một điều cần lưu ý là hãy quan tâm đến phản hồi quan trọng nhất trước tiên. Nếu bạn có nhiều phản hồi mang tính xây dựng cho một thành viên trong nhóm, việc chia sẻ mọi thứ trong một lần có thể là quá sức và không hiệu quả. Do đó, khi phản hồi ngay trong cuộc họp bạn cũng cần lưu ý đến khối lượng thông tin phản ánh. Bạn có thể gửi lại lưu ý sau cho từng thành viên và gợi ý phương án giải quyết trong tình huống này.
Ngoài ra, bất kỳ phản hồi mang tính xây dựng nào hầu như luôn phải được kết hợp với những gì các thành viên trong nhóm của bạn đang làm tốt. Đây là một cách khuyến khích thúc đẩy nhóm làm việc có động lực hơn.
Hỏi họ cần gì và bạn có thể làm gì tốt hơn
Rất ít người cảm thấy thoải mái khi nói với người quản lý của họ những gì họ cần và càng ít người có thể nói với người quản lý về những gì họ có thể làm tốt hơn.
Nhưng phản hồi là một con đường hai chiều. Với tư cách là người quản lý, bạn cũng có những cách để cải thiện cần chia sẻ và các thành viên trong nhóm của bạn là những người tốt nhất để lắng nghe điều đó.
Nếu bạn tận dụng cơ hội để nhận phản hồi theo cách bình hòa này, bạn sẽ học được nhiều điều và trở thành người quản lý tốt hơn trong mắt nhân viên của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn họp với ngụ ý rằng bạn thực sự không muốn biết nhân viên nghĩ gì, muốn gì nhưng cần họp và tỏ vẻ quan tâm nhân viên chỉ vì có lời khuyên “nên làm thế” – nhân viên của bạn sẽ cảm nhận được điều đó ngay lập tức. Vì vậy hãy đảm bảo làm điều đó khi bạn thực sự cởi mở.
Việc đặt câu hỏi không phải lúc nào cũng mang lại cho bạn câu trả lời trung thực, nhưng nó sẽ cho các thành viên trong nhóm của bạn thấy rằng bạn cũng quan tâm đến việc cải thiện tình hình.
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng bắt đầu lên kế hoạch cho các cuộc gặp trực tiếp với các thành viên trong nhóm của mình – chúc may mắn!
Xem thêm:
- Tự động hóa là cần thiết để nhân viên sáng tạo, nhiệt huyết
- Cách quản lý cuộc họp công ty hiệu quả hơn, tốt hơn
Dogoo.vn
