Quản lý dự án linh hoạt là điều cần thiết với dân công sở hiện đại. Một trong những cách quản lý dự án hiệu quả là dùng Agile. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách quản lý dự án Agile và những lợi ích của nó.
Nội dung tóm tắt
hide
Quản lý dự án Agile là gì?
Quản lý dự án linh hoạt là một cách tiếp cận xung quanh việc quay vòng lặp lại để các nhóm dự án quản lý công việc trong suốt quá trình phát triển.
Nó thường được sử dụng bởi các nhóm phát triển phần mềm để chuyển đổi nhanh hơn và thích ứng hơn. Trên thực tế, một trong những đặc quyền của nó là khả năng điều chỉnh các tác vụ lặp lại khi bạn tiến bộ thay vì đi theo một đường dẫn.
Agile khác với các phương pháp quản lý dự án khác như thế nào?
Các phương pháp quản lý dự án hệ thống truyền thông như quản lý dạng Thác nước (Waterfall) rất khó áp dụng trong bối cảnh hiện tại. Họ vạch ra các giai đoạn riêng biệt để lập kế hoạch dự án từ đầu đến cuối và giả định rằng bạn đã có tất cả các yêu cầu và thông tin cần thiết từ trước.
Agile lại bỏ qua các phương pháp truyền thống này vì cho rằng chúng cồng kềnh, hạn chế và không phù hợp với thời kỳ nguyên tốc mới. Các nhóm cần phải luôn nhanh chóng và linh hoạt, ngay cả khi họ phát triển sản phẩm mới.
Quản lý dự án linh hoạt phải chấp nhận sự không chắc chắn như một điều chắc chắn. Các giá trị phải luôn thích ứng với sự thay đổi khi có kế hoạch. Lập kế hoạch quảng cáo nhanh bạn đang làm việc trên một thứ gì đó nhỏ, thực hiện nó nhanh chóng, nhận phản hồi, đánh giá những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả. Bạn đồng thời cần điều chỉnh kế hoạch của bạn từ đó. Quá trình bao gồm các chu kỳ nhỏ, nhanh và lặp lại vòng lặp này được gọi là “lặp lại vòng lặp”.
Nguyên tắc quản lý dự án Agile
Tuy nhiên, quản lý dự án linh hoạt có một số giá trị thực tế. Tuyên ngôn về Phát triển phần mềm nhanh nhẹn phác thảo mười hai nguyên tắc:
- Sự hài lòng của khách hàng là ưu tiên cao nhất. Điều này được đảm bảo bằng việc cung cấp phần mềm có giá trị sớm và liên tục.
- Bạn hoan nghênh việc thay đổi các yêu cầu, thậm chí ở giai đoạn phát triển muộn, vì lợi thế cạnh tranh của khách hàng.
- Bạn cung cấp phần mềm làm việc liên tục.
- Bạn phải có sự đối đầu hàng ngày giữa nhóm kinh doanh và nhóm phát triển.
- Các dự án được xây dựng xung quanh những cá nhân có động lực, những người xứng đáng được hỗ trợ và tin tưởng để hoàn thành công việc.
- Trò chuyện trực tiếp là hình thức giao tiếp hiệu quả và hiệu quả nhất.
- Phần mềm hoạt động hiệu quả là thước đo chính của sự tiến bộ.
- Phát triển phải bền vững. Nhóm đáp ứng và duy trì tốc độ không đổi vô thời hạn.
- Bạn phải liên tục chú ý đến kỹ thuật tốt nhất và thiết kế đẹp.
- Đơn giản là điều cần thiết.
- Các kiến trúc, yêu cầu và thiết kế tốt nhất xuất hiện từ các nhóm tự tổ chức.
- Các nhóm nên thường xuyên suy nghĩ về cách trở nên hiệu quả hơn và điều chỉnh cho phù hợp.
Tại sao nên sử dụng quản lý dự án Agile?
Theo thống kê từ Viện quản lý dự án
- 75% các tổ chức Agile cao đã đạt được mục tiêu và ý định kinh doanh của họ
- 65% dự án hoàn thành đúng hạn
- 67% dự án đã hoàn thành trong ngân sách
Nghiên cứu tương tự cho thấy các nhóm Agile tăng doanh thu nhanh hơn 37% và kiếm được lợi nhuận cao hơn 30% so với các công ty không Agile.
Quản lý dự án linh hoạt rất phổ biến vì nó rất phù hợp với tính chất nhanh chóng và năng động của doanh nghiệp. Nhìn lại quá khứ—nguyên tắc thứ 12 được nêu trong Tuyên ngôn—giúp các nhóm hiểu điều gì hiệu quả, điều gì không và điều chỉnh quy trình làm việc của họ cho phù hợp để không ngừng cải thiện.
Các lợi ích khác của quản lý dự án Agile bao gồm:
- Phát hiện và giải quyết nhanh chóng các sự cố, lỗi và lỗi trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Bạn cần tìm hiểu Agile và Scrum là gì?
Quản lý dự án Agile với Scrum là gì?
Scrum thực sự là một trong những phương pháp nhanh nhẹn được thiết kế để hướng dẫn các nhóm trong quá trình phân phối lặp lại và phát triển sản phẩm của họ. Nó thường được gọi là “khuôn khổ quản lý dự án linh hoạt” và tập trung vào việc sử dụng một quy trình đã được xác minh cho phép các nhóm phản ứng nhanh chóng, hiệu quả và hiệu quả để thay đổi.
Hầu như tất cả các nhóm đa chức năng của chúng tôi tại Dogoo Office đều sử dụng một số cách diễn giải Scrum để quản lý công việc hàng ngày của họ vì đây là một cách dễ dàng, trực quan và thú vị để tập trung vào những gì bạn cần hoàn thành từ một tuần tới. tiếp theo.
Các bước quản lý dự án Agile
10 bước đơn giản để quản lý dự án Agile với Scrum:
1. Tạo danh sách tất cả những việc bạn và nhóm Scrum của bạn cần làm. Đây là “sản phẩm tồn đọng” của bạn.
Những nhiệm vụ cụ thể cần phải được hoàn thành để đạt được mục tiêu của bạn?
Ví dụ: nếu bạn đang trang trí lại một công trình nhà ở, công việc tồn đọng của bạn có thể bao gồm:
- Chọn màu sơn
- Nghiên cứu nhà cung cấp sơn
- Thiết bị nghiên cứu bạn cần
- Mua sơn
- Mua thiết bị
- Dọn đồ đạc ra khỏi phòng
- Che phủ và dán sàn và đồ nội thất cố định bằng nhựa
- Sơn tường bên trái…
Quản lý dự án với Agile là một phương pháp mớiViệc chia nhỏ các nhiệm vụ giúp bạn ước tính chính xác hơn thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Nó cũng giúp bạn xác định các phụ thuộc và ưu tiên.
Nhóm dự án R&D có thể có rất nhiều công việc tồn đọng: các tính năng dự kiên cho sản phẩm của mình, những thứ hay ho giúp cải thiện nền tảng, các lỗi cần khắc phục… và tất cả chúng đều được liệt kê và sắp xếp trong các bảng riêng biệt.
Những bảng này tạo sự minh bạch, sắp xếp mọi người và đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.
2. Tạo một bảng nhiệm vụ mới để liệt kê tất cả những việc bạn sẽ hoàn thành trong một hoặc hai tuần tới. Khung thời gian này là “chạy nước rút” hoặc “lặp lại”.
Giá trị quản lý dự án linh hoạt hoạt động theo thời gian: mỗi thành viên trong nhóm có thể đạt được điều gì chính xác trong một khoảng thời gian nhất định? Scrum thường ủng hộ làm việc trong hai tuần “chạy nước rút” hoặc “lặp lại”.
Ý tưởng của chạy nước rút là chúng tạo ra cảm giác cấp bách để đạt được mọi thứ bạn có thể trước khi vượt qua vạch đích trong hai tuần.
Quy trình quản lý dự án rõ ràng
3. Di chuyển các nhiệm vụ từ công việc tồn đọng sang bảng nhiệm vụ của bạn. Điều này được gọi là “lập kế hoạch lặp lại” hoặc “lập kế hoạch chạy nước rút”.
Hãy tham vọng, nhưng thực tế, về những gì nhóm của bạn có thể đạt được trong hai tuần tới. Dành thời gian cho các cuộc họp lập kế hoạch chạy nước rút khi bạn mở phần mềm quản lý linh hoạt hoặc công cụ phát triển phần mềm và xem qua các công việc tồn đọng khác nhau để đảm bảo bạn có tất cả các cơ sở của mình.
Ví dụ: bạn có thể quyết định rằng mỗi lần chạy nước rút, bạn sẽ dành 30% thời gian để sửa lỗi, 50% để phát triển các tính năng mới và 20% để thực hiện các cải tiến khác.
Giai đoạn: một đoạn công việc có một mục tiêu chung. Về cơ bản, đây là một danh mục giúp bạn theo dõi từng nhiệm vụ nhỏ hơn khớp với nhau như thế nào trong bức tranh lớn.
4. Phân công từng nhiệm vụ trong lần chạy nước rút của bạn.
Quyền quản trị công việc thực chất đóng vai trò thúc đẩy. Khi một nhiệm vụ có gán người quản trị cụ thể, nó sẽ giúp người quản trị công việc có trách nhiệm và hoàn thành nó đến cùng.
Nhìn rõ từng giai đoạn của người quản trị công việc cũng đảm bảo quá trình cộng tác diễn ra suôn sẻ. Người quản trị cũng sẽ đứng ra giải đáp thắc mắc, các vấn đề liên quan ngay trên nền tảng quản lý công việc. Điều này có được nhờ công cụ quản lý thông tin, bình luận dễ dàng trên Dogoo Office.
5. Ưu tiên các nhiệm vụ đến hạn sắp tới của bạn.
Quản lý dự án linh hoạt ủng hộ việc phân loại các nhiệm vụ theo ba mức độ ưu tiên: cao, trung bình và thấp. Vì các kế hoạch có thể thay đổi và mọi thứ trong Sprint có thể mất nhiều thời gian hơn ước tính của nhóm nên mọi nhiệm vụ trong Sprint sắp tới của bạn có thể không được hoàn thành. Việc ghi chú rõ ràng các ưu tiên sẽ giúp bạn chọn việc cần làm trước.
6. Ước tính mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu.
Khi xem xét từng nhiệm vụ, hãy cố gắng nghĩ về khối lượng công việc cần phải hoàn thành, mức độ phức tạp của công việc và bất kỳ rủi ro hoặc sự không chắc chắn nào bạn có thể gặp phải khi thực hiện nhiệm vụ đó. Phương pháp Scrum cổ điển gọi nỗ lực này là “story point”, nhưng bạn có thể theo dõi nó theo bất kỳ cách nào bạn muốn: theo ngày, giờ, v.v.
7. Bắt đầu chạy nước rút!
Scrum tôn trọng rằng mọi thứ luôn thay đổi và các tình huống bất ngờ có thể khiến nhiệm vụ không thể hoàn thành. Nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn, chỉ cần cập nhật cột trạng thái của bạn để cho những người khác trong nhóm của bạn biết mọi thứ đang ở đâu. Bạn cũng có thể đề cập đến @tên thành viên hoặc @all trong nhóm của mình để thông báo cho họ về những gì đang diễn ra và các cập nhật trong bảng của bạn sẽ lưu trữ tất cả tài liệu và thông tin liên quan để mọi người xem.
Bạn cần tương tác hiệu quả trong dự án
8. Tổ chức các cuộc họp scrum ngắn hàng ngày.
Cuộc họp dự phòng hàng ngày kéo dài 10 đến 15 phút vào đầu mỗi ngày làm việc cho phép mọi người đưa ra đánh giá nhanh trong nước rút về những gì họ đã làm vào ngày hôm trước và những gì họ dự định làm vào ngày hôm đó. Đây cũng là lúc để thảo luận về bất kỳ thách thức hoặc vấn đề cụ thể nào và quyết định với tư cách là một nhóm về cách giải quyết vấn đề đó.
9. Nước rút đã kết thúc.
Trong Hệ điều hành công việc của Dogoo Office, tên của trò chơi đang biến mọi thứ thành màu xanh—hay nói cách khác, đánh dấu nhiệm vụ của bạn là “xong”. Sau khi nước rút của bạn kết thúc, hãy ngồi thành một nhóm để nhìn lại nước rút để ăn mừng những gì bạn đã đạt được, những gì đã xảy ra và lên kế hoạch xử lý mọi thứ trong lần lặp lại tiếp theo.
10. Di chuyển nước rút đã hoàn thành của bạn xuống cuối bảng của bạn. Bắt đầu một lần lặp lại mới ở đầu bảng.
Lưu trữ tất cả các lần lặp lại của bạn trong một bảng cho phép bạn ghi lại rõ ràng mọi thứ bạn đã hoàn thành.
Bất kỳ mục nào chưa hoàn thành có thể được thêm vào lần chạy nước rút tiếp theo. Và nếu một nhiệm vụ từ lần chạy nước rút trước đó hoạt động trở lại, bạn chỉ cần kéo nó trở lại lần chạy nước rút hiện tại của mình.
Ai được lợi khi làm việc với quản lý dự án Agile?
Mặc dù quản lý dự án Agile được thiết kế dành riêng cho phát triển phần mềm, nhưng bất kỳ ai làm việc trong môi trường năng động và nhịp độ nhanh đều có thể hưởng lợi từ cách làm việc linh hoạt và lặp đi lặp lại này.
Tập trung vào những gì bạn có thể đạt được trong khoảng thời gian một tuần hoặc hai tuần cụ thể mang lại cho mọi người cảm giác cấp bách buộc họ phải đưa ra quyết định thông minh để đạt được mục tiêu của mình.
Và nó mang lại cho các nhóm cảm giác hoàn thành tuyệt vời khi bạn được đánh dấu các nhiệm vụ của mình là “đã hoàn thành” và nhìn thấy cả tuần chuyển sang màu xanh mát. Điều này thúc đẩy động lực để bắt đầu tuần tiếp theo tươi mới hơn, năng suất hơn.
Có quá nhiều điều để nói về quản lý dự án Agile và Scrum; chúng tôi mới chỉ chạm vào phần nổi của tảng băng chìm trong bài đăng này. Nhưng hy vọng rằng những bài học rút ra này có thể giúp bạn và nhóm của bạn hoàn thành được nhiều việc hơn. và đừng quên Dogoo Office sẽ là công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho bạn Agile quy trình làm việc của công ty mình đấy.
Xem thêm:
- 05 bước để xây dựng bộ công cụ công nghệ cho tổ chức phi lợi nhuận
- Tài liệu về phạm vi dự án và quản lý dự án hiệu quả
Dogoo.vn
