05 Sai lầm khi tự động hóa quy trình và cách phòng tránh

Bằng cách cho phép nhân viên hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, tự động hóa cũng giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp. Do đó, nhiều công ty háo hức áp dụng tự động hóa mà không có kế hoạch đầy đủ. Điều này thường dẫn đến sai lầm tự động hóa quy trình làm việc.

May mắn thay, hầu hết các lỗi trong tự động hóa quy trình làm việc phổ biến đều có giải pháp nhanh chóng và dễ dàng. Nếu bạn muốn tránh những lỗi tốn kém, dưới đây là sáu sai lầm khi tự động hóa quy trình làm việc phổ biến nhất và cách phòng tránh.

Cho dù công ty bạn đang háo hức áp dụng tự động hóa để theo kịp đối thủ cạnh tranh hay như một giải pháp nhanh chóng cho các vấn đề về hiệu quả thì việc lao vào tự động hóa có thể là một sai lầm lớn. Xác định các quy trình cần nhất để tự động hóa là rất quan trọng. Lựa chọn đúng đắn giúp bạn tối đa hóa lợi ích đầu tư của mình.

Nếu bạn bỏ qua bước này, có thể vô tình dẫn đến việc tự động hóa một quy trình vốn không thực sự cần thiết. Các công ty tự động hóa trong tình huống này khó có thể thấy hiệu quả năng suất. Về cơ bản, lựa chọn sai quy trình khiến khoản đầu tư công nghệ của doanh nghiệp trở nên vô ích.

Là một doanh nghiệp, hãy dành thời gian tìm hiểu về tự động hóa và các ứng dụng của nó. Sau đó, đánh giá các quy trình hiện có của bạn để xác định quy trình nào nên được tự động hóa trước, có hiệu quả nhất. Dành thời gian để lập kế hoạch chiến lược tự động hóa trước khi triển khai. Bước này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức.

Có thể hiểu được tại sao một doanh nghiệp lại muốn tự động hóa các quy trình để tối ưu lợi nhuận nhất. Tự động hóa rốt cuộc được thiết kế để tăng năng suất và từ đó tối đa hóa lợi nhuận. Tuy nhiên, sẽ là sai lầm nếu bỏ qua các quy trình cần cải tiến để ưu tiên những quy trình có thể tạo ra nhiều doanh thu nhất. Sai lầm khi chỉ tập trung vào lợi nhuận có thể mang lại lợi ích trong ngắn hạn nhưng lại cực kỳ kém hiệu quả về lâu dài.

Thay vào đó, hãy tập trung vào việc tự động hóa các quy trình giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên của bạn. Tự động hóa các quy trình giúp cải thiện sự an toàn và hiệu quả của sản xuất. Hãy xem xét những tác động lâu dài của chiến lược tự động hóa của bạn. Việc điều chỉnh kế hoạch tự động hóa dựa trên cải tiến, định hướng tương lai này có thể sẽ mang lại nhiều lợi nhuận hơn.

Nhiều công ty lao vào tự động hóa với hy vọng bắt kịp hoặc đi trước đối thủ cạnh tranh. Điều này có thể gây choáng ngợp và xáo trộn cực lớn với toàn bộ công ty và nhân viên của công ty. Sai lầm khi tự động hóa nhiều quy trình cùng một lúc có thể dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Mặc dù bạn có vẻ tiến bộ nhanh hơn nhờ nhanh chóng triển khai tự động hóa nhưng thực tế bạn đang làm chậm tiến độ thực sự của mình.

Việc áp dụng tự động hóa một cách bất cẩn không mang lại kết quả kỳ vọng. Chúng ta cần một lộ trình triển khai đúng cách.

Đừng tự động hóa nhiều quy trình cùng một lúc. Trước tiên hãy xem xét chỉ tập trung vào một quy trình công việc. Bằng cách tự động hóa quy trình làm việc duy nhất này, bạn có thể hiểu thêm về tự động hóa và giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Đây cũng là cơ hội cho nhân viên của bạn tìm hiểu kỹ về quy trình và điều chỉnh theo nó.

Khi dữ liệu ngày càng có giá trị đối với các doanh nghiệp thuộc mọi ngành, các công ty đang hào hứng đầu tư vào quy trình thu thập dữ liệu tự động. Mặc dù việc đầu tư vào dữ liệu là quan trọng nhưng việc hiểu nó cũng quan trọng không kém. Nhiều doanh nghiệp chi một số tiền đáng kể vào cơ sở hạ tầng dữ liệu nhưng lại quên đầu tư vào khai thác thông tin chi tiết”. “Dữ liệu của bạn chỉ tốt khi bạn có khả năng lấy được những thông tin có ý nghĩa từ đó.

Nếu không có hiểu biết sâu sắc, dữ liệu mà bạn thu thập được về cơ bản vẫn là vô giá trị. Thông tin chi tiết về dữ liệu cho phép các công ty thu được thông tin có giá trị về khách hàng và sở thích của họ. Việc ra quyết định sáng suốt này mang lại cho công ty lợi thế so với đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, điều quan trọng là phải đầu tư vào việc phân tích và giải thích dữ liệu cũng như việc thu thập dữ liệu.

Một số công ty mắc sai lầm khi áp dụng tự động hóa cho quy trình làm việc và sau đó không bao giờ đánh giá lại nó nữa. Nếu muốn có lợi thế dẫn đầu so với đối thủ cạnh tranh, điều quan trọng là bạn phải liên tục đánh giá và tìm kiếm những cách mới để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Nâng cao hiệu quả là một quá trình không bao giờ kết thúc, không phải là mục tiêu một lần mà bạn hoàn thành rồi quên mất.

Mỗi doanh nghiệp cần không ngừng đánh giá lại quy trình làm việc nội bộ. Điều này là cần thiết để đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Trước đây, với phần mềm tùy chỉnh (customized), mỗi lần doanh nghiệp muốn thay đổi quy trình, bạn sẽ tốn thêm thời gian, chi phí để đặt hàng quy trình mới. Và tất nhiên, quy trình mới này cũng có thể chưa đúng, chưa phù hợp. Và bạn lại tốn một mớ tiền.

Low-Code mở ra một hướng mới để doanh nghiệp tự chủ quy trình. Công cụ quản lý quy trình như doBPM cho phép các doanh nghiệp tùy chỉnh, thiết kế quy trình dễ dàng như vẽ trên giấy. Bạn có thể tùy ý chỉnh sửa các bước, người duyệt trong quy trình. Các biểu mẫu động cũng cho phép bạn đổi mới, thay đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nhờ đó, Low-Code giúp nhân viên của doanh nghiệp tự vẽ quy trình dễ dàng bằng thao tác kéo thả. Doanh nghiệp cũng không mất thêm chi phí triển khai quy trình mới

Chuyển đổi sang tự động hóa có thể là một quá trình khó khăn đối với nhiều công ty và người lao động. Việc mắc lỗi là điều khó tránh khỏi trong quá trình học tập. Tuy nhiên, bằng cách tránh những lỗi tự động hóa quy trình làm việc phổ biến này, bạn sẽ tiết kiệm cho công ty của mình rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc lãng phí.

Dogoo.vn