Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một phương pháp công nghệ mà nhiều doanh nghiệp sử dụng để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại trong hoạt động kinh doanh của họ. Với khối lượng dữ liệu lớn, các doanh nghiệp với công cụ thủ công hàng ngày đang trở nên bất khả thi. Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp nhỏ và công ty mới thành lập.
Trong một bản tóm tắt dữ liệu được xuất bản trên LinkedIn, Gartner đã chỉ ra rằng 72% tổ chức có kế hoạch đầu tư vào RPA trong hai năm tới. Các nghiên cứu khác chỉ ra rằng 53% doanh nghiệp đã bắt đầu hành trình RPA. Những điểm dữ liệu này cho thấy rằng các doanh nghiệp đã sẵn sàng áp dụng các giải pháp RPA.
Tự động hóa mọi quy trình dễ dàng với công cụ tương thích
RPA có thể biến đổi cách bạn quản lý doanh nghiệp của mình nếu được ứng dụng phù hợp. Khi đó, bạn sẽ thoải mái tập trung vào các vấn đề cấp bách hơn. Bạn an tâm tận hưởng thành quả do RPA tạo ra.
1. Xử lý đơn đặt hàng bán hàng
Xử lý đơn đặt hàng là một phần thiết yếu trong việc phục vụ khách hàng của bạn. Điều này đòi hỏi sự chính xác cao từ phía bạn. Các đơn đặt hàng được xử lý không đúng cách có thể dẫn đến việc khách hàng không nhận được mặt hàng mong muốn đúng hạn. Và tất yếu, khách sẽ không hài lòng.
Việc tự động hóa quy trình đặt hàng bán hàng của bạn thông qua RPA sẽ cho phép bạn xử lý đơn hàng đúng chuẩn. Giải pháp RPA có thể tự động hóa các mục bán hàng và tạo hóa đơn cho khách hàng. Tự động hóa giúp xác minh dữ liệu của khách hàng và làm gọn cơ sở dữ liệu. RPA còn tiết kiệm thời gian cho nhóm bán hàng của bạn. Khi đó, bạn sẽ tập trung vào việc quản lý và phát triển doanh nghiệp của mình thay vì xử lý thủ công từng đơn đặt hàng khi có.
2. Xử lý dữ liệu hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một quy trình quan trọng và khá phổ biến để tự động hóa trong một doanh nghiệp. Việc sử dụng các giải pháp quản lý ERP đòi hỏi thời gian và sự kiên nhẫn từ các nhóm tài chính, nhân sự và đơn vị cung ứng của bạn.
Tuy nhiên, một giải pháp RPA sẽ giảm thiểu biên độ lỗi trong xử lý dữ liệu ERP. Công cụ hỗ trợ tự động hóa cho bạn cái nhìn tổng quan về tình hình tài nguyên của doanh nghiệp. Việc ghi nhật ký và xác thực dữ liệu cũng như trình bày dữ liệu đó cho bạn dưới dạng báo cáo hoàn chỉnh được thực hiện tụ động. Báo cáo giúp bạn tiết kiệm vô số thời gian tổng kết, chạy dữ liệu. Do đó, cơ sở dữ liệu ERP của bạn sẽ luôn sạch sẽ và tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu của doanh nghiệp bạn.
3. Dịch vụ khách hàng
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng là một phần thiết yếu của bất kỳ hoạt động kinh doanh nghiêm túc nào. Tuy nhiên, các quy trình dịch vụ khách hàng cần có thời gian và nguồn lực. Chưa kể đến việc bảo trì cần có bộ phận hỗ trợ trong doanh nghiệp của bạn. Sử dụng RPA trong dịch vụ khách hàng có thể giảm thiểu lỗi xử lý yêu cầu. Công cụ giúp cải thiện hiệu suất của tổng đài viên. Tự động hóa còn giúp việc lập chỉ mục và xử lý dữ liệu hiệu quả hơn.
Chăm sóc khách hàng hiệu quả với tự động hóa
Sau tất cả, khách hàng của bạn hài lòng hơn. Chắc chắn họ sẽ ủng hộ thương hiệu của bạn. Với RPA, việc trả lời các truy vấn từ khách hàng và hướng khách hàng đến đúng phần trên trang web của bạn nhanh hơn, dễ dàng hơn và trực quan hơn.
4. Xử lý Giao dịch Thanh toán cho Nhân viên
Việc trả lương cho nhân viên của bạn một cách nhất quán và đúng hạn là vô cùng quan trọng. Lương có thể ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần của nhân viên. Thay vì giao nhiệm vụ cho nhân sự và kế toán của bạn theo cách truyền thống, bạn có thể dựa vào RPA.
RPA có thể chuẩn hóa quá trình xử lý thanh toán đảm bảo rằng không có nhân viên nào bị sai lệch thu nhập mỗi tháng. Một bot phần mềm RPA được thiết kế tốt sẽ xác thực hồ sơ của từng nhân viên để đảm bảo họ tuân thủ các tiêu chuẩn làm việc của công ty trước khi xử lý các khoản thanh toán của họ. Thiết lập tương tự có thể được áp dụng cho bảo hiểm, tiền thưởng và các khoản thanh toán khác của nhân viên của bạn thông qua các hệ thống RPA khác nhau được thiết kế dựa trên các yếu tố kích hoạt khác nhau.
5. Tổng quan về chi phí kinh doanh
Tương tự như các khoản thanh toán cho nhân viên, doanh nghiệp của bạn sẽ có các chi phí và trách nhiệm pháp lý liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Việc thiết lập RPA sẽ cho phép bạn tự động thu thập hóa đơn và biên lai từ ngân hàng, tổ chức tài chính và công ty mà bạn hợp tác.
Điều này sẽ giải phóng thời gian của bộ phận kế toán của bạn và cho phép họ dễ dàng gắn nhãn và lưu trữ các chứng từ khác nhau. Quản lý chi phí kinh doanh của bạn theo cách này đơn giản hơn nhiều. Công cụ cũng cho phép bạn có cái nhìn tổng quan hơn về dòng tiền của bạn trong dài hạn. Đổi lại, bạn sẽ có thể lập kế hoạch tài chính, đầu tư và tăng trưởng cho doanh nghiệp của mình với nhiều thông tin cụ thể hơn bao giờ hết.
Một quy trình có đủ điều kiện cho RPA hay không?
Hãy cân nhắc kỹ hơn một số quy trình mà bạn có thể tự động hóa bằng RPA. Có một số tiêu chí đánh giá liệu một quy trình có thể và nên được tự động hóa hay không? Quy trình tự động có làm giảm hiệu suất của doanh nghiệp hay không?
Nếu một quy trình trong doanh nghiệp của bạn thỏa mãn các yếu tố sau, thì quy trình đó có thể đủ điều kiện cho RPA và giúp doanh nghiệp của bạn dễ quản lý hơn nhiều.
- Quy trình ổn định và đủ hoàn thiện để bạn có thể dự đoán loại dữ liệu mà nó sẽ tạo ra
- Quy trình này dựa trên quy tắc. Có nghĩa là bạn biết những bước, điều kiện cần thiết để hoàn thành thành công
- Quy trình này có thể lặp lại, khiến nhân viên của bạn tốn thời gian
- Quy trình này không thể thay đổi và sẽ không dẫn đến các biến thể dữ liệu tùy ý do quy trình làm việc linh động, châm chước quá mức tại doanh nghiệp
- Quy trình này có thể tạo dữ liệu có thể đọc được mà nhân viên của bạn có thể sử dụng. Chẳng hạn như ở dạng MS Word hoặc PDF
- Quy trình đáng để tự động hóa do ưu thế tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI) so với hình thức thủ công
Cân nhắc các quy trình có thể tự động hóa
Kết luận
Theo Gartner, 90% tổ chức và doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng RPA vào năm 2022. Tự động hóa giúp cải thiện một cách khách quan hiệu suất của các quy trình kinh doanh quan trọng. Đây là thời điểm thích hợp để áp dụng RPA theo cách nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Tự động hóa quy trình là một thách thức nếu không có chiến lược hoặc công cụ phù hợp. bẠN sử dụng phần mềm tự động hóa doBPM với hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và giao diện người dùng được thiết kế để tự động hóa. doBPM sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý báu. Đồng thời cho phép bạn bắt đầu tự động hóa các quy trình kinh doanh của mình nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều.
Không có hai doanh nghiệp nào giống nhau và không có quy tắc tự động hóa rõ ràng. Tất cả tùy thuộc vào ngành và thị trường ngách của bạn. Các quy trình khác nhau sẽ đủ điều kiện để tự động hóa. Một khi bạn đã trải nghiệm tự động hóa, chắc chắn bạn sẽ không muốn quay về cách làm thủ công.
>> Xem thêm:
- Lộ trình bảo mật dữ liệu khi triển khai quản lý quy trình kinh doanh
- Phần mềm tự động hóa quy trình BPM dưới góc nhìn của nhà phát triển
Dogoo.vn
