Chấm công, tính lương là nỗi khiếp sợ đối với kế toán lương và nhân sự nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, thật may mắn, quy trình thủ công này đã có thể được tự động hóa nhanh và chính xác x10 lần với công cụ phần mềm.
Tất nhiên, chúng ta không thể phủ nhận tầm quan trọng của việc ghi lại số giờ làm việc của nhân viên và lượng lao động họ đã bỏ ra trong những giờ làm việc đó. Nhưng mặc dù mục đích cao cả nhưng việc thực hiện lại rất phiền toái, mệt mỏi.
Rất may, nhiều nơi làm việc đang dần quen với thực tế mới và nhìn thấy hy vọng trong việc tự động hóa bảng chấm công. Những công cụ nhân sự tự động này đang trở thành tiêu chuẩn trong tất cả các tổ chức vì tính đơn giản và tiện lợi mà chúng mang lại. Nhưng trước khi xem xét lợi ích của bảng chấm công tự động, hãy phân tích một số lý do khiến việc theo dõi chấm công truyền thống của nhân viên không thành công.
Tự động hóa phê duyệt bảng chấm công là gì?
Đây là quá trình thu thập và theo dõi giờ làm việc của nhân viên một cách dễ dàng thông qua một ứng dụng hoạt động liền mạch trên nhiều nền tảng (điện thoại di động, máy tính để bàn và tiện ích mở rộng trình duyệt). Tự động hóa bảng chấm công của nhân viên đơn giản hóa và tăng tốc độ xử lý bảng chấm công cũng như thay đổi cách bảng chấm công di chuyển trong tổ chức đến quy trình trả lương.
Ngày nay, phần mềm chấm công, tính lương đã tương thích hoàn hảo với các thiết bị máy chấm công wise eye on, Ronald Jack, zkteco, hikvision. Tuyệt vời hơn, bạn sẽ không còn cần định kỳ truy xuất dữ liệu máy chấm công để lấy dữ liệu. Dữ liệu chấm công sẽ được đẩy tự động qua một hệ thống phần mềm, phiên dịch dễ hiểu cho mọi nhân viên. Nhờ đó, các nhân viên có thể tự động làm điều chỉnh (xin phép, làm bù,…) thay vì chờ đợi đến cuối tháng thắc mắc, kiện tụng.
Luồng quy trình phê duyệt bảng chấm công
Quy trình làm việc của quy trình Tạo và phê duyệt bảng chấm công và cũng rất đơn giản.
Bước đầu tiên là nhân viên kế toán/ nhân sự khởi tạo ứng dụng bảng chấm công nhân viên và điền vào nhật ký công việc trước khi gửi cho người quản lý phê duyệt. Sau khi người quản lý phê duyệt bảng chấm công, nó sẽ được chuyển đến bộ phận nhân sự để xem xét/phê duyệt và cuối cùng là xử lý bảng lương.
Đó là cách thức thông thường mà mỗi doanh nghiệp thường làm để tạo phiếu lương. Tuy nhiên, cách làm thủ công để tạo bảng lương thực sự gây khó khăn và dễ xảy ra sai sót. Nhân sự sẽ không thể kiểm soát hết đơn từ xin nghỉ của nhân sự, thời gian đi muộn, làm bù, tăng ca,…
Phần mềm tạo bảng chấm công tự động
Hãy xem xét một ví dụ khác để hiểu sự kém hiệu quả trong việc quản lý thủ công bảng chấm công của nhân viên . Một cuộc khảo sát năm 2020 tại Mỹ cho thấy rằng việc quản lý bảng chấm công thủ công và sai sót đã khiến các nhà tuyển dụng Mỹ thiệt hại hơn 50 triệu giờ làm việc, tương đương khoảng 7,4 tỷ đô la mỗi ngày do mất năng suất.
Phê duyệt bảng chấm công dễ dàng bằng doTNP
doTNP là giải pháp nhân sự linh hoạt cho phép doanh nghiệp thay đổi nhu cầu thiết lập theo thời gian. Nó cho phép các tổ chức xác thực các mục nhập trong bảng chấm công, tăng tốc chu kỳ phê duyệt, giảm sai sót trong bảng lương và giảm gánh nặng hành chính. Hệ thống chấm công tự động này có rất nhiều tính năng giúp việc phê duyệt bảng chấm công trở nên dễ dàng.
Dưới đây là các tính năng chính được doTNP sử dụng để tự động hóa quy trình phê duyệt bảng chấm công của nhân viên
1. Mẫu bảng chấm công có thể tùy chỉnh
doTNP cung cấp cho doanh nghiệp một loạt công thức và quy tắc chấm công linh hoạt như excel. Các tổ chức có thể chọn và tùy chỉnh mẫu bảng chấm công dựng sẵn hoặc tạo mẫu bảng chấm công của riêng họ từ đầu với các công thức, điều kiện, ngoại lệ, v.v. Bạn cũng có thể khởi tạo các công thức tính công ngoài giờ, tính lượt phạt đi muộn, về sớm theo cấp độ, thời gian,…
Các quy tắc tính công, làm tròn công được áp dụng sẽ giúp bạn tự động hóa mọi công thức chấm công tại doanh nghiệp.
2. Quy trình phê duyệt đa cấp
doTNP cho phép doanh nghiệp tạo bảng chấm công tự động tùy chỉnh với nhiều cấp độ phê duyệt. Các tổ chức có thể tự do tùy chỉnh quy trình phê duyệt bảng chấm công để đáp ứng nhu cầu quy trình kinh doanh hiện tại của họ. Sử dụng quy trình làm việc năng động, nó không chỉ thông báo mà còn lấy các phê duyệt cần thiết từ người quản lý đến nhóm nhân sự và tài chính chỉ bằng một cú nhấp chuột.
3. Tích hợp liền mạch
Hệ thống doTNP đồng bộ hóa liền mạch với các hệ thống tính lương, kế toán và ERP hiện có, tự động hóa quy trình phê duyệt bảng chấm công của nhân viên từ đầu đến cuối.
Các chế độ lương, phụ cấp, bảo hiểm, thuế TNCN sẽ được liên thông với hệ thống quản lý nhân sự doHRM thành một thể thống nhất.
4. Phê duyệt khi ở ngoài văn phòng
doTNP trao quyền cho nhân viên tạo, gửi và phê duyệt/từ chối bảng chấm công khi đang di chuyển ngay từ ứng dụng di động hoặc ứng dụng dựa trên web.
5. Báo cáo
Người quản lý có thể có được bức tranh rõ ràng về giờ làm việc và mức năng suất của nhân viên bằng cách sử dụng kho báo cáo trực quan, có thể tùy chỉnh của doTNP.
Lợi ích của bảng chấm công tự động
Đã đến lúc tất cả các tổ chức có tư duy tiến bộ phải số hóa và tự động hóa quy trình phê duyệt bảng chấm công của họ. Khi tất cả các quy trình kinh doanh đang diễn ra với tốc độ chóng mặt, không có lý do gì để khiến quy trình phê duyệt bảng chấm công của bạn phải chịu áp lực sai sót và chậm chạp
Tự động hóa không phải là xa vời cũng như không đòi hỏi đầu tư CNTT tốn kém hay robot công nghệ cao. Quá trình phê duyệt bảng chấm công tự động hóa thực sự rất dễ dàng. Tất cả những gì bạn phải làm là tìm phần mềm quản lý nhân sự dựa trên đám mây cho phép bạn tạo biểu mẫu, sao chép văn hóa bảng chấm công của mình và tạo mô-đun bảng chấm công nhân viên để nhóm của bạn bắt đầu sử dụng. Những phần mềm như doTNP chỉ mất phí thuê bao 50.000đ/ tháng để có thể giúp nhân viên kế toán, nhân sự của bạn tự động hóa công việc nhàm chán, dễ sai sót này.
Có đáng để đầu tư chấm công tự động?
Số tiền này liệu có đáng? Câu trả lời chắc chắn bạn sẽ có được sau khi xem qua những lợi ích hàng đầu của việc sử dụng bảng chấm công tự động để nắm bắt thời gian của nhân viên dưới đây:
- Tăng năng suất của nhân viên
- Loại bỏ tranh chấp, xung đột liên quan đến tiền lương
- Tạo bảng lương nhanh hơn, chính xác hơn
- Loại bỏ sự thiên vị của người chấm công
- Thực thi lịch trình và chính sách lực lượng lao động
- Cung cấp hồ sơ rõ ràng về số giờ làm việc
- Tạo sự tôn trọng về giờ làm việc, nhân viên tự giác, kỷ luật hơn
Phầm mềm kết nối với nhiều công cụ chấm công trong văn phòng
Chấm công tự động linh hoạt với chi phí thấp
Loại giải pháp tự động hóa nhân sự dựa trên đám mây tốt nhất sẽ có các công thức tùy chỉnh tương tự như excel. Bạn có thể thiết kế các trường này dưới dạng dữ liệu được tính toán thông qua công thức, các mục được điền trước hoặc dưới dạng tùy chọn hằng số.
Sau khi hoàn thành khởi tạo nền tảng chấm công tự động, bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình mà không cần phải lặp lại các công việc đó hàng tuần, hàng tháng.
Bạn có thể cần phải định cấu hình lại một số thứ nhất định khi quy trình chấm công, tính lương của bạn mở rộng hoặc các quy chế nhân sự thay đổi. Tuy nhiên, với nền tảng đám mây như doTNP, đội ngũ nhân viên hỗ trợ kỹ thuật sẽ luôn có mặt hỗ trợ MIỄN PHÍ cho công ty bạn.
Bạn cũng có thể tạo các ngoại lệ hoặc điều kiện cho những nhân viên có cách tính bảng chấm công phức tạp so với những nhân viên văn phòng báo cáo hàng ngày tại văn phòng thực tế của họ. Ứng dụng bảng chấm công tự động có thể xử lý việc tính toán thời gian làm thêm giờ và công việc trong ngày lễ sau khi nhân viên đăng nhập vào ứng dụng.
Nhà quản lý được lợi gì?
Người quản lý có thể xem xét và phê duyệt các yêu cầu phê duyệt bảng chấm công bất kể họ ở đâu và vào thời gian nào trong ngày. Quy trình phê duyệt bảng chấm công tự động giúp giảm đáng kể lượng thời gian cần thiết để hoàn thành bảng chấm công và loại bỏ hoàn toàn nguy cơ lỗi của con người.
Nếu bạn muốn tìm hiểu cách ứng dụng tự động hóa bảng chấm công có thể xác định lại quy trình quản lý bảng chấm công của mình, hãy đăng ký bản demo miễn phí với doTNP tại đây. Ngoài việc nhận được hỗ trợ khách hàng đầy đủ trong thời gian dùng thử, bạn cũng có thể tích hợp ứng dụng với loạt phần mềm hiện có để xem ứng dụng hoạt động như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn.
>> Xem thêm:
Dogoo.vn
