Khi nói đến quản lý quy trình kinh doanh (BPM) và quản lý dự án (PM), đôi khi khó có thể nói cái nào là hữu ích nhất trong công ty của bạn. Đây cũng là 2 trọng tâm mà quản lý doanh nghiệp hướng đến trong thời đại CNTT bùng nổ hiện nay.
Nhưng sự thật là BPM và PM ảnh hưởng lẫn nhau. Vai trò và tầm quan trọng của từng công cụ sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh của từng doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa BPM và PM tương ứng là hai lĩnh vực riêng biệt. Sau đó, chúng ta sẽ xem xét mối quan hệ giữa chúng.
Quản lý quy trình kinh doanh (BPM)
Như đã nói, quản lý quy trình kinh doanh đóng một vai trò lớn trong việc thiết kế lại và quản lý các quy trình hoặc quy trình công việc nội bộ của công ty. BPM là một sáng kiến đang diễn ra nhằm đảm bảo rằng các quy trình của công ty đang hoạt động trơn tru để đáp ứng các mục tiêu của công ty.
Như đã nói, những nhân viên sau đây có thể quản lý các sáng kiến cải tiến quy trình BPM:
- Nhà phân tích kinh doanh
- Chuyên gia cải tiến quy trình kinh doanh, hoặc
- Trưởng nhóm chức năng khác
Chỉ cần đảm bảo duy trì cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm. Các sáng kiến BPM nên tập trung vào việc mang lại trải nghiệm cao cho khách hàng, từ đó thúc đẩy hoạt động xuất sắc.
Quy trình làm việc giúp nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp
Quản lý dự án (PM)
Quản lý dự án là nguyên tắc tập hợp kiến thức, kỹ năng và các công cụ phù hợp để đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu của dự án tại một thời điểm cụ thể. Như vậy, quản lý dự án có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc xác định; và nó không dựa vào các giai đoạn hoặc thành phần đang diễn ra như BPM. Thay vào đó, PM dựa vào các mục tiêu được đặt trong năm giai đoạn duy nhất (đóng vai trò là dòng thời gian)
- Bắt đầu
- Lập kế hoạch
- Chấp hành
- Giám sát
- kiểm soát
Công cụ quản lý dự án PM chỉ làm tăng giá trị cho doanh nghiệp khi các hoạt động của PM hướng đến con người và ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức.
BPM giúp bạn giám sát việc thực hiện công việc sát sao
Bạn cần công cụ quản lý nào?
Việc lựa chọn giữa quản lý quy trình kinh doanh và quản lý dự án tùy thuộc vào vai trò của bạn và công ty của bạn như thế nào. Nói cách khác, bạn có thể cần BPM cho một số tác vụ, trong khi bạn có thể chỉ cần PM cho những thứ khác. Ngoài ra, điều đáng nói là BPM và tự động hóa quy trình có thể tăng cường phân phối dự án, giảm thiểu tính lặp lại và trách nhiệm của nhân sự.
Việc bạn cần BPM hay PM tùy thuộc vào một nhiệm vụ cụ thể. Hãy xem xét các nhiệm vụ sau:
- Phỏng vấn nhân viên mới
- Giao tiếp với khách hàng mới
- Tuyển dụng nhân viên mới
- Nói chuyện với khách hàng tiềm năng
Khi ghi nhớ những điều này, hãy xác định xem bạn có cần thiết giám sát trong những tình huống đó hay không. Điều quan trọng cần nhớ là bạn và vai trò của bạn phù hợp ở đâu trong hành trình kinh doanh của bạn.
Hãy suy nghĩ: Bạn có cần thiết luôn nằm trong một phần của quy trình hay bạn chỉ cần là một phần của toàn bộ dự án (với vai trò là người quản trị, người theo dõi)?
Mối quan hệ giữa BPM và quản lý dự án
Bây giờ chúng ta đã xem xét BPM và quản lý dự án. Rõ ràng là một công ty cần cả hai để đạt được thành công của tổ chức.
BPM tạo ra một nền tảng vững chắc để các dự án được thực hiện một cách hiệu quả, trong khi PM tạo ra không gian cho sự đổi mới diễn ra. Và sau khi dự án hoàn thành, kết quả sẽ chuyển đổi trở lại thành BPM. Vì vậy, nếu thiếu một trong hai, dự án có thể không thành công.
Kết hợp quy trình BPM để quản lý dự án hiệu quả
Bạn đã hiểu sự khác biệt giữa BPM và PM, cùng với mối quan hệ giữa chúng. Giờ đây, bạn có thể yên tâm rằng công ty của bạn luôn có thể hoàn thành các dự án thành công. Khi công ty của bạn hiểu được mối quan hệ giữa BPM và PM cũng như lợi ích của chúng, công ty sẽ phát triển lâu dài.
Kết hợp quy trình vào quản lý dự án với Dogoo Work
Mặc dù không có công ty nào giống nhau, nhưng khái niệm vẫn giống nhau: quản lý các quy trình của bạn là điều quan trọng. Tuy nhiên, bất kể bạn đang ở đâu trong vòng đời của công ty, điều quan trọng là phải kết hợp quản lý quy trình và dự án.
Dogoo Office cho phép bạn dùng quy trình để quản lý dự án
Vào cuối ngày, khách hàng dựa vào bạn để tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ hữu ích và chất lượng cao; và các quy trình của bạn sẽ có thể thực hiện theo những lời hứa đó. Chỉ cần nhớ rằng mặc dù BPM và PM khác nhau nhưng chúng vẫn ảnh hưởng trực tiếp lẫn nhau. Và khi công ty của bạn học cách sử dụng cả hai, bạn không chỉ đạt được thành công trong kinh doanh mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, nơi cả hai lĩnh vực có thể làm việc cùng nhau.
Nền tảng Dogoo Work chính là câu trả lời. Phần mềm quản trị của Dogoo cung cấp khả năng xây dựng, chạy và giám sát các dự án đồng thời kết nối các gói công việc của dự án với các quy trình, cung cấp các chức năng cộng tác không giới hạn.
Tạo các công việc theo quy trình ngay trong dự án của bạn dễ dàng hơn bao giờ hết với phần mềm Dogoo. Đừng ngại ngần đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
>> Xem thêm:
- Tài liệu về phạm vi dự án và quản lý dự án hiệu quả
- Cách tạo quy trình phê duyệt hóa đơn trong vài phút
Dogoo.vn
