Mới sự bùng nổ của Internet kết nối mọi thứ, việc quản lý dự án và lưu trữ hồ sơ cũng trở nên khoa học hơn. Nếu bỏ qua lưu trữ đám mây để tối ưu vận hành thì thật là thiếu sót lớn trong quản trị doanh nghiệp. Lý do nằm ở đây.
>>Xem thêm:
- Kế hoạch nhân lực trong dự án có cần được ưu tiên?
- Quản lý dự án, công việc bằng phần mềm: Những ưu điểm là gì?
Lưu trữ đám mây
“Đám mây” là một phép ẩn dụ cho internet. Do đó, lưu trữ dựa trên đám mây chỉ đề cập đến việc lưu trữ và truy cập dữ liệu qua internet thay vì sử dụng máy chủ cục bộ. Các dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây lưu trữ thông tin kỹ thuật số của bạn trong một trung tâm dữ liệu an toàn. Điều tuyệt vời là bạn có thể truy cập tệp theo ý muốn thông qua kết nối internet.
Với lưu trữ dựa trên đám mây, bạn có thể quản lý, duy trì và sao lưu dữ liệu của mình từ xa mà không cần phải có bất kỳ máy chủ vật lý đắt tiền nào. Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây thường cũng cung cấp dịch vụ bảo trì, quản lý, sao lưu thường xuyên và mã hóa dữ liệu được lưu trữ của bạn. Điều này có thể giúp giảm thêm chi phí và nhân công CNTT nội bộ của bạn .
Lưu trữ đám mây mang lại nhiều lợi ích so với các tùy chọn lưu trữ cục bộ.Tính đến năm 2018, 96% doanh nghiệp đã sử dụng ít nhất một giải pháp đám mây công khai hoặc riêng tư. Đây có thể là một con số khiến bạn ngạc nhiên nhưng đó là một thực tế. Con số này còn lơn hơn nữa vào năm 2023 và có xu hướng tăng thêm.
Lưu trữ tập trung mọi hồ sơ dự án
Phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây
Dịch vụ lưu trữ đám mây, chẳng hạn như Google hay doDrive mang lại cho bạn nhiều lợi ích rõ ràng. Đặc biệt khi được kết hợp với sức mạnh của phần mềm quản lý dự án, công việc chốn công sở đã dễ thở hơn nhiều.
Quản lý tài liệu tập trung
Một hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây cơ bản giống như một tủ hồ sơ. Bạn có thể đặt tất cả thông tin dự án có liên quan của mình vào đó và thậm chí sắp xếp nó theo các thư mục. Bạn có thể tìm kiếm và nhận được tài liệu mong muốn chỉ trong vài giây. Với giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây trong phần mềm quản lý dự án, bạn vẫn nhận được tất cả lợi ích của việc lưu trữ dữ liệu trực tuyến, nhưng bạn còn nhận được nhiều hơn thế nữa.
Phân quyền truy cập chặt chẽ
Về sắp xếp hồ sơ, tài liệu, bạn còn có thể đánh dấu, chia sẻ phân quyền đối với tài liệu. Phòng ban nào được xem? Ai được sửa, xóa?
Rộng hơn nữa. Phần mềm dự án cũng cho phép bạn sắp xếp, liên kết và quản lý thông tin của mình một cách hợp lý theo cách hỗ trợ hoàn thành các mục tiêu và kết quả của dự án. Nó cung cấp cho bạn khả năng di chuyển các nhiệm vụ qua các giai đoạn hoàn thành, cũng như theo dõi và quản lý các quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng nó để gán ngày, tài nguyên và các thông tin khác cũng như nhóm các nhiệm vụ con thành nhiệm vụ, nhiệm vụ thành dự án và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc trên từng nhiệm vụ.
Truy cập từ xa hiệu quả
Bằng cách áp dụng lưu trữ online vào quản lý dự án, bạn tạo một trung tâm tri thức tập trung. Kho tri thức này luôn mở mà bất kỳ ai được trao quyền, ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào cũng có thể dễ dàng truy cập.
Khả năng truy cập này có nghĩa là tất cả các thành viên nhóm dự án của bạn có thể truy cập dễ dàng và ngay lập tức các tài liệu và thông tin dự án bất cứ khi nào họ cần, bất kể họ ở đâu.
Các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tải lên các báo cáo, tệp và thông tin khác từ phần mềm quản lý dự án của bạn trực tiếp lên đám mây. Điều này có nghĩa là bạn đang ở nhà cũng có thể hoàn thành báo cáo đến hạn và gửi lên cho mọi người.
Truy cập dự án từ xa qua app điện thoại
Vận chuyển, đồng bộ tài liệu dễ dàng
Với sự tích hợp mạnh mẽ này trong không gian đám mây, bạn không phải lo lắng về việc sao lưu định kỳ, chuyển đổi tệp giữa các thiết bị khác nhau hoặc đồng bộ hóa dữ liệu. Các tệp đính kèm vẫn được lưu trữ trong tài khoản lưu trữ đám mây. Chúng không chiếm dụng bất kỳ dung lượng lưu trữ nào trên máy tính hoặc máy tính xách tay của bạn. Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ bị mất tệp, ngay cả khi máy tính của bạn gặp sự cố hoặc bị đánh cắp.
Bảo mật lưu trữ đám mây
Một số công ty vẫn do dự sử dụng các giải pháp dựa trên đám mây do lo ngại về bảo mật. Tuy nhiên, lo ngại này là không có cơ sở. Phần mềm dựa trên đám mây thực tế an toàn hơn so với việc cài đặt phần mềm trên hàng trăm máy tính.
Duy trì một đội ngũ bảo mật hệ thống cho phần mềm tại chỗ có chi phí quá cao đối với nhiều doanh nghiệp.
Với đội ngũ chuyên gia về công nghệ và bảo mật, nhà cung cấp có thể cập nhật các thay đổi trong ngành và các rủi ro bảo mật mới dễ dàng hơn bạn. Họ có thể thường xuyên lập kế hoạch cho các lỗ hổng, kiểm tra các điểm yếu và sao lưu từ xa dữ liệu của tổ chức bạn.
Phần mềm lưu trữ online có bảo mật?
Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ online sử dụng các trung tâm dữ liệu và máy chủ có độ bảo mật cao. Hệ thống này còn có khả năng khôi phục thảm họa tích hợp sẵn và sao lưu liên tục. Bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu của mình không chỉ an toàn mà còn có thể dễ dàng phục hồi trong trường hợp bị tấn công mạng, thiên tai hoặc trường hợp khẩn cấp khác.
Các công ty phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) hiểu rằng họ không thể thu hút và giữ chân các khách hàng nếu không đảm bảo bảo mật dữ liệu chuẩn mực. Do đó, việc bảo vệ tất cả dữ liệu quan trọng tiềm tàng đi vào hệ thống quản lý dự án sẽ luôn là ưu tiên hàng đầu của các nhà cung cấp giải pháp phần mềm.
Lợi ích của lưu trữ dựa trên đám mây
Lưu trữ đám mây cho phép các thành viên trong nhóm làm việc chia sẻ tệp chỉ bằng một đường dẫn thay vì đính kèm tệp vào email. Chức năng này cực kỳ hữu ích vì nhiều lý do:
- Tệp đính kèm có thể nhanh chóng ngốn dung lượng lưu trữ email của bạn
- Lưu trữ dựa trên đám mây ngăn lỗi gửi email nếu tệp đính kèm quá lớn
- Đường dẫn (link) có thể được chia sẻ qua nhiều kênh hơn là chỉ email, chẳng hạn như nền tảng nhắn tin, nhắn tin văn bản và các công cụ phần mềm quản lý dự án
- Lưu trữ dữ liệu lên đám mây cũng cung cấp cho bạn mức độ linh hoạt và khả năng mở rộng cao hơn.
- Và cuối cùng, đó là lợi ích về chi phí. Lưu trữ dựa trên đám mây có thể giảm đáng kể chi phí hoạt động kinh doanh khác của bạn. Ví dụ: các máy chủ tại chỗ có thể chiếm một lượng không gian đáng kể và tiêu tốn nhiều năng lượng cho hệ thống cấp nguồn và làm mát của chúng. Bằng cách thay thế các máy chủ cục bộ tại văn phòng của mình, bạn có thể giảm đáng kể chi phí điện và thậm chí có khả năng chuyển đến một địa điểm văn phòng nhỏ hơn và giá cả tốt hơn.
Quyết định của bạn là…
Lưu trữ dựa trên đám mây mang lại nhiều lợi ích ngoài bảo mật. Lợi ích lớn nhất cho các nhóm quản lý dự án thường là khả năng truy cập tức thì mà bộ nhớ đám mây mang lại. Với lưu trữ dựa trên đám mây, bạn có thể truy cập tất cả các tệp của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Ngoài ra, bạn có thể duy trì một thư mục dùng chung cho toàn bộ bộ phận, tạo cho mọi người một không gian để lưu giữ các tệp liên quan đến công việc.
>> Xem thêm:
- Lộ trình bảo mật dữ liệu khi triển khai quản lý quy trình kinh doanh
- Cách kiểm soát việc quản lý dữ liệu bảo mật tại nơi làm việc
Dogoo.vn
