Để quản lý công việc và dự án hiệu quả, có 2 cách đơn giản nhất là: phần mềm quản lý công việc và công cụ excel. Vậy, mỗi công cụ sẽ có ưu và nhược điểm như thế nào? Phần mềm quản lý và Excel có điểm gì giống, khác nhau?
Quản lý công việc bằng phần mềm có ưu và nhược điểm gì?
Công nghệ hiện đại ngày càng phát triển kéo theo đó là sự ra đời của rất nhiều công cụ, phần mềm hỗ trợ quản lý công việc. Phần mềm này không chỉ có mỗi ưu điểm mà còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục như sau.
Ưu điểm
Doanh nghiệp thực hiện một dự án sẽ cần phải làm rất nhiều đầu việc. Và khi các dự án tăng lên thì công việc cũng tăng theo cấp số nhân. Vì vậy, phần mềm quản lý công việc giúp người quản trị giám sát, quản lý mọi hoạt động trên một hệ thống duy nhất. Dù cho có nhiều việc tới đâu thì hệ thống cũng sẽ quản lý được và không bỏ sót bất kì thông tin nào.
Phần mềm này cũng tiết kiệm khá nhiều thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Bởi chỉ cần vài giây tìm kiếm thì thông tin cần tìm kiếm đã hiện ra ngay. Hơn thế nữa, doanh nghiệp cũng tiết kiệm được một khoản tiền vì không phải in ấn tài liệu lưu trữ công việc, mua kệ để hồ sơ, thuê diện tích đặt kệ,…
Một ưu điểm nữa của phần mềm là nó có tính năng tự động hoá. Theo đó, mọi thông tin liên quan tới quá trình làm việc của nhân viên đều được thông báo tới quản lý. Và người giám sát cũng dễ dàng nhắc nhở nhân viên làm việc thông qua hệ thống.
Phần mềm quản lý dự án như doWork có rất nhiều ưu điểm
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên thì phần mềm còn tồn tại một số nhược điểm nhỏ. Phần mềm có dung lượng lưu trữ hạn chế nên cần phải mua thêm dung lượng nếu cần. Một số tính năng cao cấp cũng cần phải trả phí thêm. Ngoài ra, các công cụ quản lý công việc thường phải kết nối internet để sử dụng online.
Quản lý công việc bằng Excel có ưu và nhược điểm gì?
Excel là công cụ quản lý công việc khá lâu đời và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó cũng tồn tại những nhược điểm so với quản lý bằng phần mềm.
Ưu điểm
Công cụ giúp doanh nghiệp quản lý mọi công việc tập trung và phân chia việc thành các nhóm để dễ dàng giám sát, quản lý. Ngoài ra, nếu công việc cần sửa chữa thì người quản trị cũng có thể note trên excel để mọi người theo dõi.
Ưu điểm tiếp theo là công cụ này dễ sử dụng và có thể cài đặt miễn phí trên mọi thiết bị. Vì thế tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ cho doanh nghiệp.
Nhược điểm
Nhược điểm của công cụ excel là có bảo mật không cao, vì bạn khó có thể kiểm soát được số người xem file excel. Do đó, đôi khi những thông tin quan trọng trong công việc có thể bị lộ ra ngoài. Bên cạnh đó, excel cũng không có tính năng thông báo khi có những thay đổi mới trong file quản lý nên thời gian cập nhật các thông tin mới khá chậm.
Đánh giá nhanh lợi ích Excel mang lại
So sánh phần mềm quản lý công việc và công cụ Excel
Phần mềm quản lý công việc và công cụ Excel có điểm chung là đều có công dụng quản lý công việc chung một cách hiệu quả. Tuy nhiên, hai phần mềm vẫn có những điểm khác biệt như sau:
- Về quy mô: excel phù hợp với nhu cầu quản lý công việc quy mô nhỏ, còn phần mềm thì dành cho quy mô đa dạng từ nhỏ đến lớn.
- Về tính năng tự động hoá: phần mềm tự động thông báo các thay đổi trong công việc, còn excel thì không.
- Về khả năng tương tác: phần mềm có thể tương tác, trao đổi trực tiếp tại từng task công việc. Còn excel không trao đổi trực tiếp trên file mà phải cần tới kênh trao đổi khác như: messenger, zalo.
- Về chi phí: excel là miễn phí sử dụng còn phần mềm cần trả phí một số tính năng hay trả phí theo gói.
- Về quy trình quản lý công việc: excel có thể quản lý công việc theo cách thủ công, tự cập nhật dữ liệu. Trong khi đó phần mềm thì cập nhật dữ liệu tự động chỉ trong vài giây.
Có thể thấy, mỗi công cụ hay phần mềm đều có khả năng quản lý rất tốt. Tuy nhiên, sử dụng phần mềm mang lại hiệu quả cao hơn và giúp doanh nghiệp hiện đại hoá quá trình làm việc. Nếu vẫn chưa tìm được phần mềm quản lý công việc phù hợp, hãy thử trải nghiệm giải pháp doWork (hoàn toàn miễn phí) tại https://office.dogoo.vn
>Xem thêm:
Dogoo.vn
