Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã tác động mạnh mẽ vào mọi mặt của đời sống xã hội. Vì thế, các doanh nghiệp muốn vận hành hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn thường thực hiện tự động hoá. Vậy, quy trình làm việc tự động sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc như thế nào?
Thực trạng tự động hoá quy trình tại doanh nghiệp
Tự động hoá quy trình là hoạt động thay thế các tác vụ thủ công thành tự động. Có nghĩa là phần mềm sẽ tự động thực hiện một số công việc mà trước đây con người phải làm một cách thủ công, truyền thống.
Có thể thấy, tự động hoá quy trình là hoạt động không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn phát triển trong thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Không tự động hoá đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ bị tụt hậu so với các đối thủ khác trên thị trường.
Theo nghiên cứu, nếu không có tự động hoá con người phải dành 8 giờ mỗi tuần để thực hiện các tác vụ thủ công. Tuy nhiên, khi có phần mềm thì quy trình làm việc được cập nhật tự động. Vì thế giảm thiểu đáng kể thời gian cho nhà quản lý và họ có thể dành để làm các công việc hữu ích khác.
Tự động hoá công việc được áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực. Hầu như mọi doanh nghiệp lớn nhỏ đều có ý thức chuyển đổi số hoá các hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý. Tuy nhiên, để thực hiện tự động hoá mọi hoạt động trong doanh nghiệp thì còn cần nhiều thời gian và kinh phí.
Quy trình làm việc nâng cao hiệu quả công việc
Thực tế đã chứng minh quy trình làm việc tự động sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và gia tăng doanh số. Vậy, tự động quy trình nâng cao hiệu quả công việc bằng cách nào?
- Khi tự động hoá, quy trình làm việc sẽ được cải thiện đáng kể. Nếu như trước đây, nhà quản lý phải giám sát mọi hoạt động của từng nhân viên. Và phải báo với nhân viên bất kì công việc mới hay việc cần sửa chữa nào. Thì hiện nay, phần mềm sẽ cung cấp một quy trình tự động và nhà quản trị không cần dành quá nhiều thời gian giám sát nữa. Nhân viên cũng có thể nắm bắt ngay nhiệm vụ mình cần làm, từ đó gia tăng hiệu quả công việc.
- Trước khi có phần mềm tự động hoá, mọi hoạt động trong công việc đều phải làm thủ công. Mà thực hiện thủ công rất dễ mắc phải những sai lầm gây ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Vì thế, phần mềm tự động là lựa chọn tốt nhất để giảm thiểu những rủi ro. Vì nó đã được thiết lập sẵn các tiêu chuẩn mà nhà quản trị đề ra.
- Tự động quá trình làm việc cũng góp phần gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Ví dụ, khách hàng muốn giải đáp một thắc mắc về sản phẩm, dịch vụ nhưng nhân viên phản hồi quá lâu. Họ sẽ cảm thấy không hài lòng về doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi có phần mềm tự động thì các thắc mắc của khách hàng sẽ được giải quyết nhanh chóng, kịp thời nhất.
Các bước xây dựng quy trình làm việc tự động
Để tự động hoá các công việc, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
- Xác định mục tiêu cho hoạt động tự động hoá quy trình : đây là bước đầu tiên trong quy trình. Bạn cần xác định xem mục tiêu khi ứng dụng tự động là gì. Đó có thể là tiết kiệm ngân sách, giảm thiểu thời gian làm việc hay nâng cao hiệu quả công việc.
- Xây dựng quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng là bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm. Một quy trình làm việc chuẩn gồm những bước sau: xây dựng quy trình, mô hình hoá, kiểm soát quy trình, đánh giá hiệu quả và thực hiện tối ưu sao cho phù hợp.
- Bước thứ 3 khi xây dựng quy trình tự động là phải lựa chọn ứng dụng, phần mềm phù hợp. Bạn nên nghiên cứu kỹ các tính năng mà phần mềm cung cấp, xác định nó có phù hợp với tiêu chí mà doanh nghiệp cần hay không. Sau khi đã chọn được phần mềm phù hợp thì cần đào tạo nhân viên, người quản trị nắm được cách sử dụng phần mềm để tự động hoá một số công việc.
- Sau khi áp dụng tự động hoá công việc, hãy đánh giá kết quả đạt được. Nếu kết quả tốt thì doanh nghiệp tiếp tục thực hiện. Nếu không tốt, doanh nghiệp cần phải tìm cách tối ưu lại quy trình.
Kết luận
Có thế thấy, quy trình làm việc tự động giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp và góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Để trải nghiệm miễn phí phần mềm tự động hoá công việc, bạn hãy xem ngay tại https://office.dogoo.vn/
>Xem thêm
Dogoo.vn
